Työterveysyhteistyö käytännössä

Työterveysyhteistyön tavoitteet sekä konkreettiset toimenpiteet niiden saavuttamiseksi kirjataan toimintasuunnitelmaan. Toimintasuunnitelmapalaveriin kannattaa molempien osapuolten valmistautua huolellisesti ja hyödyntää monipuolisesti työterveysyhteistyössä kertyvää tietoa. Toiminnan suunnittelussa kannattaa huomioida erityisesti ennakoiva yhteistyö, jonka avulla voidaan varautua tulevaan, esimerkiksi työterveysyhteistyötä koskeviin muutoksiin. Osana suunnittelua sovitaan myös työterveysyhteistyön tavoista sekä toiminnan syklistä, joka sovitetaan työpaikan toimintaan. Työkaluja, kuten vuosikelloa, kannattaa hyödyntää.
Sisällysluettelo

Toiminnan suunnittelu

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on keskeinen työterveysyhteistyötä ohjaava dokumentti, johon kirjataan yhteisen toiminnan tavoitteet, esille tulleiden ja yhdessä todennettujen työpaikan tarpeiden pohjalta.

Toimintasuunnitelmassa on usein eri tasoisia tavoitteita, esimerkiksi strategisia pitkän aikavälin tavoitteita sekä konkreettisia pienempiä tavoitteita kunkin toimintakauden ajanjaksolle. Tavoitteiden lisäksi on oleellista kirjata ne toimenpiteet minkä avulla tavoitteisiin pyritään. Toimintasuunnitelma sekä tavoitteet myös päivitetään säännöllisesti, yleensä vuosittain. 

Toimintasuunnitelman laatimiseen kannattaa panostaa ja pyrkiä hakemaan sen taustaksi kaikki sellainen tieto, josta on hyötyä kokonaistilanteen hahmottamiseen sekä tarpeiden ja tavoitteiden määrittelemiseen. Työpaikan ja työterveyshuollon järjestelmiin syntyvän tiedon lisäksi on tärkeää pyrkiä hyödyntämään laajasti työpaikan kokemusta työterveyshuollon palveluista ja tulevaisuuden tarpeista.

Toimintasuunnitelman laatiminen on tehokkainta silloin, kun toimintasuunnitelmapalaveriin on valmistauduttu huolellisesti sekä työpaikan että työterveyshuollon puolelta. Työterveyshuollon on tärkeää selvittää mm. koko työpaikan näkemys työterveyshuollon palveluntarpeista sekä arviot toteutuneiden palveluiden laadusta. Työterveyshuollon tulee myös kerätä sisäisesti tietoa ja havaintoja mm. sovittujen palveluiden toteutumisesta, mahdollisista uusista tarpeista ja asiakaspalautteista.

Mitä tietoja jo käytät työterveysyhteistyössä?

Tehtävä: Valitse listasta ne tiedot, joita käytät toimintasuunnitelmapalaveriin valmistautuessa.

 

Ennakoiva yhteistyö

Ennakoivalla toiminnalla tarkoitetaan työpaikan ja työterveyshuollon toimintojen tulevaisuuden tarkastelua sekä siihen perustuvaa työterveysyhteistyön ja käytännön toiminnan suunnittelua. Perustan suunnittelulle muodostaa käytössä oleva tieto siitä, miltä työpaikan lähitulevaisuus näyttää ja minkälaisia muutoksia toimintaan tai työympäristöön on mahdollisesti tulossa. Myös tieto työterveyshuollossa tapahtuvista muutoksista on huomioitava. Mahdollisiin muutoksiin liittyvän tiedon avulla voidaan yhdessä ennakoida tulevaisuuden tarpeita ja työterveysyhteistyön suuntaa.
Tiedon kulku on tärkeä osa työterveysyhteistyötä ja sille tulisi varata oma osuus kaikissa yhteistyöhön liittyvissä tapaamisissa.  Myös yhteisestä toiminnasta kertyvää tietoa on tärkeä hyödyntää ennakoivaan toimintaan. Tämä vaatii käytännössä tiedon jäsentämistä ja analysoimista sekä jatkojalostamista ymmärrettävään ja yhteistyössä hyödynnettävään muotoon.
Toiminnan ennakointia helpottaa, jos työterveysyhteistyön eri toimijoiden roolit on selkeästi määritelty ja kirjattu esimerkiksi toimintasuunnitelmaan. Näin roolit ja niihin liittyvät vastuut ovat kaikkien yhteistyöhön osallistuvien tiedossa eivätkä esimerkiksi henkilömuutokset työpaikalla tai työterveyshuollossa vaikuta yhteistyön sujuvuuteen. Toimijan vaihtuessa seuraava tietää mitä asioita ja tehtäviä omaan rooliin kuuluu.

