Varmista sujuva yhteistyö

Tällä sivulla käsitellään sitä, miten työryhmä toimii sujuvasti. On tärkeää, että asioista puhutaan ja niistä sovitaan kirjallisesti jo ennen yhteistyön käynnistymistä tai viimeistään sen alkaessa. Yhteinen keskustelu tulisi käydä jokaisen tuotannon ja projektin kohdalla erikseen – myös tuttujen kollegoiden kanssa.

Puhumiselle ja sopimiselle voi tuntua vaikealta löytää aikaa. Ennalta sopiminen kuitenkin on kuin laittaisi rahaa pankkiin. Sovittuihin asioihin voi turvata, jos erimielisyyksiä myöhemmin syntyy. Aloittaessa voi olla vaikea arvata, mitä kaikkia yhteistyön haasteita työskentelyn aikana tulee vastaan

Alla olevat kysymykset löydät myös Näin ryhmämme toimii -tiedostosta (pdf), jonka voit ladata ja hyödyntää työpohjana.

Työryhmän toimintaa selkeyttää, kun kaikilla ryhmän jäsenillä on yhteinen käsitys siitä, miksi ryhmä on olemassa ja mikä sen tavoite on, ketkä tämän tavoitteen eteen työskentelevät sekä milloin ryhmän työskentely alkaa ja loppuu. Jos näistä asioista ei ole keskusteltu, saattavat ryhmän jäsenet olettaa muiden ajattelevan samalla tavalla kuin itse.

• Keitä ryhmäämme kuuluu? Ketkä ovat ryhmämme jäsenet ja keiden kanssa teemme yhteistyötä?
• Mikä on ryhmämme tavoite?
• Milloin ryhmämme työ tämän tavoitteen hyväksi alkaa ja päättyy?

Ryhmälle asetetun tavoitteen saavuttamiseksi tarvitaan yhteistä ymmärrystä siitä, miten ryhmän yhteistyö ja sisäinen viestintä organisoidaan. Myös talouden reunaehdot on hyvä yhdessä määritellä ja pohtia miten toimitaan, jos rahoitus saadaan vaikkapa haettua pienempänä. Työskentelyn edetessä voi tulla tarvetta tarkentaa näitä sopimuksia.

• Miten ryhmäämme johdetaan? 
  Ryhmää voi johtaa yksi henkilö tai johtajuus voi hajautua siten, että kaikki päätökset tehdään yhdessä. Johtajuus voi olla myös tilannesidonnaista tai tehtäväkohtaista: yksittäisissä työtilanteissa joku voidaan valita johtamaan toimintaa. Pohtikaa myös, millaiset palaverikäytännöt palvelevat ryhmän toimintaa.
• Millaiset ovat kunkin jäsenen tehtävät tässä ryhmässä? 
  Pohtikaa työtehtävien jakautumista, vastuualueita ja työn määrää. Huomioikaa myös olettamukset ryhmän jäsenten näkymättömistä työrooleista.
• Mitä voimme odottaa toisiltamme? 
  Mitkä ovat esimerkiksi yhteydenpitotavat, aikataulut, toiminnan ja talouden rajat, työajan rajat ja oletetut joustot?

Työryhmässä psykologinen turvallisuus on sitä, että jokainen ryhmän tai yhteisön jäsen voi turvallisin mielin tuoda esiin ajatuksensa, ideansa, toiveensa, pelkonsa ja erimielisyytensä sekä luottaa siihen, että näihin suhtaudutaan rakentavasti. Tällöin arvostavan ja avoimen keskustelun jatkuminen on mahdollista silloinkin, kun työskentelyssä tulee vastaan tunteita herättäviä tilanteita tai kun toiminnan jatkuvuus on vaakalaudalla.

• Miten osoitamme arvostusta toisillemme? Entä miten toimimme, jos olemme eri mieltä tai tyytymättömiä toistemme toimintaan? 
  Miten annamme palautetta ja ilmaisemme mielipiteitä, arvostusta tai tyytymättömyyttä?
• Kuinka varmistamme toiminnan sujumisen yllättävissä tilanteissa? 
  Mitä yllättäviä muutoksia voi aiheutua toiminnalle ryhmän sisältä tai ryhmästä riippumattomista syistä? Miten ennakoimme ja varaudumme muutoksiin? Voivatko ryhmän jäsenet toimia toistensa varahenkilöinä tarvittaessa? Tarvitaanko apua ryhmän ulkopuolelta?
• Miten ratkomme vakavat ristiriitatilanteet? 
  Millaisia vakavia ristiriitatilanteita ryhmän toiminnassa voi tulla? Miten otamme ne puheeksi ja ratkomme niitä? Kuka toimii tarvittaessa ryhmän ulkopuolisena tukihenkilönä? Vinkkejä löytyy esimerkiksi Kohti sopuisaa työyhteisöä -työkirjasta.
• Miten huolehdimme työturvallisuudesta ja työhyvinvoinnista?