Gör en ASA-anmälan på nätet

Så här gör du en ASA-anmälan på nätet
Innehållsförteckning

Returtiden för ASA-anmälningar har förlängts till 31.5.2022.

Om du inte har tillgång till det elektroniska ASA-anmälan, se först till att du har fullmakten. Läs anvisningarna nedan.

1. Försäkra dig om att du har befogenhet att göra en ASA-anmälan

För att du ska kunna göra en ASA-anmälan måste du ha fullmakt av din arbetsgivare!

Tekniska programkrav: Excel MS Office 2007 eller nyare, LibreOffice eller Apples Numbers. Systemet stöder endast .xlsx-filer.

  • Du behöver ingen separat fullmakt om du har en roll som berättigar till representation dvs. du är företagets verkställande direktör, biträdande verkställande direktör, styrelseordförande, näringsidkare eller delägare i ett bolag. (Gå till punkt 2 i anvisningen)
  • Om du inte har en roll som berättigar till representation enligt bolagsordningen behöver du en fullmakt. Beroende på bolagsordning kan fullmakten sökas på elektronisk väg i tjänsten Suomi.fi-fullmakterellergenom en separat ansökan i den så kallade tjänsten för tjänstemannabefullmäktigande.

Problem vid ansökan av fullmakter?

Om du har problem vid ansökan av fullmakter, läs information om fullmakter eller kontakta DVV som tillhandahåller fullmaktstjänsten.

2. Välj gör en ”ASA-anmälan” via knappen nedan

Systemet styr dig till identifikationstjänsten Suomi.fi. Identifiera dig med bankkoder, mobilcertifikat, elektroniskt identitetskort eller på ett utländskt identifieringssätt (vissa stater eller appen Finnish Authenticator).

Identifieringssystemet Suomi.fi kontrollerar att du har befogenhet att göra en ASA-anmälan. Om du inte har befogenhet, kan du inte gå till följande skede. Be i detta fall din arbetsgivare om fullmakt.

Identifieringssystemet Suomi.fi visar i tjänsten Suomi.fi-fullmakter företag som du har fått fullmakt till av din arbetsgivare. Välj det företag (FO-nummer) för vilket du vill göra en ASA-anmälan.

Läs anvisningarna nedan. Gör ASA-anmälan!

Gör ASA-anmälan

3. Hur du kommer igång med ASA-anmälan

  • Läs texten om dataskydd och godkänn att öppnandet av uppgifterna lämnar digitala spår i systemet. Om din fullmakt inte har avgränsats ser du alla avdelningar under företaget (FO-numret) för vilka en ASA-anmälan tidigare har gjorts.
  • Välj befintlig ASA-avdelning eller ny avdelning:
    • Du kan välja arbetsavdelning i förteckningen på sidan, om avdelningen skickade en ASA-anmälan i fjol. Välj endast arbetsavdelningar som arbetsgivaren har gett dig tillstånd till. Observera att öppnandet av uppgifterna lämnar digitala spår i systemet.
    • Om avdelningen är ny eller inga anmälningar skickades från den i fjol, välj ASA-anmälan för ny arbetsavdelning.
    • Om du inte hittar din arbetsavdelning, kontrollera med sin arbetsgivare om dina rättigheter är avgränsade.

4. Ladda ner ASA-anmälningsblanketten (Excel)

  • Om du gör en anmälan till en tidigare anmäld arbetsavdelning innehåller den nerladdningsbara Excel-blanketten förhandsifyllda uppgifter från det föregående året. OBS! Med avvikelse från den nerladdningsbara Excel-filens ifyllnadsanvisningar har uppgifterna om exponerade arbetstagare inte laddats färdigt på blankettmallen för 2021.
  • Om du gör en anmälan som gäller uppgifter om en ny arbetsavdelning eller uppgifter som inte tidigare har anmälts från en avdelning, finns endast företagets namn och FO-nummer färdigt ifyllda på Excel-blanketten.
  • Ladda ner ASA-anmälningsmallen (Excel) på din egen dator
  • Den laddade Excel-filen öppnas till fliken med ifyllnadsanvisningar. Läs anvisningarna och öppna sedan flik 1.
  • Fyll i alla uppgifter om året som anmälan gäller.

5. Läs anvisningarna om hur du fyller i en ASA-anmälningsblankett

6. Sänd ASA-anmälan och bifoga bilagor

  • Logga in i systemet och välj befintlig ASA-avdelning eller ”En ASA-anmälan gällande en  ny arbetsavdelning” om du sänder anmälan till en ny avdelning.
  • Efter att du valt avdelning välj ”Skicka ASA-anmälan” och i punkten ”Lägg till fil” ladda upp den ifyllda ASA-anmälningsblanketten som finns på din dator.
  • Systemet gör en förhandsgranskning. Om det förekommer fel eller brister, visar systemet en lista på dem. Spara listan och gör korrigeringar i den ASA-anmälan som finns på din egen dator.
  • Radera inkorrekt ASA-anmälan och lägg till korrigerad fil i systemet.
  • Bifoga nödvändig bilagor som separata filer till anmälan. Bilagan ska vara i formatet pdf. Obs! Du kan inte sända ASA-anmälan förrän alla nödvändiga bilagor är bifogade.
    • Säkerhetsdatablad: Bifoga ett säkerhetsdatablad, om du inte har angett ämnets ASA-nummer.
    • Rapport om luftmätningar: Bifoga rapporten om luftmätningarna om du svarade ”Ja” under punkt 1 på fliken Mätningar: ”Har halten av cancerframkallande ämnen i luften på arbetsplatsen mätts och är mätresultaten tillgängliga?”.

7. Sändningen av anmälan lyckas inte eller du vill göra en anmälan om ändringar

Om du inte lyckas sända anmälan via systemet, kan du även sända den ifyllda anmälan jämte bilagor per krypterad e-post via säker post.

Alternativt kan du sända en utskriven anmälan till ASA-registret till adressen:
ASA-registret
Arbetshälsoinstitutet
PB 18
00032 ARBETSHÄLSOINSTITUTET

Om du efter att du sänt anmälan vill ändra anmälningsuppgifterna om arbetsgivaren eller ämnen och metoder, gör det via e-post [email protected]. Ändringar för information om exponerade arbetstagare ska dock alltid skickas via säker post.

Kontakta oss om du har ytterligare frågor

Du kan nå våra experter per telefon eller genom att skicka e-post till adressen [email protected].

Annely Soosaar

Annely Soosaar

E-post
annely.soosaar [at] ttl.fi
Telefon
+358 30 474 2044