Metoder för att anpassa arbetet

Under en längre karriär upplever många en situation där stöd eller flexibilitet behövs i fråga om arbetstider. I ena ändan finns stöd för tidshantering och flexibla arbetstider som är fördelaktiga för alla, och i andra ändan maximal flexibilitet i en situation där en anställds arbetsförmåga är tydligt nedsatt.

Anpassning av arbete som gäller arbetstider kan genomföras:

• genom att stödja tidshantering i arbetet: I de lindrigaste fallen kan en anställd dra nytta av externt stöd för att strukturera arbetsuppgifterna och uppskatta den tid som krävs för dessa. Chefen kan stötta den anställda genom att planera arbetsuppgifterna eller få hjälp med detta till exempel av en företagspsykolog.
• genom att minska den totala arbetstiden (kort dag eller kort arbetsvecka): Arbetstidens längd har stor betydelse för hur belastande arbetet är. En minskning av den totala arbetstiden kräver vanligtvis att sjukdomen har diagnostiserats och att det har fattats beslut om ersättning för förlorad lön. Detta är emellertid inte nödvändigt om den anställda själv vill gå över till deltidsarbete och accepterar att hens inkomster minskar.
• genom att öka möjligheten att påverka arbetstiderna: Flextid och annan flexibilitet i fråga om arbetstider kan tillåta individuell flexibilitet när det gäller till exempel start- och sluttider på arbetsdagen, arbetsdagens längd, schemaläggning av pauser och organisering av semester och fritid.
• genom omorganisering av arbetspass: Möjligheterna att anpassa skiftarbete är oftast beroende av tid och plats, och möjligheterna till flexibilitet är mindre än i andra arbeten. Företagshälsovården kan rekommendera undantag från vissa skift eller från allt skiftarbete, om skiftarbetet hotar den anställdas hälsa. Nattskift och tidiga morgonskift orsakar mest belastning. Arbetsrelaterade sömnproblem är vanligare i skiftarbete. Det uppskattas att 10 procent av skiftarbetarna lider av sömnstörningar i samband med skiftarbete, vilket tar sig uttryck i sömnsvårigheter och/eller trötthet/dåsighet under de skift som inträffar under personens normala sömncykel.
• genom distansarbetsarrangemang: Möjligheten att arbeta på distans kan minska belastningen när man slipper pendla. Arbetsron kan också vara bättre hemma. Möjligheten till distansarbete kan också utnyttjas som en tillfällig åtgärd när resor i kollektivtrafiken är svåra för den anställda på grund av symtom som gäller rädsla, ångest eller panikångest, även om syftet med behandlingen är att på lång sikt hantera dessa situationer.

Koncentrations- och uppmärksamhetssvårigheter och det ökade behovet av lugn och ro på arbetet är ofta relaterade till psykiska störningar och perioder då arbetstagaren fortfarande återhämtar sig från sin sjukdom.

Upprätthållandet av uppmärksamhet kan stödjas med arbetsmiljöarrangemang:

• arbetsgemenskapen informeras om särskilt behov av arbetsro
• flyttbara skiljeväggar
• eget rum där man kan stänga dörren
• särskilt vid arbete av kontorstyp, begränsning av användningen av flera elektroniska applikationer till överenskomna tider, till exempel begränsning av användningen av e-post och avstängning av automatiska påminnelser om meddelanden, begränsning av användningen av flera kommunikationsapplikationer
• arbetet delas upp i perioder och har tillräckligt med pauser.

Många arbeten kräver självstyrning och planering av den egna verksamheten. Man talar om svårigheter med verksamhetsstyrning när det är svårt för den anställda att slutföra uppgifter och att komma ihåg helheten och arbetsmålet.

Verksamhetsstyrning kan stödjas med organisering av arbetsuppgifterna:

• beskrivning av arbetsprocesser: arbetsuppdelning i mindre helheter med hjälp av chefen eller en medarbetare
• tydliga uppgifter och möjligheten att fokusera på en uppgift i taget
• användning av anslagstavlor, fack samt checklistor och att göra-listor i strukturering av arbetet
• nära handledning (chef, senior, team)
• skriftliga instruktioner och omarbetning av arbetsuppgifter.

