Tilannekuvan luominen

Miten työ, sen tekeminen ja sen vaikutukset terveyteen ovat oman organisaation ympäristössä muuttumassa? Yhteinen ymmärrys nykytilasta on pohja vaikuttavalle ja oikeansuuntaiselle työkyvyn tukemiselle. Tilannekuva auttaa myös huomioimaan meneillään olevien muutosten kokonaisuuden: etätyön lisäksi esimerkiksi työn digitalisoitumisen.
Sisällysluettelo

Tilannekuvan ymmärtämiseksi tulisi organisaatiossa kuulla mahdollisimman kattavasti ja moniäänisesti etätyön herättämiä kokemuksia: haasteita, onnistumisia ja mahdollisuuksia. Kuvaa on hyvä laajentaa ja tarkentaa järjestelmistä saatavissa olevalla tiedolla ja kyselyillä.

Liikkeelle voi lähteä ketterästi kevyin menetelmin ja syventää kuvaa systemaattisesti ja monipuolisesti pidemmälle aikavälille, esimerkiksi kahden tai viiden vuoden päähän. Hitaat muutokset ovat usein suurempia ja vaikeammin havaittavissa, mutta hiljaisia merkkejä voimme havaita, kun kiinnitämme niihin huomiota.

Ennakoimalla voidaan tunnistaa omalle organisaatiolle keskeiset haasteet ja mahdollisuudet. Näin huomio voidaan kohdistaa keskeisten asioiden pitkäjänteiseen kehittämiseen.

1. Kartoittakaa kokemukset muuttuneesta tilanteesta

Etätyön tekemisestä on muodostunut tärkeä työhyvinvoinnin ja työssäjaksamisen osa-alue, joka samalla lisää työpaikan houkuttelevuutta ja on rekrytointivaltti.                

Kartoittakaa ja kuunnelkaa, miten siirtymä etätyöhön on onnistunut ja haastanut ihmisiä ja tiimejä - lyhyemmin ja pidemmin keskusteluin yksilöllisesti ja ryhmissä.

Käyttäkää kartoituksessa monia eri menetelmiä ja etsikää se teille sopivin menetelmäkokonaisuus.

  • Keskustelkaa ja kuunnelkaa avain-, esihenkilöitä ja tiimejä. Pyytäkää ryhmiä dokumentoimaan keskeisiä löydöksiään ja kerätkää löydöksiä yhteen. Valmiit materiaalit ja keskustelumallit auttavat käymään ja esihenkilöitä fasilitoimaan keskusteluita.
  • Katsokaa järjestelmistä saatavissa olevaa dataa ja mittareita. Mitä järjestelmistä saatava tieto kertoo henkilöstöstä eri yksiköissä, työtehtävissä ja ryhmissä:
    • henkilöstöjakautumat, esimerkiksi työvuodet
    • työskentelymäärät etänä
    • sairaspoissaolojen määrät
    • työajanmuutokset
    • suoriutuminen
       
  • Käyttäkää laajempia kyselyitä ja lyhyitä pulsseja henkilöstölle. Kysykää niissä kokemuksia etätyöstä, odotuksia etätyölle, muutoksen kokemuksista ja hyvinvoinnista.

Etätyökokemuksia kartoittavan keskustelun mallikysymyksiä

Yleiset kokemukset

  • Mikä on sujunut hyvin?
  • Mikä on haastanut?
  • Mikä on onnistunut?
  • Mikä on yllättänyt?
  • Missä kaivataan tukea tai minkälaisesta tuesta hyödytään?
  • Minkälaisia odotuksia ihmisillä on etätyön määrän tai tavan suhteen?
  • Mitä uutta osaamista tarvitaan muuttuneessa tilanteessa?

Hyvinvointiin liittyvät kokemukset

  • Miten etätyö on koettu?
  • Miten etätyön on koettu vaikuttavan hyvinvointiin ja jaksamiseen?

Erityisteemat

  • Koettu kognitiivinen kuormitus
  • Kotityöpisteen fyysinen ergonomia
  • Työn intensifioituminen
  • Sosiaalisen tuen tarve tai puute
  • Tauotus tai palautumisen kokemus
  • Joku muu oma erityisteemanne

2. Tunnistakaa etätyön haasteet ja mahdollisuudet

Etätyöhön liittyvät tekijät voivat olla sekä haasteita että mahdollisuuksia. Mitkä ovat teidän organisaationne merkittävimmät haasteet? Entä mahdollisuudet? Hyödyntäkää pohdinnassa kaikkea keräämäänne tietoa etätyön kokemuksista. Voitte käyttää apuna myös alla olevaa listaa etätyön haasteista ja mahdollisuuksista.

