Perehdytys lähtee suunnittelusta

Miten työpaikkanne ydinarvot näkyvät perehdytyksessä?

• Pohtikaa, suhtaudutaanko uuteen työntekijään ohimenevänä vierailijana vai pysyvänä työyhteisön jäsenenä. Asenne vahvistaa itseään.
• Pohtikaa työpaikkanne asenneilmapiiriä: arvostetaanko työntekijöiden osaamista, miten virheiden tekemiseen suhtaudutaan?

Puolet kiinteistöalan työntekijöistä on samaa mieltä siitä, että jokaisen osaamista ja ammattitaitoa arvostetaan heidän työpaikallaan.

Matkailu- ja ravintola-alan työntekijöistä 62 % on samaa mieltä siitä, että lähin esihenkilö kohtelee työntekijöitä oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti. 

Töissä palvelualoilla -kyselyraportti 2023

Yksilöllisyys liittyy esimerkiksi ikään, kieli- ja kulttuuritaustaan, henkilön mahdollisiin erityistarpeisiin ja työkykyyn. 

• Työuransa eri vaiheissa olevat konkarit ja noviisit ymmärtävät eri tavoin ammattisanastoa ja työelämän pelisääntöjä kielitaustasta riippumatta.
• Erityisesti nuoret tarvitsevat oppia ja hyviä esimerkkejä siitä, miten pitää itsestään huolta esimerkiksi riittävällä työn tauotuksella.

Joskus unohdetaan, että joillekin nuorille esimerkiksi työsopimus tai koeaika on vielä aivan uusi asia. 

Työsuojeluvaltuutettu, matkailu- ja ravintola-ala

40 prosenttia alle 35-vuotiaista työntekijöistä kokee, ettei heillä ole riittäviä palautumisen taitoja, vaikka he muuten luottavat osaamiseensa hyvin.

Työhyvinvointi ja osaaminen palvelualoilla -loppuraportti

Yksilöllisyys voi liittyä myös henkilön mahdollisiin erityistarpeisiin ja työkykyyn.

• Meidän kaikkien työkyky vaihtelee. Auta perehtyjää keskittymään työkykyyn ja vahvuuksiin ennemmin kuin pohtimaan mahdollisia rajoitteita ja heikkouksia.
• Muista kuitenkin jo perehdytysvaiheessa työn muokkauksen mahdollisuudet, esimerkiksi kevennetty työ tai lyhennetty työaika.
• Miten työpaikalla on huomioitu saavutettavuus ja esteettömyys?
• Erilaiset ihmiset perehdyttäjinä viestivät perehtyjille siitä, että monimuotoisuutta arvostetaan.

Meitä on erilaisia ihmisiä töissä, myös heikentynyttä työkykyä. Meidän pitää sallia eri tasoista osaamista ja tukea työssä pärjäämistä.

Esihenkilö siivouspalvelualalla

Kieli ei ole aina yhteinen ja moni työpaikka on monikulttuurinen:

• Tekijöitä ja osaajia on useista eri taustoista. Pohtikaa, mitä voitte oppia toisiltanne.
• Alojen monikulttuurisuus vaatii paljon perehdytykseltä. Palvelualoilla kokemus omasta monikulttuurisuusosaamisesta on kuitenkin hyvällä tolalla.

83 % matkailu- ja ravintola-alan työntekijöistä kokee, että osaa työskennellä monikulttuurisessa työympäristössä hyvin, kuten kunnioittaa muiden kulttuurien tapoja ja tulla toimeen eri taustoista olevien työkavereiden kanssa.

Töissä palvelualoilla -kyselyraportti 2023

• Onko perehdytysmateriaali syytä kääntää eri kielille? Onko mahdollista hyödyntää tulkkeja perehdytyksessä tai ottaa perehdytystiimiin saman kielitaustan työntekijöitä?
• Kuvat, videot, sanastot auttavat eteenpäin ja hyödyttävät esimerkiksi turvallisten työasentojen ja -tapojen oppimista ja muistamista.

Kulttuurierojen vuoksi ei ole aina selvää, miten meillä toimitaan ja mitä työntekijöiltä odotetaan. Meidän työpaikalla voi sanoa esimiehelle, jos ei ymmärrä jotain, mutta kaikissa kulttuureissa näin ei ehkä ole. 

Henkilöstöjohtaja, kiinteistöpalveluala

Materiaali käyttöösi

Lataa käytöösi kysymyspakki, joka auttaa ehkäisemään ja avaamaan väärinymmärryksistä johtuvia solmuja työpaikalla:

Lisää osaamista monikulttuurisuudesta työpaikoille?

• Tutustu Töissä Suomessa – tietoa maahan muuttaneille -materiaaliin 13 eri kielellä.
• Tutustu Moninaisuus ja inklusiivisuus -oppimateriaaliin 

Ovatko työpaikan toimintatavat yhtenäiset ja kaikkien tiedossa?

• Päättäkää yhteisistä toimintatavoista ja sitoutukaa niihin. ”Miten meillä toimitaan” -käsikirja tukee perehdytystä.
• Pohtikaa, miten taukojen pitäminen sujuu jouhevimmin: työt ovat kausiluonteisia ja välillä ruuhkautuvat. Tauot pitää aikatauluttaa.
• Erilaisia tarkistuslistoja perehdytyksen sisältöasioista ja lainsäädännön vaatimuksista löytyy verkosta. Tutustu esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen laatimaan Perehdyttämisen tarkistuslistaan (pdf).

