Tietotyön työympäristöt

Nykyään tietotyön työympäristöt ovat suuressa muutoksessa useista syistä. Digitalisaatio sekä kestävän kehityksen vaatimukset näkyvät muun muassa tilankäytön tehostamisessa ja työn monipaikkaistumisessa. Tietotyön moninaiset sisällöt, kuten erilaiset yhteistyön muodot ja keskittymistä vaativa yksilötyö, pyritään huomioimaan myös työympäristön suunnittelussa. Työtilojen rooli muuttuu, kun työn tekemisen paikat ja tavat muuttuvat yhä monimuotoisemmiksi ja joustavammiksi. 

Käytännössä esimerkiksi monitilatoimistot ja tilojen yhteiskäyttö yleistyvät nopeasti vastauksena työn muutokseen.  Koronapandemia on edelleen kiihdyttänyt tätä jo käynnissä ollutta työympäristöjen kehityssuuntaa. Monitilatoimisto on toimistotyyppi, jolla pyritään tukemaan nykyaikaisia, joustavia työn tekemisen tapoja sekä parantamaan tilatehokkuutta ja tilojen muuntojoustavuutta.  Yhteiskäyttöiset tilat ja co-working tilat ovat yleisiä, ei minkään yhden organisaation omia, työnteon paikkoja. Ne voivat olla myös joustavia, esimerkiksi jäsenyyteen perustuvia tilapalveluita, joissa yhteisen työtilan jakavat eri organisaatioista tulevat ihmiset ja esimerkiksi yksinyrittäjät. 

Työympäristöt on tärkeää suunnitella organisaation strategisten tavoitteiden ja tehtävän työn mukaisesti. Suunnittelussa käyttäjät ovat keskiössä siten, että erilaiset käyttäjäryhmien työn vaatimukset, työprosessit ja yksityisyyden, keskittymisen ja yhteistyön tarpeet ovat tasapainossa. Työympäristöä kehitettäessä on hyvä myös pyrkiä ennakoimaan työn muutosta tulevaisuudessa, jotta erityisesti tilaratkaisut palvelisivat työnteon tarpeita pitkään.   

Työympäristöjen suunnittelussa ja kehittämisessä tulee huomioida niin fyysinen (työn tekoon käytettävissä olevat tilat kalusteineen ja varusteineen) kuin virtuaalinenkin työympäristö (teknologia ja välineet, sovellukset, alustat, tietojärjestelmät), näiden ympäristöjen käyttötavat sekä käyttöä ohjaavat yhteiset pelisäännöt. Tavoitteena tulee olla terveelliset, turvalliset ja henkilöstön hyvinvointia edistävät tilat ja työympäristö.  Työtilojen toimivuus riippuu keskeisesti niiden käyttöä tukevista tekijöistä: teknologisten ratkaisujen toimivuudesta ja hyödyntämisestä sekä monipaikkaista joustavaa työtä tukevasta johtamisesta ja työkulttuurista.