Etätyön haasteita

Työkuormituksen kasvu ja työajan piteneminen

Työn intensifioituminen ja huokoisuuden puute työpäivissä

Kokousten määrän lisääntyminen ja palavereiden kohdentuminen yksittäisten asioiden ratkomiseen

Työkykyyn liittyvien haasteiden, esimerkiksi päihdeongelmien, havaitseminen ja tunnistaminen. 

Vapaamuotoisen vuorovaikutuksen puute ja asiapitoisuuden lisääntyminen

Erityisesti tiimitasoa laajemman yhteisöllisyyden rapautuminen ja työyhteisöstä vieraantuminen

Uusien työntekijöiden perehdytyksen ja työyhteisöön kiinnittymisen haasteet

Yksinäisyyden ja eristyneisyyden kokemukset

Tiedonkulun haasteet

Hiljaisen tiedon siirtyminen

Riittämätön tuki ja palaute

Tarve oppia itseohjautuvuutta ja ajanhallintaa

Etätyöpisteen epäkelpo ergonomia

Arkiliikunnan vähyys ja yksipuolinen ravinto

Etätyön mahdollisuuksia

Työntekijöiden entistä suurempi vastuu ja vapaus

Lisääntynyt luottamus

Itsearvioidun tuottavuuden ja tehokkuuden lisääntyminen

Joustavuus ja työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen

Yhdenvertaisuus esim. viestinnän ja päätöksenteon suhteen

Keskeytysten väheneminen ja keskittymisen mahdollisuuksien paraneminen

Digityövälineiden käytön kehittyminen ja mahdollisuudet

Monipaikkaisuuden edut

Uusien toimintatapojen ja osaamisten kehittyminen - Itseohjautuvuuden kasvu

Osatyökykyisten mahdollisuudet osallistua työelämään

3. Ennakoikaa tulevia muutoksia ja suunnitelkaa jatkotoimenpiteet

Etätyön toimintatavoissa tapahtuvia muutoksia kannattaa kartoittaa ja arvioida myös pitemmällä aikavälillä, esimerkiksi 2–5 vuoden päähän.

Suunnitelmissa on hyvä ennakoida ja huomioida laajemmin toimintatavoissa nähtävissä olevia ja ennakoituja muutoksia sekä tietoa liiketoiminnan suunnitelmista ja niiden vaikutuksista.

Suunnitelkaa minkälaista ja keiden asiantuntijoiden osaamista on hyvä hyödyntää nykytilan ja tulevan ymmärtämisessä - esimerkiksi HR, kehittäjiä, esihenkilöitä, johtoa, työterveys- sekä työsuojelun asiantuntijoita. Päivittyvää tietoa ja ymmärrystä etä- ja monipaikkaisesta työstä on saatavissa lisääntyvästi.

Etä- ja monipaikkaisessa työskentelyssä on usein kyse laajemmasta toimintakulttuurin muutoksesta, joka hyvin toteutuakseen edellyttää koko työyhteisöltä, esihenkilöiltä ja työntekijöiltä uuden opettelua ja sitoutumista yhteiseen kehittämiseen.

  • Arvioikaa etätyöhön siirtymän oppeja, laajuutta sekä lähi- ja pidemmän ajan tulevia vaikutuksia. Ennakointi mahdollistaa toimenpiteiden kohdentamisen ja systemaattisen edistämisen.
  • Ennakoikaa osaamistarvetta. Digitaalisten valmiuksien lisäksi on tunnistettu lisääntyneitä vaatimuksia esimerkiksi ajan hallinnan taidoille, itsensä johtamisen valmiuksille, fasilitointitaidoille ja psykologisen turvallisuuden edistämiselle. Osaamisen kehittämistarpeita esihenkilöillä on löydetty esimerkiksi työkyvyn haasteiden varhaisessa tunnistamisessa ja fasilitointitaidoissa. Ryhmissä on nähty tarvetta psykologisen turvallisuuden ja luottamuksen edistämisessä.
  • Ennakoikaa vaatimuksia työtiloille ja työvälineille. Useassa organisaatiossa on tehty suunnitelmaa monipaikkaisesta työskentelytavasta. Toimistotiloja on kehitetty paremmin hybridityöskentelyyn sopiviksi ja edistämään sekä yksilöllistä että yhdessä työskentelyä. Työkykytekijöitä on huomioitu, kuten ergonomiaa. Osassa organisaatioita on kiinnitetty erityishuomiota toimistolla työskentelyn houkuttelevuuteen. 

Ennakoinnissa olennaiset kysymykset

•    Missä vaiheessa olemme itse muutoksessa? 
•    Kuinka suuri askel siirtymä etätyöhön on ollut ja tulee olemaan? 
•    Mihin asioihin ja alueisiin on hyvä kiinnittää erityishuomiota ja minkälaisin toimenpitein? 
•    Minkälaisia vaikutuksia havaittavissa olevilla muutoksilla on esimerkiksi yhdessä oppimiseen, hyvinvointiin ja terveyteen?