42 % matkailu- ja ravintola-alan työntekijöistä kokee, että he voivat vaikuttaa taukojen pitämiseen työpäivän aikana vain vähän.

Töissä palvelualoilla -kyselyraportti 2023

Hankalimmat paikat taukojen pitämiselle on yksin työskentelyn paikat.

Työkykyjohtamisesta vastaava matkailu- ja ravintola-alalla

Digi on tullut jäädäkseen. Miten voit hyödyntää digitaalisuutta myös perehdytyksessä?

• Digitaalisuus voi lisätä joustavuutta perehdytykseen ajan ja paikan suhteen.
• Erilaiset sovellukset ja ohjelmat voivat hyödyttää perehdytyksessä. Yhteinen aineisto voi sisältää myös harjoituksia, testejä ja pelejä. Vai tekisitkö itse videon perehdytyksen tueksi?
• Miten tavoitat työntekijät jouhevimmin? Onko heillä työpuhelimia, pääsy intraan toimipaikan koneelta tai olisiko ilmoitustaulu sittenkin toimivin?

69 % kiinteistöpalvelualan työntekijöistä kokee osaavansa käyttää hyvin työssä tarvittavia digitaalisia välineitä. 

Töissä palvelualoilla -kyselyraportti 2023

Olemme kehittäneet verkkokursseja perehdytykseen. Yhdessä on asiaa palkanmaksuista ja HR-asioista ja toisessa on työturvallisuuteen ja työn suorittamiseen liittyvää tietoa. Työntekijä voi käyttää näitä kännykällä tai toimipaikan koneella. 

HR-toimija matkailu- ja ravintola-alalla

Perehdyttämisen jakaminen useammalle perehdyttäjälle vain esihenkilön tai yhden perehdyttäjän sijaan voi keventää yksittäisen perehdyttäjän taakkaa ja samalla sitouttaa useampia uuden tulijan kohtaamiseen.

• Pohtikaa, minkälaiset perehdytystaidot ihmisillä on ja mitä perehdytystaidot ovat. Perehdytyksen tekemiseen tarvitaan myös koulutusta.
• Tämä opas toimii johdantona perehdytystaitoihin, mutta perehdytyksessä tarvitaan myös jokaiselle työpaikalle ominaista työn sisällön ja työtapojen tuntemusta.
• Esihenkilö tai tehtävästä vastaava laatii perehdytyssuunnitelman. Esihenkilön ei kuitenkaan aina tarvitse olla itse pääroolissa perehdyttäjänä. Kokenut osaaja alalla voi olla paras henkilö johonkin perehdytyksen osa-alueeseen.  
• Vaikka perehdytystä tehdään tiiminä, perehdytykseen on hyvä nimetä vastuuhenkilö.

Meillä on paljon perehdytettäviä, se on haaste. Oikeat perehdyttäjät on tärkeä valita.

Siivouspalveluiden esihenkilö

Kokeneemmat työntekijät voisi vastuuttaa tekemään enemmän  perehdytystä esihenkilöiden sijaan. Voisiko meillä olla koulutettuja työpaikkaperehdyttäjiä?

Työsuojeluvaltuutettu ja huoltomies

Perehdytys vie aikaa mutta on kannattava investointi. Mitä suunnitelmallisempaa perehdytys on sitä sujuvammin se sujuu ja säästää lopulta aikaa. On suuri menetys myös taloudellisesti, jos työntekijä irtisanoutuu heikon perehdytyksen vuoksi.

• Tee kirjallinen suunnitelma, jossa selviää mitä käydään läpi ja kenen kanssa.
• Toteuta seuranta esimerkiksi 2 viikon päästä.
• Huolehdi tuurauskäytännöistä myös perehdytyksessä.
• Käykää läpi työkohteiden tehtävät ja tehkää niistä muistilista.
• Valmista mallipohjaa perehdytyssuunnitelmasta voi hyödyntää myös uudestaan.

Noin neljännes matkailu- ja ravintola-alalla kokee, että tilapäisten työntekijöiden tai vuokratyöntekijöiden perehdyttäminen ja opastaminen on keskeinen kiireen syy.

Töissä palvelualoilla -kyselyraportti 2023

Meillä ei vielä huomioida perehdytyksen seuraamista kauhean hyvin. Tulee miljoona asiaa mutta varmistetaanko meneekö tieto perille? 

Työkykyjohtamisesta vastaava

Huolehdi, että kaikille yhteiset ja ajantasaiset ohjeet löytyvät sovitusta paikasta. Muista myös päivittää ohjeita.

• Ohjeet on hyvä olla kirjallisesti joko paperilla printteinä tai sähköisenä.
• Tarpeen mukaan ohjeet voivat olla tekstinä, kuvina tai videoina.

Suurilla toimijoilla on käytössään myös sähköisiä perehdytysmateriaaleja – pohdi olisiko teillä mahdollisuutta kehittää esim. verkkokurssi tai jokin kevyt digitoteutus.

47 % matkailu- ja ravintola-alalla ja 36 % kiinteistöpalvelualalla on sitä mieltä, että tiedonkulku oman yksikön sisällä on riittävää.

Töissä palvelualoilla -kyselyraportti 2023

Meillä on hyviä kirjallisia ohjeita joka tilanteeseen mutta niitä pitäisi päivittää, koska muutoksia on ollut paljon.

Työsuojeluvaltuutettu, matkailu- ja ravintola-ala