Esimerkkejä ennakoivasta toiminnasta

Työterveysyhteistyön tavoista sopiminen

Työterveysyhteistyö sisältää paljon erilaista toimintaa sekä yhteistyön tapoja, joista on sovittava yhdessä työpaikan ja työterveyshuollon kesken. Sovittavia toimintoja ovat esimerkiksi yhteiset tapaamiset (ohjausryhmät, toimintasuunnitelmaneuvottelut, työsuojelutoimikunnan kokoukset, muut yhteistyötapaamiset esimerkiksi vakuutusyhtiön edustajien kanssa jne.) sekä niiden aikataulu, tarkoitus, sisältö, tavoitteet, roolit, vastuut ja niihin osallistuvat henkilöt.

Vinkki: Sopikaa vuoden viimeisessä yhteisessä palaverissa seuraavan vuoden tapaamiset.

On hyvä sopia ennakkoon myös tiedon jakamisesta ja hyödyntämisestä yhteistyössä ja sen eri toiminnoissa, esimerkiksi kuka tuottaa mitäkin tietoa tapaamisiin.  On myös sovittava yhteistyön vuosittaisista painotuksista, mahdollisten muutosten esilletuomisesta työpaikan tai työterveystoimijan toiminnassa sekä raportoinnista. Tärkeintä on, että molemmat osapuolet ymmärtävät toistensa roolit ja vastuut sekä työterveysyhteistyöstä syntyvät hyödyt.

Vinkki: Jakakaa työterveysyhteistyössä hyväksi havaittuja käytäntöjä. Esimerkiksi työpaikka voi jakaa tietoa eri työyksiköissä käytetyistä toimivista ratkaisuista työn muokkauksessa. Työterveyshuolto voi soveltaa muiden työpaikkojen kanssa tehtävästä työterveysyhteistyöstä hyviä käytäntöjä. Hyväksi havaitut käytännöt eivät välttämättä sovi juuri siihen tilanteeseen, mutta ratkaisuja voidaan lähteä hakemaan esimerkkien kautta ja soveltaa niitä tilanteeseen sopivaksi. 

Yhteistyössä sovitaan myös, kuinka usein ja millä tavoin työterveysyhteistyötä seurataan ja arvioidaan. Sopimisessa on tärkeää pyrkiä mahdollisimman konkreettisten ja ymmärrettävien toimenpiteiden ja seurannan kuvaamiseen. Seurannan ja arvioinnin aikataulutusta ei sovi unohtaa.

 

Hyviä työterveysyhteistyön toimintatapoja

Vältä näitä

Yhteisesti sovitut, järjestelmälliset tapaamiset

Yhteisesti sovitut roolit ja työnjako

Tapaamisten selkeät agendat, tavoitteet ja aikataulutus

Tavoitteelliset toimintatavat, joita seurataan ja arvioidaan säännöllisesti

Käytännönläheiset, toimivat mittarit yhteistyön arviointiin

Luopuminen niistä toimintatavoista, jotka eivät palvele yhteisen tavoitteen saavuttamista

 

Vakioraportointi, jonka tuloksia EI analysoida tai jonka hyödyntämisestä ei ole sovittu

Toiminta, jonka tarve ja tavoitteet ovat epäselvät, esimerkiksi kohdentamattomat terveystarkastukset

Vakiotapaamiset, joiden tavoitteet ja sisältö ovat epäselvät

Epäselvät roolitukset ja vastuunjao

 

Yhteisen toiminnan sykli

Yhteistyössä sovitut tapaamiset sekä niiden agendat tavoitteineen olisi hyvä sijoittaa vuosikelloon toiminnan syklin hahmottamiseksi. Yhteistyön vuosikello auttaa hahmottamaan työterveysyhteistyössä sovitut tapaamiset sekä niiden sijoittumiset työpaikan vuosittaiseen toimintaan ja esimerkiksi tilikauteen. Sen avulla selkenee myös, miten ja milloin kuhunkin tapaamiseen on tarpeen valmistautua ja mitä tietoa kultakin vuoden jaksolta mihinkin tapaamiseen kertyy hyödynnettäväksi. Vuosikellon avulla voidaan varmistua myös siitä, ettei eri tapaamisissa käsitellä päällekkäisiä asioita vaan kullekin tapaamiselle on sovittu aikaan sidottu asiasisältö, johon molemmat tai jompikumpi yhteistyön osapuoli valmistautuu etukäteen. Mikäli valmista vuosikelloa ei ole, sen laatimiseen on saatavilla muokattavia pohjia.

