Ajanhallinta

Asiantuntijoiden ajanhallintaa voidaan tukea esimerkiksi ajankäytön seurannalla. Keskeistä on tehdä näkyväksi työhön käytetty aika ja huolehtia, että vapaa-ajalle, palautumiselle ja levolle jää riittävästi aikaa.

Asiantuntijatyötä tekevistä valtaosalla on käsitys, että heidän tulee olla työssään jatkuvasti tavoitettavissa. He pyrkivät esimerkiksi reagoimaan sähköposteihin välittömästi.

Työhön käytetyn ajan piteneminen heikentää hyvinvointia. Työpäivien venyminen esimerkiksi huonontaa unen laatua ja vähentää vireyttä seuraavana päivänä. Huonosti nukkuminen puolestaan saattaa johtaa seuraavan työpäivän pitenemiseen, kun työtehon heikentymistä kompensoidaan työskentelemällä pidempään.

Asiantuntijan hyvinvointia tukee se, että hän pystyy vaikuttamaan työpäivänsä alkamis- ja loppumisaikoihin.

Miten asian­tun­ti­joi­den ajan­hal­lin­taa voi tukea?

• Työnantaja tarjoaa tukea ja koulutusta ajanhallintaan työpaikoilla osana työyhteisöjen toimintaa ja esihenkilötyötä.
• Työpaikalla sovitaan yhteisistä käytännöistä, jotka liittyvät työntekijöiden tavoitettavuuteen ja tehtävien kiireellisyyteen. Tällaisia käytäntöjä voivat olla esimerkiksi sähköpostien otsikoiminen kiireellisyyden mukaan ja sopiminen ajanjaksoista, jolloin pitää olla nopeasti tavoitettavissa.
• Ajankäytön seurantaa parannetaan. Seuranta tukee hyvinvointia ja auttaa työntekijää havaitsemaan työn ja vapaa-ajan välisen rajan. Myös yritykset tarvitsevat tietoa henkilöstön työaikojen pituudesta. Ajankäyttöä voidaan seurata joko kiinteästi työhön liittyvällä välineellä (esimerkiksi työajan kirjaaminen älypuhelimella) tai työntekijän itse valitsemalla tavalla (esimerkiksi kalenterimerkinnät tai jokin älypuhelinsovellus).
• Työpaikalla luodaan keskustellen toimintatapoja siihen, miten pitkiä työpäiviä tai työmatkojen rasituksia voidaan tasata. Esimerkiksi etätyö voi auttaa elpymään pitkän työmatkan rasituksista.
• Työpaikalla huolehditaan siitä, että vapaa-ajalle, palautumiselle ja levolle jää riittävästi aikaa.
• Työskentely jaksotetaan niin, että iltaisin on vapaa-aikaa ja rauhoittumisaika ennen yöunille menemistä. Unelle varataan riittävästi aikaa. 

Oppaassa on kuvattu sitä, kuinka ajankäytön ongelmat eivät ole vain yksilön, vaan koko organisaation vastuulla. Esihenkilöille ja asiantuntijoille suunnattu opas auttaa palauttamaan työn fokuksen oleelliseen:

• Priorisointi kirkastaa ydintehtävät.
• Työn näkyväksi tekeminen auttaa ennakoimaan.
• Keskeytysten hallinta varmistaa keskittymisrauhan.

Työrauhaa häiritsevät usein eri syistä johtuvat keskeytykset. Humoristinen infografiikka esittelee keinoja, joilla organisaation eri tahot voivat edistää keskittymisrauhaa työpaikalla.