Sjukfrånvaropraxis som stöd för arbetsförmågan

Arbetsgivaren och personalen avtalar på arbetsplatsen om enhetliga principer och tillvägagångssätt i samarbete med representanter för arbetarskyddet och företagshälsovården. God sjukfrånvaropraxis stödjer arbetsförmågan.  

Förutsättningen är att frånvarouppgifterna hanteras och följs upp på ett heltäckande sätt på arbetsplatsen och att praxis följer dataskyddslagstiftningen. På arbetsplatsen behöver alla veta hur och varför informationen övervakas och hur den hanteras. Alla måste också veta vad de ska göra när de blir sjuka.  

Arbetsplatsens praxis avtalas inom ramen för företagshälsovårdssamarbetet och parterna förbinder sig att följa den. För att följa de gemensamt överenskomna riktlinjerna är det viktigt att förfarandena är tydliga och lämpliga för arbetsplatsens verksamhet och vardag.  

Om det sker förändringar i hanteringen av sjukfrånvaro ska detta också behandlas i samarbetsförfarandet på arbetsplatsen.  

Dessa frågor bör lösas vid planeringen av praxis: 

• Vem ansvarar för uppföljning och hantering av sjukfrånvaro på arbetsplatsen?  

• Till vems arbetsuppgifter hör det att behandla frånvarouppgifter?  

• Vilka representanter bör bjudas in att delta i diskussionen när man planerar frånvaropraxis för arbetsplatsen?  

• Hur dokumenteras de överenskomna principerna och reglerna?  

• Var lagras och placeras anvisningarna och reglerna så att de lätt kan användas av alla?  

• Hur anknyter arbetsplatsens anvisningar till samarbetet med företagshälsovården?  

• Hur informerar man om överenskommen praxis på arbetsplatsen och vem svarar på eventuella frågor? 

Arbetstagarnas rätt till avlönad sjukfrånvaro baserar sig på arbetsavtalslagstiftningen och kollektivavtalen. Regler och praxis är olika på olika arbetsplatser.  

På arbetsplatsen kan man till exempel avtala om ett system för egenanmälan vid sjukdom. Detta innebär att arbetstagaren inte behöver lämna in ett sjukfrånvarointyg till sin chef om han eller hon blir sjuk, utan det räcker att man meddelar chefen. Det är viktigt att fastställa när egenanmälan kan användas och hur lång frånvaron kan vara. Efter denna period krävs läkarintyg om sjukdomen fortsätter.  

I bästa fall är användningen av egenanmälan till fördel för alla parter. För arbetstagarna är detta ett tecken på arbetsgivarens förtroende som kan stärka arbetsengagemanget. Dessutom underlättas vardagen av att läkarintyg eller intyg från annan vårdpersonal inte krävs för snabbt övergående sjukdom som kan vårdas hemma. För arbetsgivaren kan användningen av egenanmälan märkas i form av lägre kostnader för företagshälsovårdsbesök eller som en mer förnuftig användning av företagshälsovårdens tjänster. För företagshälsovården leder praxis med egenanmälan till att resurser frigörs för andra tjänster.  

När man kommer överens om olika förfaranden är det viktigt att de är konsekventa och så tydliga som möjligt. På så sätt undviks missförstånd. 

Dessa frågor bör lösas när man avtalar om förfaranden: 

• Vilken frånvaropraxis passar för arbetsplatsen?  

• Vem ska jag meddela om sjukfrånvaro?   

• Om den person till vilken anmälan ska göras inte är tillgänglig, vilka är reservarrangemangen?  

• Hur kan man anmäla om frånvaro?  

• Vad har man kommit överens om på arbetsplatsen gällande kontakt under sjukfrånvaro?  

• Hur registreras frånvaro på arbetsplatsen i uppföljningssyfte?  

• Vilken form av bevis (läkarintyg eller motsvarande) krävs och i vilket skede?  

Med stöd av lagen om integritetsskydd i arbetslivet kan arbetsgivaren, med arbetstagarens samtycke, behandla hälsoinformation, såsom läkarintyg eller läkarutlåtande med diagnostisk information, i syfte att bedöma sjukfrånvaro endast på det sätt som anges i 5 § i lagen. 

Dessa legitima syften för behandling av anställdas hälsouppgifter inkluderar: 

• fastställande av grundad anledning till frånvaro för att möjliggöra utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämställbara förmåner  

• utredning av arbetsförmåga på den anställdes uttryckliga önskan och till exempel anpassning av arbetet baserat på hälsoinformation eller ett utlåtande  

• annat syfte som uttryckligen föreskrivs i lag.  

Den anställdes känsliga hälsouppgifter måste lagras åtskilda från andra personuppgifter som arbetsgivaren samlar in. 