Det är väsentligt att svårigheter som gäller uppmärksamhet och verksamhetsstyrning beaktas, då man anpassar ett arbete som innebär risk för olyckor eller ansvar också för andra personers säkerhet.

Många psykiska störningar är förknippade med ökad stress i de sociala situationerna på arbetsplatsen. Symtomens intensitet skiljer situationerna från den sociala nervositet som många upplever emellanåt. Det är ofta möjligt att på jobbet identifiera de situationer som utlöser sjukdomssymtom. Svåra situationer kan till exempel vara närvaro på möten, måltider på arbetsplatsen eller situationer där det förekommer konflikter eller meningsskiljaktigheter.

Sätt att underlätta sociala situationer

• möjligheten att arbeta i en liten grupp
• att komma överens om en stödperson via vilken den anställda kan kommunicera med en större grupp
• att sluta med eller minska kundarbete, möjligheten att reglera mängden interaktion
• att sluta med chefsarbete
• att berätta om sjukdomens symtom i början av mötet och därmed få möjlighet att öva sig på att vara situationen trots symtomen
• medvetenhet om möjligheten att lämna situationen om den känns övermäktig
• överenskommelse om en ersättare när situationen blir övermäktig och en paus inte är möjlig på grund av arbetets art
• efter frånvaro från arbetet stegvis bekanta sig med vardagen på arbetsplatsen.

Det är särskilt viktigt att beakta svårigheter som är förknippade med interaktion i arbete. Kvaliteten på interaktionen har konsekvenser för kundernas eller patienternas välbefinnande, eller i arbete som involverar handledning eller vägledning av andra.

Humörrelaterade problem är typiska för många psykiska störningar och i mindre allvarliga situationer, till exempel när en anställd är utmattad. De kan till exempel ta sig uttryck i ihållande negativitet, lättretlighet eller nedstämdhet. Personen är emellertid inte medvetet irriterad, utan det är fråga om symtom som minskar när sjukdomen lindras.

Metoder som minskar den totala belastning som den anställda upplever kan stödja regleringen av humöret på arbetsplatsen: 

• tydliga uppgifter och ofta mottagen feedback om arbetet
• tydliga interaktionskanaler och regelbunden kommunikation
• dimensionering av uppgifter för att skapa upplevelse av framgång
• få beröm när det finns anledning till det
• en stämning där det är naturligt att be om hjälp
• möjligheten att använda stresshanterings- och avslappningsmetoder under arbetsdagen
• en stödperson på arbetsplatsen
• möjligheten att själv reglera arbetssituationen
• möjligheten att vid behov ringa en stödperson eller terapeut under arbetsdagen
• lyssna på musik med hörlurar
• i vissa jobb kan det vara möjligt att ta med sig husdjur.

Anpassning av arbete betyder inte att man enbart undanröjer belastningsfaktorer, utan arbetet kan även anpassas genom att man ökar och stärker resursfaktorerna i arbetet.

Resursfaktorer kan stärkas genom att stödja

• arbetsuppgifternas meningsfullhet
• möjligheten att utvecklas och lära sig i arbetet
• möjligheten att välja i vilken ordning arbetsuppgifterna görs
• deltagandet i arbetsrelaterat beslutsfattande
• ett ökat stöd från arbetsgemenskapen och chefen
• erfarenheten av att rättvisa skipas på arbetsplatsen
• förtroende och uppskattning på arbetsplatsen
• vardaglig uppmärksamhet och vänlighet.

En resurs är också det att den anställda upplever att arbetsgivaren är intresserad av den anställdas välbefinnande och engagemang och att den anställda upplever att hen är viktig och uppskattad. Andra resursfaktorer på organisationsnivå är exempelvis en positiv och uppmuntrande stämning på arbetsplatsen, genuina utvecklingssamtal som förs i en dialog och en familjevänlig arbetskultur.