Esimerkki vuosikellosta:

Piirros: vuosikello

Työpaikoilla toiminnan suunnittelu kohdistuu työpaikan ydintehtävän hoitamiseen, mahdollisten raportointi- tai tilinpäätöstarpeiden tyydyttämiseen ja uusien avausten toteuttamiseen. Tuomalla työterveysyhteistyö osaksi tätä suunnittelun sykliä voidaan saada käyttöön sellaista osaamista ja lisäarvoa, jota työpaikalla ei aiemmin ole ollut.

Työpaikan toiminnan vuosirytmi toistuu usein melko samankaltaisena. Toiminnan suunnittelu, raportointi ja ydintehtäviin liittyvät tehtävät toistuvat eikä näissä toiminnoissa tapahdu muutoksia kovinkaan usein. Työterveyshuollon tulee tuntea työpaikan toiminnan vuosikello ja toiminnan erityispiirteet mahdollisimman hyvin, jolloin työterveyshuollon asiantuntemus ja toiminta kohdentuvat oikein sekä sisällöllisesti että ajallisesti.

Toimiva ja vaikuttava työterveysyhteistyö rakentuu työpaikan toiminnan aidon ymmärtämisen varaan. Työterveyshuollon toimijoilla on suuri haaste ymmärtää useiden eri asiakkaiden toimintaa sillä tasolla, että omaa toimintaa osattaisiin tarjota juuri kyseisen asiakkaan toiminnan kannalta merkityksellisiin tilanteisiin. Useat työpaikat kuvaavat kuitenkin omaa vuosittaista toimintarytmiään esimerkiksi juuri vuosikellon muodossa.

Työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa laadittaessa olisikin hyödyllistä käydä läpi kyseisen työpaikan vuosikello ja sijoittaa työterveyshuollon toiminta osaksi sitä. Rytmittämällä työterveyshuollon toimintaa työpaikan oman toiminnan näkökulmasta työterveyshuollolla on mahdollisuus kohdentaa oma toimintansa vaikuttavasti ja oikea-aikaisesti.

Lisätietoa: Esimerkki vuosikellosta Työsuojelutoiminnan suunnittelu - Työturvallisuuskeskus (ttk.fi)

 

Käytännön yhteistyö pienellä työpaikalla

Toiminnan suunnittelu

Toiminta, jota työterveysyhteistyössä aiotaan toteuttaa (esimerkiksi tehtävät työpaikkakäynnit, terveystarkastukset, neuvonta ja ohjaus jne.), kirjataan työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan. Se on aina työpaikka- ja työterveysyhteistyökohtainen dokumentti, eikä kahta samanlaista ole.

Toimintasuunnitelmaan kirjataan yhteisen toiminnan tavoitteet toimintaa aloitettaessa, esille tulleiden ja yhdessä todennettujen tarpeiden pohjalta. Tavoitteiden ja yhdessä sovittujen, tavoitteiden saavuttamiseksi määriteltyjen toimenpiteiden kannattaa olla realistisia ja konkreettisia; sellaisia, että ne on mahdollista toteuttaa ja saavuttaa niillä resursseilla, jotka ovat käytettävissä. Tärkeää on myös säännöllisin väliajoin arvioida, onko näihin tavoitteisiin päästy - onko tavoitteita tai toimintatapoja tarpeen muuttaa?

Toimintasuunnitelmaan kirjataan myös ne yhdessä sovitut toimintatavat ja -käytännöt, joilla toimintaa toteutetaan, arvioidaan ja seurataan. Lisäksi on tärkeää konkretisoida eri toimijoiden roolit ja vastuut – kuka vastaa mistäkin, mikä toiminta kuuluu kenellekin.