Lagen om integritetsskydd i arbetslivet innehåller bestämmelser beträffande röjande och sekretessbeläggning av arbetstagarens hälsouppgifter, till exempel diagnos eller sjukdomens art.  

Uppgifter om hälsotillstånd får behandlas endast av personer som utifrån uppgifterna bereder eller fattar beslut om ett arbetsavtalsförhållande eller verkställer dem. Arbetsgivaren skall uppge namnet på dessa personer eller fastställa de uppgifter som omfattar behandling av uppgifter om hälsotillstånd. De som behandlar uppgifter om hälsotillstånd får inte röja uppgifterna för utomstående under arbetsavtalsförhållandet eller efter att det har upphört.  

Behandlingen av sjukfrånvarouppgifter och relaterade dokument kräver sakkunskap. Arbetsgivaren ska utbilda sin personal i behandling av personuppgifter på det sätt som lagen föreskriver och se till att de personer som behandlar personuppgifter inom organisationen känner till och följer reglerna för tystnadsplikt och datasekretess samt bestämmelserna i dataskyddslagen. 

Läkarintyget eller utlåtandet får överlämnas från arbetsplatsen till en producent av företagshälsovård för att utföra arbetsuppgifterna, såvida inte arbetstagaren har förbjudit detta.  

Enligt dataskyddsombudsmannens anvisningar ska de anställda informeras om denna möjlighet att förbjuda utlämning av uppgifter. Om man på arbetsplatsen har för avsikt att införa en praxis för utlämnande av uppgifter eller ändra sin praxis i denna fråga, bör saken behandlas i arbetsplatsens samarbetsförfarande. Arbetstagarna bör informeras om arbetsplatsens praxis för hantering och utlämning av personuppgifter, sjukfrånvarouppgifter och hälsouppgifter. 

Dessa frågor bör lösas när man avtalar om förfaranden: 

• Vilka personer på arbetsplatsen har rätt att behandla frånvarouppgifter?  

• Hur sköts överföringen och hanteringen av de utredningar, t.ex. intyg och utlåtanden, som arbetsplatsen kräver?  

• Hur försäkrar man sig om att de personer på arbetsplatsen som har rätt att hantera sjukfrånvarouppgifter har fått utbildning för sin uppgift och känner till lagstiftningens sekretessbestämmelser?  

• Hur sköter man arbetsplatsens statistikföring och hantering av frånvarouppgifter på ett ändamålsenligt och säkert sätt? 

När det gäller tidigt stöd för hälsa och arbetsförmåga är det bra om man på arbetsplatsen kan komma överens om gränsvärden för sjukfrånvaro och vilka åtgärder som vidtas om gränsvärdena överskrids.  

Den praxis och de uppföljningsåtgärder för frånvaro man kommit överens på arbetsplatsen är en del av åtgärderna för stödjande av de anställdas arbetsförmåga och tidig identifiering av hot mot arbetsförmågan. Detta är en del av bra första linjens chefskap och i vidare bemärkelse en god arbetsförmågeledning på arbetsplatsen. 

Exempel på gränsvärden som överenskommits på arbetsplatsen: 

När gränsvärdekriteriet uppfylls, ordnas ett samtal om tidigt stöd för att inleda nödvändiga åtgärder. En enhetlig praxis är en förutsättning för förtroende och jämlikhet på arbetsplatsen. 

Dessa frågor bör lösas när man avtalar om förfaranden: 

• Vilka gränsvärden är lämpliga enligt praxis för diskussioner på arbetsplatsen?  

• Hur och på vilket sätt är information om sjukfrånvaro tillgänglig för de personer som ansvarar för de överenskomna åtgärderna?  

• Vilka frågor i samband med frånvarouppföljningen och åtgärderna behöver diskuteras med företagshälsovården?  

Lagen om företagshälsovård och sjukförsäkringslagen ålägger arbetsgivaren att meddela företagshälsovården om en arbetstagare är sjukskriven i mer än en månads tid, antingen fortlöpande eller i kortare perioder sammanlagt.   

Syftet med sjukförsäkringslagen och lagen om företagshälsovård är att stödja arbetsförmågan när sjukdom eller tillfrisknande kräver en längre tid. Arbetsgivaren, arbetstagaren och företagshälsovården uppmuntras att utreda den sjuke arbetstagarens situation och överväga arbetsarrangemang för att stödja återgången till arbetet. 

Arbetsgivaren ska anmäla arbetstagarens sjukfrånvaro till företagshälsovården senast när frånvaron har pågått i sammanlagt 30 dagar under ett år, antingen kontinuerligt eller i kortare perioder.  

När arbetsoförmågan har varat i 60 dagar ska den behandlande läkaren eller företagsläkaren utreda om rehabilitering kan vara till hjälp för att återhämta sig från sjukdomen.  

