Etätyön johtaminen

Työelämässä on meneillään monia muutoksia, jotka esihenkilöiden on hyvä huomioida toiminnassaan ja tukiessaan työntekijöiden itseohjautuvuutta.  Pitkään jatkuvissa muutoksissa toiminnan jatkuvan parantamisen perustana on hyvien käytäntöjen jakaminen, kokeilut, oppiminen ja sitkeä, pitkäjänteinen yhteistyö.

Äkillisesti muuttuvissa tilanteissa tarvitaan toimivaa viestintää ja laadukasta vuorovaikutusta. Yksi hyvä tapa on luoda nopeasti reagoivan viestinnän malli ja perustaa ryhmä, joka pystyy välittämään henkilöstölle ja asiakkaille tietoa joustavasti ja tehokkaasti. Joustavasti toimiva viestintä vaikuttaa olennaisesti työn tekemisen sujuvuuteen ja koettuun hyvinvointiin. Se myös lisää luottamusta tiimin ja organisaation toimivuuteen.

Etätyön nopea yleistyminen on muuttanut merkittävästi toimintatapoja organisaatioissa. Jotta erilaissa työelämään vaikuttavissa muutoksissa onnistutaan, on tärkeää luoda yhteiset raamit sopimiselle ja päätöksenteolle eri tasoilla: mitä sovitaan yhteisesti, mistä voidaan päättää hajautetusti tiimeissä sekä miten toimintaa kehitetään osallistavasti, jatkuvasti parantaen.

Periaatteet, linjaukset ja ohjeet ovat keskeisiä työn sujuvuuden ja hyvinvoinnin kannalta. Niissä määritellään esimerkiksi työn tekemisen ajat ja paikat, erilaiset joustot ja matkustus työasioissa.

• Keskustelkaa ja sopikaa, millaista toimintaa ihmisiltä odotetaan etätyössä ja miten heitä tuetaan. Etätyö voi vaatia työntekijöiltä enemmän kykyä ja valmiuksia oman työn hallintaan, itsensä johtamiseen sekä työn priorisointiin.
• Työn rajojen selkeyttäminen tukee suoriutumista. Tämä tarkoittaa toimenkuvien, tavoitteiden ja roolien selkeyttämistä. Lisätukea tuovat säännölliset tiimi- ja yksilökeskustelut, joissa haasteita voidaan käydä läpi ja ratkoa yhdessä.
• Yhteistyön ja vuorovaikutuksen rakenteiden tulee olla selkeitä. Yksiköissä ja tiimeissä on hyvä sopia esimerkiksi digitaalisten työvälineiden käytöstä, palavereiden toteutuksesta ja dokumentointitavoista.
• Tunnistakaa läsnätapaamisten edut. Innovointi, uuden kehittely ja yhdessä oppiminen on helpompaa kasvokkain. Epämuodolliset keskustelut ja satunnaiset kohtaamiset edistävät yhteisöllisyyttä työyhteisössä, mutta ne voivat myös olla tärkeä tekijä organisaation uudistumisen kannalta. Joskus innovaatiot tai uudet tavat toimia syntyvät onnekkaiden sattumien kautta epävirallisissa yhteyksissä.
• Sopikaa ja keskustelkaa työajoista ja työajanseurannasta etätyössä. Millaiset työaikaliukumat organisaatiossa on käytössä? Onko mahdollista tehdä työtä osissa, esimerkiksi niin että osa päivästä työskennellään kotoa ja osa toimistolla? Etätyössä sovelletaan pääsääntöisesti työaikalakia, ja se edellyttää työajanseurantaa. Työaikojen seuraaminen kannattaa ja kertyvät saldot saattavat antaa viitteitä työn määrällisestä kuormituksesta.

Etätyö tulee järjestää oikeudenmukaisesti, turvallisesti ja työkykyä tukevasti. Johto ja esihenkilöt ovat tästä vastuussa ja toimivat esimerkkeinä koko organisaatiolle. Organisaation tulee varmistaa, että esihenkilöillä on työkyvyn tukemiseen riittävästi aikaa, työvälineitä ja osaamista.

