Aloita neuvotteluun liittyvä keskustelu vasta kun kaikki osallistujat ovat paikalla. Kevyt jutustelu alussa muista kuin neuvottelun aiheista voi vähentää jännitystä ja siten helpottaa neuvottelun kulkua.
Sopikaa neuvottelun alussa:
- osallistumisen käytännöistä, kuten puheenvuorojen ottamisen tavasta (esim. spontaani puheenvuoron ottaminen, virtuaalinen kädennosto).
- mitä teette tilanteessa, jossa yhteys katkeaa tai ei toimi kunnolla.
- kuka kirjoittaa muistion, kirjoitetaanko muistio neuvottelutilanteessa vai sen jälkeen, miten osallistujien on mahdollista kommentoida ja korjata muistiota sekä miten muistio jaetaan osallistujille.
Pidä kamerat auki. Etäneuvottelussa osallistujat eivät jaa yhteistä fyysistä tilaa ja siksi alussa on hyvä varmistaa, että kaikki osallistujat kuulevat ja näkevät toisensa.
Suuntaa kamera niin, että kaikki näkevät sinut. Varmista lisäksi, että kaikki samassa tilassa olevat näkyvät kamerassa. Hyödynnä mahdollisuuksien mukaan ulkoista kameraa ja kaiutinta.
Kerro heti, mikäli et kuule tai näe muita osallistujia kunnolla.
Jos jaat etäyhteydellä näkymän muistiotekstiin, jaa vain kyseinen tiedosto, älä näyttönäkymää. Huomioi, mitä tiedostoja voit jakaa tietoturvallisesti.
Tee oma toimintasi näkyväksi ja ymmärrettäväksi muille osallistujille sanoittamalla omaa toimintaasi. Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa omia muistiinpanoja, kerro se muille neuvottelijoille. Koska muut eivät näe ruutunäkymän ulkopuolelle, voi helposti syntyä väärinymmärryksiä.
Neuvottelussa on tärkeä keskittyä yhteiseen keskusteluun ja näkemysten kuulemiseen. Sulje muut ohjelmat, kuten sähköposti, neuvottelun ajaksi, älä hoida neuvottelun aikana muita asioita. Mikäli pakottavasta syystä joudut poistumaan, ilmoita se muille ja ilmoita myös, kun palaat neuvotteluun. Tärkeää on tuoda esille sillä aikaa puhutut asiat poissaolleelle.
Huomioitavaa etävuorovaikutuksessa
Etäkeskusteluissa on vaikeampaa ottaa puheenvuoro kuin kasvokkaisissa kohtaamisissa. Monet pienet vihjeet, joilla ilmaisemme aikomuksemme ottaa puheenvuoro (esim. katseen suuntaaminen tai sisäänhenkäisy), välittyvät huonosti etätilanteessa. Lisäksi etäkeskusteluissa on väistämättä pieni tekninen viive, mikä voi vaikeuttaa vuoronottamista ja aiheuttaa päällekkäispuhunnan kohtia. Kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa päällekkäispuhunta usein edistää puheenvuorojen sujuvaa vaihtoa, mutta etänä se aiheuttaa vuorovaikutuksen katkoksia. Huomioi puheenvuoroja jakaessasi myös päällekkäiset puheenvuorot, jotta yritykset kommentoida eivät jää huomiotta.
Puheenjohtajan tehtävä on huomioida kaikki neuvottelun osapuolet ja auttaa neuvottelijoita ottamaan puheenvuoro. Kysy kohdennetusti tietyn neuvottelijan näkemystä: ”kerrotko esihenkilö, millaisia työn muokkauksen toimia teillä on jo tehty?” ja luo paikkoja osallistujien vapaalle keskustelulle: ”minkälaisia ajatuksia tästä herää?”
Lisää tarvittaessa keskusteluun huokoisuutta ja hidasta siten neuvottelun kulkua. Teknologiavälitteisyys tekee neuvotteluista tiiviimpiä ja nopeasti eteneviä verrattuna kasvokkaisiin tilanteisiin. Neuvottelujen tehokkuuden kannalta tämä on hyvä asia, mutta mahdolliset eriävät näkemykset ja jännitteet jäävät helpommin huomaamatta. Kysy esimerkiksi osallistujien näkemyksiä tehtyihin ehdotuksiin: ”Miltä esihenkilön ehdotus sinusta kuulostaa?” ja varmista, että kaikki saavat sanottua näkemyksensä. Joskus voi olla myös tarpeen siirtää päätösten tekeminen seuraavaan neuvotteluun, jotta harkinnalle jää aikaa.
Sanoita ääneen tunteita ja myötäelämistä. Teknologiavälitteisessä keskustelussa neuvottelutilanteessa viriävien tunteiden tunnistaminen on haastavampaa, sillä pienet kehon asennot ja ilmeet eivät välity muille osallistujille samoin kuin kasvokkaisissa tilanteissa. Huomaa myös, että toisten neuvottelijoiden on yhtä lailla hankala huomata sinun sanattomia tunneilmauksiasi. Kerro esimerkiksi ymmärtäväsi neuvoteltavien asioiden olevan isoja muutoksia työntekijän elämässä. Osoita kuuntelemista osallistujien puhetta peilaavilla kysymyksillä ”Eli uuteen tiimiin siirtyminen tuntuu aika hankalaltakin?”.
Neuvottelun lopuksi puheenjohtajan tehtävänä on antaa kaikille osallistujille mahdollisuus tuoda esiin asioita tai kysymyksiä sekä sanoa mielenpäälle jääneet asiat: ”Onko sinulla työntekijä/esihenkilö mielessä jotain, mistä meidän pitäisi vielä jutella tai sopia?”
Kiinnitä erityistä huomiota siihen, että kaikki osallistujat tietävät sovitut jatkotoimet ja miten niiden kanssa edetään. Kun osallistujat eivät ole samassa paikassa, ei välittömiä jatkotoimia voida tehdä spontaanisti neuvottelun päätteeksi.
Lue mitä tulee huomioida neuvottelun aikana:
Työntekijänä työterveysneuvottelussa | Työterveyslaitos (ttl.fi)
Esimiehenä työterveysneuvottelussa | Työterveyslaitos (ttl.fi)
Työterveyshuolto työterveysneuvottelussa | Työterveyslaitos (ttl.fi)
