Fungerande praxis för nätverksmöte på distans

När mötet planeras ska ni komma överens om följande: om alla deltar från sina egna datorer eller om en del sitter i samma utrymme, med vilket program mötet genomförs och vem som skickar inbjudan. 

Deltagarna ska alltid ha möjlighet att välja att genomföra mötet som ett närmöte. Det är skäl att överväga att genomföra nätverksmötet som ett möte ansikte mot ansikte från fall till fall, till exempel när det är fråga om det första mötet, komplicerade processer för stöd för arbetsförmågan eller om deltagarna har svårt att delta på distans med beaktande av dataskyddet. 

Se till att...

• du har den teknologi och programvara som behövs för distansdeltagande och som att du kan använda den: nätanslutning, dator eller mobil enhet, mikrofon, kamera och vid behov hörlurar.
• datorn/telefonen har tillräckligt med batteri eller apparaten är ansluten till nätström.
• förbindelserna fungerar. Var på plats i tid och testa att ljudet och videobilden fungerar innan mötet inleds.
• dataskyddet och informationssäkerheten är i skick genom att beakta behandlingen av konfidentiella uppgifter, använda tillförlitliga videokonferensplattformar och skyddade nätförbindelser. Stäng filer och webbläsarfönster som inte behövs för mötet så att du inte av misstag delar sekretessbelagda uppgifter. 

Se till du deltar i ett utrymme som är lämpligt och så störningsfritt som möjligt:

• rummet är lugnt.
• det finns inga personer i rummet som inte deltar i mötet.
• det inte uppstår avbrott under mötet, stäng till exempel av ljudet på telefonen.
• Vse till att dina kollegor inte stör dig under mötet. Använd gemensamt överenskomna tecken, till exempel status "Stör inte" eller "Upptagen".

Läs vad som ska beaktas före mötet:

Arbetstagarens roll i nätverksmötet | Arbetshälsoinstitutet (ttl.fi)

Chefens roll i nätverksmötet | Arbetshälsoinstitutet (ttl.fi)

Företagshälsovårdens roll i nätverksmötet | Arbetshälsoinstitutet (ttl.fi)

Inled mötet först när alla deltagare är närvarande. Ett lätt samtal i början om annat än temat för mötet kan minska spänningen och på så sätt underlätta mötets gång.

Om inte alla är bekanta sedan tidigare, håll en presentationsrunda och berätta i vilken roll ni deltar och varför ni är närvarande.

Företagshälsovårdens yrkesutbildade person har till uppgift att berätta om att mötet sker konfidentiellt.

Visste du att... 
Nästan 90 procent av företagsläkare har genomfört nätverksmöten på distans (Nissinen m.fl. 2023).

Kom överens om följande i början av mötet:

• vem som är ordförande.
• vem som skriver en promemoria, om  promemorian skrivs under mötet eller efteråt, hur deltagarna kan kommentera och korrigera promemorian samt hur promemorian delas ut till deltagarna.
• praxis för deltagande, såsom hur man tar till orda (t.ex. kan man spontant ta ordet, ska man räcka upp handen i mötesprogrammet).
• vad ni gör i en situation där kontakten bryts eller inte fungerar ordentligt.

Det rekommenderas inte att mötet spelas in, eftersom mötet är konfidentiellt och kan innehålla hälsouppgifter. Därför ställs särskilda krav på datasäkerheten vid förvaringen av inspelningen.

Ha på kameran. Under distansmötet delar deltagarna inte det gemensamma fysiska utrymmet och därför är det bra att i början säkerställa att alla deltagare hör och ser varandra.

Rikta kameran så att alla ser dig. Se dessutom till att alla andra i samma utrymme syns i kameran. Utnyttja i mån av möjlighet en extern kamera och högtalare.

Berätta genast om du inte hör eller ser de andra deltagarna ordentligt.

Gör din verksamhet synlig och förståeligt för de andra deltagarna genom att förklara vad du gör. Om du till exempel vill göra egna anteckningar ska du berätta det för de andra mötesdeltagarna. Eftersom de andra inte sker annat än skärmen kan det lätt uppstå missförstånd.

Under mötet är det viktigt att fokusera på den gemensamma diskussionen och på att höra allas åsikter. Stäng andra program såsom din e-post under mötet och sköt inga andra ärenden under mötet. Om du av tvingande skäl måste avlägsna dig, meddela de andra om saken och meddela också när du återvänder till mötet. Det är viktigt att lyfta fram det som sagts åt någon som varit frånvarande. 

Att beakta i kommunikation på distans

Vid distansdiskussioner är det svårare att ta ordet än vid möten ansikte mot ansikte. Många små tips med vilka vi uttrycker vår avsikt att ta till orda (t.ex. att rikta blicken eller andas in) förmedlas dåligt på distans. Dessutom är det oundvikligt att det förekommer en liten teknisk fördröjning i distanssamtalen, vilket kan göra det svårare att ta till orda och göra så att man ibland talar i mun på varandra. I interaktion ansikte mot ansikte främjar överlappande tal ofta ett smidigt utbyte av inlägg, men på distans orsakar det avbrott i interaktionen. När du ger någon ordet ska du också beakta att flera personer kanske talade i mun på varandra, så missa inte några försök att kommentera.

Ordförandens uppgift är att beakta alla i mötet och hjälpa mötesdeltagarna att ta ordet. Fråga en specifik mötesdeltagare om hens åsikt: "kan du som chef berätta om hurdana åtgärder för att anpassa arbetet ni redan vidtagit?" och skapa rum för deltagarnas fria diskussion: "hurdana tankar väcker det här?”

