Tilannekuvan luominen

Tilannekuvan ymmärtämiseksi tulisi organisaatiossa kuulla mahdollisimman kattavasti ja moniäänisesti etätyön herättämiä kokemuksia: haasteita, onnistumisia ja mahdollisuuksia. Kuvaa on hyvä laajentaa ja tarkentaa järjestelmistä saatavissa olevalla tiedolla ja kyselyillä.

Liikkeelle voi lähteä ketterästi kevyin menetelmin ja syventää kuvaa systemaattisesti ja monipuolisesti pidemmälle aikavälille, esimerkiksi kahden tai viiden vuoden päähän. Hitaat muutokset ovat usein suurempia ja vaikeammin havaittavissa, mutta hiljaisia merkkejä voimme havaita, kun kiinnitämme niihin huomiota.

Ennakoimalla voidaan tunnistaa omalle organisaatiolle keskeiset haasteet ja mahdollisuudet. Näin huomio voidaan kohdistaa keskeisten asioiden pitkäjänteiseen kehittämiseen.

Etätyön tekemisestä on muodostunut tärkeä työhyvinvoinnin ja työssäjaksamisen osa-alue, joka samalla lisää työpaikan houkuttelevuutta ja on rekrytointivaltti.                

Kartoittakaa ja kuunnelkaa, miten siirtymä etätyöhön on onnistunut ja haastanut ihmisiä ja tiimejä. Keskusteluja kannattaa käydä sekä yksilöllisesti että ryhmissä.

Käyttäkää kartoituksessa monia eri menetelmiä, ja etsikää teille sopivimmat tavat.

• Keskustelkaa ja kuunnelkaa tiimejä, avainhenkilöitä ja esihenkilöitä.  Pyytäkää tiimejä dokumentoimaan keskeisiä kokemuksiaan ja kerätkää havaintoja yhteen. Valmiit materiaalit ja keskustelumallit auttavat fasilitoimaan keskusteluita.
• Katsokaa järjestelmistä saatavissa olevaa dataa ja mittareita. Mitä järjestelmistä saatava tieto kertoo henkilöstöstä eri yksiköissä, työtehtävissä ja ryhmissä:
  • henkilöstöjakautumat, esimerkiksi työvuodet
  • työskentelymäärät etänä
  • sairaspoissaolojen määrät
  • työajanmuutokset
  • suoriutuminen
     
• Käyttäkää laajempia kyselyitä ja lyhyitä pulsseja henkilöstölle. Kysykää niissä kokemuksia etätyöstä, odotuksia etätyölle, muutoksen kokemuksista ja hyvinvoinnista.

Etätyöhön voi liittyä sekä hyviä että huonoja puolia. Mitkä asiat etätyössä ovat sujuneet organisaatiossanne hyvin? Entä mikä on ollut haastavaa? Hyödyntäkää pohdinnassa keräämäänne tietoa etätyön kokemuksista. Voitte käyttää apuna alla olevaa listaa etätyön haasteista ja mahdollisuuksista. 

Etätyön toimintatavoissa tapahtuvia muutoksia kannattaa kartoittaa ja arvioida myös pidemmällä aikavälillä, esimerkiksi 2–5 vuoden päähän. Suunnitelmissa on hyvä huomioida laajemmin ennakoitavissa olevia muutoksia, esimerkiksi tietoa liiketoiminnan suunnitelmista ja niiden vaikutuksista.

Suunnitelkaa, minkälainen asiantuntemus on tärkeää nykytilan ja tulevan ymmärtämiseksi. Esimerkiksi HR:llä, esihenkilöillä, organisaation johdolla, henkilöstöllä, työterveyshuollon asiantuntijoilla, työsuojelutoimijoilla ja työeläkevakuuttajilla on hyödyllistä tietoa, jota kannattaa hyödyntää.

Etä- ja monipaikkaisessa työskentelyssä on usein kyse laajemmasta toimintakulttuurin muutoksesta, joka hyvin toteutuakseen edellyttää kaikilta työyhteisön jäseniltä uuden opettelua ja sitoutumista yhteiseen kehittämiseen.

• Arvioikaa, mitä etätyöhön siirtymisestä opittiin, miten laajaa muutos oli ja mitkä ovat sen vaikutukset lyhyellä ja pidemmällä aikavälillä. Ennakointi mahdollistaa toimenpiteiden kohdentamisen ja systemaattisen edistämisen.
• Ennakoikaa osaamistarvetta. Digitaalisten valmiuksien lisäksi on tunnistettu lisääntyneitä vaatimuksia esimerkiksi ajanhallinnalle, itsensä johtamisen valmiuksille ja fasilitointitaidoille. Huomiota kannattaa kiinnittää esimerkiksi esihenkilöiden valmiuksiin tunnistaa työkyvyn muutoksia riittävän varhain sekä luottamuksen ja psykologisen turvallisuuden edistämiseen organisaatiossa.
• Ennakoikaa vaatimuksia työtiloille ja työvälineille. Useassa organisaatiossa on tehty suunnitelmaa monipaikkaisesta työskentelytavasta. Toimistotiloja on kehitetty paremmin hybridityöskentelyyn sopiviksi ja edistämään sekä yksilöllistä että yhdessä työskentelyä. Työkykytekijöitä on huomioitu, kuten ergonomiaa. Osassa organisaatioita on kiinnitetty erityishuomiota toimistolla työskentelyn houkuttelevuuteen.