Miten eteenpäin?

Kuvittele ympäristö, jossa aivokuorma ei ole enää vihollinen vaan hallittavissa oleva haaste. Minkälaisia pieniä askeleita sinä ja sinun työyhteisösi voisitte ottaa siihen suuntaan?

Aivotyökartoitus-työkalu on herättänyt työpaikoilla paljon kiinnostusta. Olen vetänyt työkalun avulla työpajoja lukuisilla työpaikoilla ja työskennellyt erilaisten työpaikkojen kanssa aivokuorman vähentämiseksi ja aivotyön sujuvoittamiseksi.  

Työpajojen kirjaukset kertyvät anonyymiksi aineistoksi. Aivotyökartoituksen työpajoja on pidetty mikroyrityksistä suuriin yrityksiin monenlaisilla toimialoilla. Erityisesti korostuu sosiaali- ja terveysala.

Työpajoissa tärkeimmiksi aivotyön kuormitustekijöiksi ja tarkempaan keskusteluun on valittu muun muassa monitekeminen ja tietotulva, muistikuorman hallinta, keskeytykset, työympäristön häiriötekijät ja työn suunnittelu.  

Työpajat toimivat erinomaisena keskustelun aloituksena aivokuormasta. Usein työpaikoilla työntekijät tunnistavat kokevansa näitä kuormitustekijöitä, mutta työpajassa näistä asioista tulee juteltua ensimmäistä kertaa työkavereiden kanssa. Samalla huomataan, ettei olekaan yksin aivokuorman kokemuksen kanssa, vaan on täysin inhimillistä kokea aivokuormaa ja niin tekevät myös työkaverit.  

Seuraavassa esittelen kolme yleisintä työpajoissa noussutta kuormitustekijää.

1. Monitekeminen 

Monitekeminen tunnistettiin työpajoissa aivotyössä eniten kuormitusta aiheuttavaksi tekijäksi. Usein työssä on meneillään useita asioita, tehtäviä tai projekteja samanaikaisesti. Kuormittaviksi projekteiksi tunnistetaan esimerkiksi sellaiset, joiden tilasta ei ole tarkkaa tietoa, ja jotka odottavat muiden tehtävien valmistumista. Monen tasoista ja monen tyyppistä tehtävää on myös kerroksellisesti päällekkäin. ”Aivot joutuvat tehtävissä toimimaan erilaisilla taajuuksilla”, tiivistettiin osuvasti eräässä työpajassa. Myös kehittämiseen kaivataan työajan varaamista, jotta asioita voi oikeasti edistää. Ennakoimattomille työtehtäville ei usein ole varattu aikaa kalenterista.

2. Tietotulva

Tietoa tulvii jatkuvasti eri kanavista. Hieno oivallus työpajoissa oli myös, että tiedon omaksuminen vaatii priorisointia ja kalenterista pitäisi löytyä aikaa ja tilaa oppimiselle ja omaksumiselle.  

3. Muistikuorman hallinta 

Työpajoissa tunnistettiin yleisesti, että muistikuorman hallintaa vaikeuttaa muistettavien asioiden suuri määrä. Keskeneräisiä muistettavia asioita on pidettävä mielessä paljon, ja palaveriaiheiden hyppiessä teemasta toiseen asiat eivät tallennu muistiin kokonaisuuksina. Muistiinpanojen tekemisen koetaan auttavan tilannetta mutta välillä niitäkin on hankala tehdä liikkeessä tai löytää, kun niitä tarvitsee.  

Palaveriton perjantai ja raporttirauha esimerkkeinä kokeiltavista toimintatavoista

Muistiinpanojen ja materiaalien löytäminen on yleinen puheenaihe Aivotyökartoituksen työpajoissa. Tiimin kanssa saatetaan käydä läpi intran tai Teamsin kanava- ja kansiorakenteita. Olisiko hyvä käydä lisäksi läpi, minkälaisia kansiorakenteita kukin tekee oman työskentelyn tueksi? Saisiko tällaisesta vertaistuesta apua omaankin työhön?  

Työpajan lopussa työyhteisö valitsee jonkin uuden toimintatavan, jonka he ottavat kokeiluun työpajan jälkeen. Vuoden aikana suomalaisilla työpaikoilla onkin aloitettu lukuisia uusia kokeiluja aivokuorman vähentämiseksi ja työn sujuvoittamiseksi. Kokeiluun on päätynyt muun muassa

• jokapäiväinen aamupalaveri tiedon kulkemista helpottamaan
• taukokulttuurin vahvistaminen vireyden ja hyvinvoinnin ylläpitämiseksi
• palaverin keston lyhentäminen tunnista 50 minuuttiin ja parempi palaveriin valmistautuminen
• muistioiden tekeminen palavereista kiertävällä vuorolla
• palaveriton perjantai mahdollistaen yllättäviin työtehtäviin reagoinnin
• raporttirauha eli annetaan työkaverin lukea raportti rauhassa.  

Jokainen työyhteisö on omanlainen ja jokaiselle työyhteisölle löytyy sopivat askeleet aivokuorman vähentämisessä.

Aivotyökartoitus-työkalu on saanut työyhteisöiltä mukavaa palautta ja kiitosta. Työkalu on koettu yleisesti helppokäyttöiseksi ja auttavan yhteisen ymmärryksen saavuttamisessa sekä keskustelun tukena uuden teeman äärellä. Joissain työyhteisöissä keskusteluun olisi kulunut pidemmänkin aikaa. Työpajojen jälkeen tuntuu, että useat työyhteisöt ovat astuneet arkeen ehkäpä hieman uusin silmin ja toivottavasti myös hieman keveämmin askelin! 

Tekstin kirjoittaja Tiina Heusala on Työterveyslaitoksen kehittämispäällikkö