Lägg vid behov till pauser i diskussionen och fördröj därmed mötets gång. Att mötet sker med hjälp av teknologin gör det mer intensivt och det går snabbare jämfört med situationer ansikte mot ansikte. Med tanke på effektiviteten i mötet är detta bra, men eventuella avvikande åsikter och spänningar blir lättare oupptäckta. Fråga till exempel deltagarna om deras synpunkter på förslagen: "Hur låter chefens förslag för dig?" och se till att alla kan säga sin åsikt. Ibland kan det också vara nödvändigt att skjuta upp beslutsfattandet till nästa möte så att det finns tid att tänka över sakerna.

Uttryck känslor och empati i ord. I den teknikförmedlade diskussionen är det svårare att identifiera de känslor som väcks under mötet, eftersom små kroppsställningar och miner inte förmedlas till de andra deltagarna på samma sätt som i situationer ansikte mot ansikte. Observera också att andra mötesdeltagare har lika svårt att upptäcka dina ordlösa känsloyttringar. Berätta till exempel att du förstår att de saker som mötet gäller är stora förändringar i den anställdas liv. Visa att du lyssnar med frågor som speglar deltagarnas tal "Det känns alltså ganska svårt att flytta till ett nytt team?".    Det är också viktigt att visa både delaktighet och empati på de nonverbala sätt som finns tillgängliga (t.ex. nickningar, ansiktsuttryck).

I slutet av mötet är det ordförandens uppgift att ge alla deltagare möjlighet att föra fram ärenden eller frågor samt att säga de saker som de ännu har på hjärtat: "Har du anställd/chef några saker i tankarna som vi ännu borde diskutera eller komma överens om?"

Var särskilt uppmärksam på att du känner till de överenskomna fortsatta åtgärderna och hur ni ska gå vidare med dem.

Läs vad som ska beaktas under mötet:

Työntekijänä työterveysneuvottelussa | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Esimiehenä työterveysneuvottelussa | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Työterveyshuolto työterveysneuvottelussa | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Efter att mötet har avslutats:

• Stäng de program som använts under mötet och distanskonferensförbindelsen.
• Skicka och förvara promemorian på ett datasäkert sätt.

Läs vad som ska beaktas efter mötet:

Arbetstagarens roll i nätverksmötet | Arbetshälsoinstitutet (ttl.fi)

Chefens roll i nätverksmötet | Arbetshälsoinstitutet (ttl.fi)

Företagshälsovårdens roll i nätverksmötet | Arbetshälsoinstitutet (ttl.fi)

Vid ett nätverksmöte på distans kan promemorian enkelt delas ut så att alla deltagare kan se den med hjälp av skärmdelningsteknik. Om du delar promemorians text under distansmötet ska du dela endast filen i fråga, inte skärmvyn, så att du av misstag inte delar sekretessbelagda uppgifter från din skärm. Det finns olika sätt att anteckna en promemoria och de olika sätten har egna för- och nackdelar. Mötessituationen påverkar också hur anteckningarna går till. Till exempel lönar det sig i en spänningsfylld situation att koncentrera sig på diskussionen och göra anteckningarna senare.

Det är viktigt att man i början av mötet kommer överens om vem som skriver promemorian och hur den ska skrivas. Samtidigt kommer man överens om hur mötesdeltagarna kan granska den skrivna texten och hur texten gemensamt kan preciseras. Det är också bra att lyfta fram till vilka instanser promemorian skickas och vilka följder de saker som antecknats i promemorian kan ha för deltagarna. Promemorian kan till exempel med arbetstagarens tillstånd bifogas som en del av ansökan om yrkesinriktad rehabilitering enligt arbetspensionslagarna.

• Promemorian kan skrivas så att vyn i dokumentet visas på delad skärm under hela mötet och sakerna antecknas allteftersom de kommer fram. Om den som antecknar promemorian ber deltagarna att tillsammans formulera texten blir det också lättare att diskutera saken och fatta beslut. Å andra sidan kan det vara svårt att koncentrera sig på att skriva och följa texten samt diskutera under mötet samtidigt.
• Promemorian kan också skrivas under mötet så att dokumentvyn visas först i slutet av mötet. Då är skrivprocessen inte synlig för alla, men deltagarna kan läsa och kommentera den färdiga texten i slutet av mötet. Det är viktigt att ordföranden ber deltagarna om eventuella korrigeringsönskemål. När man skriver promemorian på det här sättet är det viktigt att beakta att den som skriver promemorian också har en expertroll i förhandlingarna. Promemorian får inte vara den enda uppgiften för personen och störa framförandet av den sakkunniges åsikt.
• Promemorian kan också skrivas först efter mötet och då kan deltagarna läsa den i efterhand. Då kan alla koncentrera sig på diskussionen under mötet och skrivandet av  promemorian stör inte interaktionen. Å andra sidan kan tröskeln för deltagarna att framföra eventuella önskemål om ändringar till exempel per e-post vara stor. Därför är det viktigt att deltagarna uppmuntras att uttrycka även mindre eventuella ändringsförslag.

Oberoende av hur man väljer att skriva promemorian ska ordföranden erbjuda deltagarna möjlighet att granska den skrivna texten och föreslå nödvändiga korrigeringar. Det är bra att lägga märket till att det inte är lätt för deltagarna att presentera korrigeringar i textens innehåll eller formulering, så ordföranden ska separat be deltagarna om anmärkningar gällande texten. Man bör reservera tillräckligt med tid för att göra upp promemorian och gå igenom den tillsammans.