Etätyö voi olla haaste työkyvystä huolehtimiselle. Jos työntekijöitä tavataan enimmäkseen etänä, esihenkilön voi olla vaikea tunnistaa muutoksia työkyvyssä. Keinoja kuitenkin on. Tarvitaan etenkin riittävää vuorovaikutusta ja keskustelua.

• Työntekijöiden kanssa on hyvä keskustella etätyön sujumisesta ja työssä onnistumisesta. Toimenkuvan, työn tavoitteiden ja työtehtävien kirkastaminen voi olla tarpeen, samoin tarjota tarvittaessa tukea työpäivän suunnitteluun, ajankäyttöön ja työtehtävien priorisointiin. Järjestä myös mahdollisuus keskustella työssä ilmenneistä haasteista ja purkaa kuormittavia tilanteita.
• Kuulostelu ja kuulumisten kysely on tärkeää myös etätyössä. Lähijohdettaville on hyvä järjestää mahdollisuuksia ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä, esimerkiksi säännöllisinä soittoaikoina.
• Kiinnittäkää huomiota psykologiseen turvallisuuteen. Etätyö haastaa vuorovaikutusta ja ei-sanallista viestintää, minkä lisäksi eristyneisyyden kokemukset voivat olla ongelma. Esihenkilö voi omalla toiminnallaan edistää ilmapiiriä, jossa henkilöstö kokee turvalliseksi sosiaalisten riskien ottamisen. Epäonnistumiset salliva ilmapiiri ja tuen tarjoaminen edistävät psykologista turvallisuutta.
• Säännöllinen keskustelu ja tapaamiset ovat avainasemassa työkyvyn haasteiden havainnoimiseksi ja tunnistamiseksi. Kameroiden käyttö kannattaa, kun tapaatte virtuaalisesti. On hyvä tiedostaa etätyön mahdolliset haasteet ja seurata myös oman organisaation työhyvinvoinnin mittareita. Havainnoi monikanavaisesti ja luota heikompiinkin signaaleihin.
• Jos työkyvyn haasteita ilmenee, kuuntele, kohtaa ja keskustele. Lähde etsimään ratkaisuja tilanteeseen. Etätyö voi auttaa jaksamaan työelämässä työkyvyn heikentyessä. Esimerkiksi työaikojen joustot, työn muokkauksen keinot ja osasairauspäiväraha ovat hyödynnettävissä myös etänä. Hyödynnä HR:n ja työterveyshuollon asiantuntemusta, kun etsitte parhaita ratkaisuja työkyvyn tueksi.
• Pitkän sairauspoissaolon jälkeen työhön palaavan kanssa tulisi keskustella työhönpaluusta. Miettikää yhdessä parhaita ratkaisuja, olisiko työ hyvä aloittaa työpaikalla vai onko etätyö parempi vaihtoehto? Joissain tapauksissa työhön palaava voi hyötyä työyhteisön fyysisestä läsnäolosta ja siitä, että sosiaalista tukea on saatavissa kasvokkain.

Esihenkilöiden yhteistyötä ja verkostoitumista voidaan parhaiten edistää tukemalla yhteydenpitoa sekä säännöllisesti toistuvia tapaamisia ja systemaattisia toimenpiteitä.

Hyvä käytäntö yhteistyön edistämiseen on rakentaa yhteinen, jatkuvasti kehittyvä malli. Se pitää sisällään tietoa onnistuneista käytännöistä sekä hyvistä työvälineistä ja tavoista toimia. Malliin on hyvä sisällyttää myös keskeiset ohjeet, jotka käsittelevät työkyvyn tukea etätyössä. Siihen voi kuulua myös joustava tapa kartoittaa esihenkilöiden osaamistarpeita. Malli voi olla rullaavasti päivitettävä dokumentti esimerkiksi organisaation intranetissä tai muulla digitaalisella alustalla.

Yhteinen malli edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta ja yhteisöllisyyttä sekä mahdollisuutta esihenkilöiden verkostoitumiselle ja keskinäiselle sparraukselle. Esihenkilöiden keskinäinen yhteistyö auttaa ratkaisemaan käytännön ongelmia ja luomaan riittävän yhtenäisiä toimintatapoja yli tiimien ja yksiköiden.