Työkyvyn tuen suunnitelmat etätyökuntoon

Miten teillä tuetaan etätyöntekijöiden työkykyä? Aloittakaa matka kohti suunnitelmallista työkyvyn tukea etätyössä. Siinä auttavat nämä kolme askelta.
-

Julia Hämäläinen

Job title
harjoittelija
Antti Soikkanen

Antti Soikkanen

Job title
vanhempi konsultti
Mirkka Vuorento

Mirkka Vuorento

Job title
tutkija

Työpaikaltanne löytyy varmasti erilaisia suunnitelmia ja dokumentteja, jotka ohjaavat työkyvyn tukemista: terveyden edistämisen ohjelma, varhaisen tuen malli, päihdeohjelma, työterveyshuollon toimintasuunnitelma, epäasiallisen kohtelun ehkäisy, työhyvinvointisuunnitelma ja moni muu. 

Mainiota, sillä työkyvystä huolehtiminen on suunnitelmallista toimintaa ja tärkeä osa henkilöstöjohtamista. Mutta miten on näiden linjausten etätyökunnon kanssa? Soveltuvathan ne myös etätyöhön? Nyt viimeistään on hyvä varmistaa linjausten sisällöt ja käyttötavat etätyömaailmassa. 

Yhtä kaikille sopivaa toimintatapaa ei ole olemassa, sillä tässäkin asiassa kokemukset etätyön vaikutuksista ja vaatimuksista ovat työpaikkakohtaisia. Alla olevaa listausta voi kuitenkin hyödyntää matkalla kohti sujuvaa, suunnitelmallista ja vaikuttavaa etätyön työkyvyn tuen mallia. 

1. Luokaa kattava tilannekuva

Ensimmäinen askel kohti tavoitteellista ja suunnitelmallista työkyvyn tukemista etätyössä on kattavan tilannekuvan luominen. Millaisia vaikutuksia korona-ajan laajamittaisella etätyöllä ja kasvokkaisen vuorovaikutuksen pois jäämisellä on ollut? Entä minkälaisia eväitä nämä antavat hybridityöhön? 

Vapaamuotoinen keskustelu koetuista mahdollisuuksista, haasteista ja riskeistä työyhteisön kesken voi toimia pelin avaajana. Tärkeintä on lähteä liikkeelle. Lisäksi voitte hyödyntää organisaatiossanne käytössä olevaa tietoa ja mittareita, kuten tietoa pulssi- tai työhyvinvointikyselyistä. 

Etä- ja hybridityön sujumista voi käsitellä työntekijän ja esihenkilön kahdenkeskisissä keskusteluissa tai osana laajempaa organisaation kehittämistoimintaa. Myös työterveyshuollon tai työeläkevakuuttajan puoleen voi kääntyä etätyötä koskevissa tiedontarpeissa. 

2. Muokatkaa suunnitelmat 

Toinen askel on nykyisten käytössä olevien työkyvyn tuen suunnitelmien, kuten varhaisen välittämisen mallin ja päihdeohjelman, tarkastelu etätyön näkökulmasta. Korona-ajan etätyö on kaventanut näkymää työntekijöiden hyvinvointiin. Nojaavatko käytännöt liialti kasvokkain tapahtuvaan vuorovaikutukseen vai olisiko niitä syytä päivittää etä- ja hybridityöhön soveltuvaksi? 

Materiaalien ja lomakkeiden digitalisointi sujuvoittaa työkyvyn tuen prosesseja. Erilaisten sovellusten hyödyntäminen työkyvyn tuen apuvälineinä helpottaa esimerkiksi sairauspoissaolojen seurantaa.  

Isoin haaste jatkuvassa etätyössä on mahdollisten työkyvyn muutosten varhainen tunnistaminen. Jos työkyky on jo heikentynyt, käytössä ovat esimerkiksi työaikojen joustot ja muut muokkaukset samoin kuin työpaikallakin. Työhön sairauspoissaololta palatessa on hyvä keskustella myös siitä, tukeeko etätyö työssä jaksamista. 

3. Viekää suunnitelmat käytäntöön

Kolmas askel vie suunnitelmat käytäntöön. Työkyvyn tukeminen on yhteispeliä, ja kaikkien osapuolten tulisi olla tietoisia omista vastuistaan ja velvollisuuksistaan. Viekää suunnitellut toimintatavat osaksi perehdytystä, kehityskeskusteluja ja käsitelkää niitä aika ajoin yhteisissä kokouksissa. 

Esihenkilön rooli etätyön työkyvyn tukemisessa on merkittävä. Hänen tehtäviinsä kuuluu muun muassa työkyvyn muutosten havainnointi, puheeksi ottaminen ja yhteydenpito työntekijään sairauspoissaolon aikana. 

Esihenkilöiden on kuitenkin hyvä huomioida työkyvyn tuen kysymykset myös arkijohtamisessaan. Tämä tarkoittaa esimerkiksi aktiivista vuorovaikutusta lähijohdettavien kanssa sekä yhteisten etä- ja hybridityön pelisääntöjen sopimista työn sujumisen takaamiseksi.

Organisaatioissa on myös hyvä varmistaa, että esihenkilötyölle on riittävät resurssit ja esihenkilöillä on osaamista ja valmiudet huolehtia henkilöstönsä työkyvystä.

Uusi opas auttaa ja vinkkaa hyvät käytännöt

Edellä on kuvattu kolme askelta, joiden seuraaminen on hyvä alku. Organisaation työkyvyn tuen toimintatapoja ja prosesseja on hyvä tarkastella ja päivittää säännöllisesti tarpeiden mukaan. 

Miten muuten organisaatiot voivat edistää työkykyä myös etänä? Kokosimme Etätyö ja työkyky -hankkeen kehittämistyön ja työpajojen helmet yhteen maksuttomaksi Työkyvyn tukeminen etätyössä -oppaaksi.

Oppaassa käydään läpi tilannekuvan luominen, etätyön johtaminen, terveyden ja palautumisen edistäminen etätyössä ja tässäkin blogissa esille nostetut työkyvyn tuen käytännöt etätyössä. Tutustu!

Avainsanat

etätyö
työkyky

Jaa sisältö somessa!