Käytännöt ja yhteistyön tavat

Yhteydenotto- ja pitotavoista sovitaan yhdessä, ja kirjataan ne toimintasuunnitelmaan. Toiminnassa kannattaa pyrkiä säännöllisiin tapaamisiin, yhteydenpitoon ja avoimeen keskusteluun toiminnan toteutumisesta ja etenemisestä. Se, keiden kesken, kuinka usein ja millä tavoin tämä hoidetaan, on yhteistyössä sovittava asia.

Säännöllisten yhteydenpitotapojen lisäksi on hyvä sopia myös siitä, miten ja kenen kautta akuuttiasiat hoidetaan.  Pienen työpaikan toiveet yhteydenottotapojen suhteen voivat olla isommista työpaikoista poikkeavia. Joissakin tapauksissa suora yhteydenotto työpaikan vastaavaan työterveyslääkäriin voi olla toimivin ja nopein tapa selvittää asiat.

On hyvä sopia yhdessä, kuka kirjaa ylös ja mihin tapaamisten tai yhteydenottojen asiat.  Myös tiedonkulku tapaamisissa tai yhteydenotoissa sovituista asioista muille yhteistyön toimijoille kannattaa varmistaa.

Toiminnan sykli

Yhteistyössä suunnitellun toiminnan aikataulutus kannattaa sovittaa työpaikan vuosirytmiin ja tarpeisiin. Esimerkiksi tietyn toimialan työpaikoille tietyt vuodenajat ovat hyvin kiireisiä - silloin ei kannata suunnitella yhteistyöhön aikaa vievää tai resursseja vaativaa toimintaa tai tapaamisia. Esimerkiksi työntekijöiden määräaikaistarkastusten ajankohdat voi suunnitella ns. hiljaisemmalle kaudelle.

Myös pienellä työpaikalla voi ja kannattaa hyödyntää vuosikelloa yhteistyön suunnittelussa ja havainnollistamisessa.

Yhteiset tapaamiset

Pienen työpaikan kanssa tehtävässä työterveysyhteistyössä tapaamisia ja niihin käytettävää aikaa on yleensä isompaa työpaikkaa vähemmän - useimmiten resurssi- ja kustannussyistä sekä pienimuotoisemmasta toiminnasta johtuen. Työpaikan toimijan toiveena tapaamisissa voikin olla käytännönläheisten, arkea lähellä olevien asioiden ja kysymysten käsittely esimerkiksi työturvallisuus- ja ajankohtaisia asioita koskien. Yhteistä toiminnan seurantaa ja arviointia on kuitenkin hyvä olla kuten isommissakin työpaikoissa.

Ennakointi ja ennakoiva yhteistyö

Pienellä työpaikalla tulevaisuuden ennakointi työterveysyhteistyössä voi olla haasteellista. Työpaikan toimintaan voivat vaikuttaa nopeallakin aikataululla useat eri tekijät, kuten työntekijöiden saatavuus, vaikeudet tuotteiden tai niiden osien saatavuudessa, äkilliset suuret tilaukset tai asiakkaiden muuttuneet tarpeet, yrittäjän oma terveydentila sekä työntekijöiden äkilliset sairastumiset. Näihin kaikkiin ei voida valmistautua, vaan muutokset voivat tapahtua varsin äkillisesti ja yllättäen.

Avainasemassa ennakointiin pienellä työpaikalla on muutosten tiedottaminen työterveysyhteistyöhön, jotta niiden suhteen voidaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Joskus toimijoiden vaihdokset tai poissaolot, kuten yrittäjän tai muun työpaikan yhdyshenkilön vaihtuminen tai sairastuminen, voivat katkaista työterveysyhteistyön ja vaikuttaa sen toimivuuteen pitkäksikin aikaa. Työterveysyhteistyön jatkuvuuden takaamiseksi varahenkilön nimeäminen yhteistyöhön voisi auttaa. Myös työntekijöiden edustajan mukanaolo yhteistyössä voisi tuoda jatkuvuutta ja toimia myös tiedonsiirtämisessä sen suhteen, mitä työterveysyhteistyössä on tehty ja mistä oli suunnitelmana jatkaa.

Työterveyshuollon puolella yhdyshenkilön vaihtuessa tai jäädessä pitkäksi aikaa pois, työpaikan kanssa yhdessä sovittu vuosisuunnitelma tai vuosikello neuvovat toiminnan jatkamisessa. Toimijoiden vaihtuessa seuraavan yhteistyöhön osallistujan huolellista perehdytystä ei ole syytä unohtaa.