Företagshälsovården bedömer behovet av rehabilitering och leder rehabiliteringen i samarbete med den övriga hälso- och sjukvården. Rehabilitering som påbörjas i tid är ett effektivt sätt att stödja tillfrisknandet och återgången till arbetet. 

Företagshälsovården bedömer arbetstagarens återstående arbetsförmåga och utreder tillsammans med arbetsgivaren och arbetstagaren möjligheterna att återgå till arbetet. Ett nätverksmöte är en bra metod för detta.  

Företagsläkaren upprättar ett A- eller B-utlåtande över arbetstagarens arbetsförmåga. Upprättandet av utlåtandet ingår i företagshälsovårdens lagstadgade verksamhet. FPA uppmanar per brev arbetstagaren att lämna in utlåtandet till FPA senast när sjukdagpenningen har betalats ut i 90 dagar. 

Det är nödvändigt att regelbundet se över arbetsplatsens sjukfrånvarostatistik tillsammans med företagshälsovården.  

Uppgifterna kan jämföras per bransch, mellan olika enheter och/eller verksamhetsställen, om det statistiska materialet är tillräckligt stort och behandlingen inte äventyrar den enskilda individens datasekretess. I små företag, eller på liknande sätt i en liten enhet på arbetsplatsen, är möjligheterna till statistisk bearbetning mer begränsade. Analys av och reflektion kring uppgifterna tillsammans med företagshälsovården är en del av styrningen av den gemensamma verksamheten utifrån sjukfrånvarouppgifter. 

Dessa frågor bör lösas när man avtalar om förfaranden: 

• Hur heltäckande är den tillgängliga informationen om frånvaro och frånvaroorsaker?  

• Vilken statistik kan vi behandla och använda utan att äventyra datasekretessen?  

• Hur har man kommit överens med företagshälsovården om arbetsfördelningen?  

• Hur ser statistiken ut med avseende på sjukfrånvarons struktur, antal, orsaker och fördelning?  

• Finns det uppgifter i uppföljningsperiodens statistik som kan förklaras av en enskild avvikande faktor?  

• Vad kan arbetsplatsen göra för att förbättra sin statistik och vad borde man satsa på inom företagshälsovårdsamarbetet för att främja hälsa och arbetsförmåga?  

Några exempel på nyckeltal som ofta används vid analys och presentation:

• Sjukfrånvaroprocent beräknas genom att dividera sjukfrånvarotid med teoretisk regelbunden arbetstid. Resultatet multipliceras med 100 % vilket som slutresultat anger personalandelen i procent.
• Genomsnittlig sjukfrånvaro per person (dagar eller timmar/person) beräknas genom att dividera sjukfrånvarotid med personalantal.
• Genomsnittlig sjukfrånvarotid (dagar eller timmar/person) beräknas genom att dividera sjukfrånvarotid med antal sjukfrånvarotillfällen.
• Antal sjukfrånvarotillfällen per person (st/person) beräknas genom att dividera sjukfrånvarotillfällen med personalantal.
• Långtidsfriska (procent) beräknas genom att dividera antalet personer som under uppföljningsperioden inte varit frånvarande på grund av sjukdom med personalantal. Resultatet multipliceras med 100 % vilket som slutresultat anger personalandelen i procent.

Arbetsförmågeaspekten är viktig att beakta vid all vård och rehabilitering. Genom att stödja och uppmuntra arbetstagaren att återgå till arbetet främjar man tillfrisknandet och återställandet av arbetsförmågan. Företagshälsovården samordnar de åtgärder som behöver vidtas för att stödja arbetsförmågan på arbetsplatsen i samarbete med primärvården, den specialiserade sjukvården och rehabiliteringen. Genomförandet förutsätter ett gott samarbete och informationsutbyte mellan olika instanser.  

När vården sker inom primärvården eller den specialiserade sjukvården är det bra att påminna arbetstagaren om att kontakta företagshälsovården.  

Företagshälsovården bedömer arbetstagarens arbetsförmåga i förhållande till arbetskraven och den återstående arbetsförmågan. I denna bedömning behöver företagsläkaren den behandlande läkarens och rehabiliteringsinstansens synpunkter på sjukdomens inverkan på den anställdes funktionsförmåga. Företagshälsovårdens utlåtande behövs alltid när arbetstagaren har beviljats sjukdagpenning i 90 dagar, även om behandlingen fortsätter till exempel inom den specialiserade sjukvården.  

För att företagshälsovården ska kunna ta ställning till den återstående arbetsförmågan och möjligheterna att återgå till arbetet behöver den information från den behandlande läkaren om sjukdomen, dess behandling, prognos och inverkan på funktionsförmågan. Företagshälsovården begär denna information från den behandlande läkaren med arbetstagarens samtycke. Arbetstagaren kan också själv be den behandlande läkaren att skicka informationen till företagsläkaren. Detta påskyndar arbetet inom företagshälsovården.