Stöd arbetsförmågan!

Båda aktörerna inom företagshälsovårdssamarbetet har ofta modellbeskrivningar för stöd av arbetsförmågan i den egna verksamheten. Målen för samarbetet är dock inte alltid tydliga, utan grundar sig på antaganden om den andra aktörens roll och praxis. Därför måste man inom företagshälsovårdssamarbetet reaktivt lösa problem som uppkommer, varvid man inte kan bilda sig en helhetsuppfattning om arbetsplatsens situation i fråga om arbetsförmågan.

Genom att bygga upp ett förtroende mellan aktörerna, skapa en tydligare gemensam syn och komma överens om rollerna och praxisen i företagshälsovårdssamarbetet fås ett effektivare samarbete där det är möjligt att bedriva förebyggande verksamhet.

Så gott som varje organisation har en modell för tidigt stöd eller tidigt ingripande. En del har en modell som de skapat själva och andra använder en modell som företagshälsovården tillhandahåller. Utgångspunkten är att inget av tillvägagångssätten är sämre än det andra, det väsentliga är hur modellen används i organisationen. Tyvärr används inte alltid modellen för tidigt ingripande eller tidigt stöd aktivt av cheferna och den gemensamma praxisen med företagshälsovården har inte alltid klarlagts.

Man måste se till att cheferna kan använda sig av överenskommen praxis till stöd för personalens arbetsförmåga. Genom att i förväg ta fram praxis för tidigt stöd och tidigt ingripande även i svåra och komplicerade situationer, ges cheferna bättre förutsättningar och möjligheter att lyckas i sitt arbete. Särskilt i det förebyggande arbetet behövs det tydliga gemensamma spelregler för samarbetet mellan organisationen och företagshälsovården.

Bild. Mall för beskrivning av besvärliga situationer vid stöd av arbetsförmågan

Stöd av arbetsförmågan utgör naven i företagshälsovårdssamarbetet. Å andra sidan kan dess betydelse hamna i skymundan till förmån för rutinmässig och stereotyp praxis. Ibland kan stödet av arbetsförmågan vara reducerat till praxis för tidigt stöd ur arbetsplatsens synvinkel och till enbart hälsorådgivning ur företagshälsovårdens synvinkel. Det krävs klara roller och ansvar för stöd av arbetsförmågan samt även en tydlig koppling till organisationens ekonomi.

Genom att tillsammans med cheferna granska kostnader för arbetsoförmåga kan man synliggöra kostnader som de vanligen inte känner till och understryka betydelsen av förebyggande verksamhet även med tanke på ekonomin. Dessutom kan en gemensam genomgång av möjligheterna till yrkesmässig rehabilitering och olika alternativ ge nya former och gemensamma mål i verksamheten, vilja att söka mer omfattande och tidigare lösningar samt skapa en grund för djupare diskussioner.

Samordna betydelsen av, ansvaret för och rollfördelningen i arbetet med 
stöd för arbetsförmågan på arbetsplatsen  

Utgångsläget är ofta att arbetsplatsen och företagshälsovårdsenheten båda har utarbetade mallar hur man arbetar i situationer som kräver åtgärder för att stöda arbetsförmågan. 

Aktörerna är trots det okunniga om vad den andra parten gör i praktiken. 

• Identifiera de personer i organisationen som behandlar frågor som berör arbetsförmåga: 
  • de som ansvarar för att gå diskussioner som inbegriper tidigt stöd 
  • de som har hand om arbetsarrangemangen på arbetsplatsen, har hand om frågor som till exempel berör återgång i arbetet efter längre sjukfrånvaro eller lösningar som berör ersättande arbete   
  • de som fattar beslut om praxisen på arbetsplatsen gällande stöd för arbetsförmågan  
• Identifiera de personer på företagshälsovårdsenheten vars sakkunskap är central när det gäller att i samarbete med arbetsplatsen arbeta med frågor gällande arbetsförmågan.  
• Reservera tid för att tillsammans granska handlingsmodellen för tidigt stöd av arbetsförmågan. Gå igenom handlingsmodellen steg för steg och samordna handlingsmodellen på så sätt att företagshälsovårdsenhetens resurser används i de knutpunkter som är centrala för arbetsplatsens verksamhet, smidigheten i arbetet och centrala när de gäller risken för arbetsoförmåga. 
• Till exempel 
  • följer man handlingsplanen – gås diskussionerna som överenskommet 
  • hur håller man företagshälsovården ajour 
  • hur fungerar växelverkan mellan förmännen och företagshälsovårdsenheten 
  • finns det flaskhalsar i samarbetet eller blinda fläckar i samarbetet som förblir osynliga 
  • vad är innehållet och målsättningen i de åtgärder som företagshälsovårdens verksamhet innehåller  
  • kom på ett konkret sätt överens om rollfördelningen och ansvaret i de olika skedena   
• Behandla tillsammans vilka riskerna är för förlängd arbetsoförmåga bland personalen på arbetsplatsen och vilka kostnader arbetsoförmåga medför. Bakgrundsmaterial för diskussionen kan till exempel vara försäkringsbolagens material och statistik eller arbetsplatsens egen statistikföring gällande kostnaderna. Vid sidan om denna information är det av värde att följa upp de möjligheter yrkesinriktad rehabilitering kan bidra med.   
• Diskutera vilka möjligheter som finns att preventivt stöda arbetsförmågan på arbetsplatsen och skapa nya möjligheter till samarbete med detta i sikte.  

I vissa organisationer har man noggrannare sett till och planerat för andra produktionsfaktorer än för människorna. Genom att ta modell av god praxis i affärsverksamheten för ledning av arbetsförmågan kan praxisen snabbare implementeras i organisationen och personalen förbinda sig till den.

På arbetsplatserna kan ett proaktivt tänkesätt vara jämförbart med underhållsplanerna för olika maskiner. När maskinerna underhålls och servas håller de längre, vilket medför smidigare produktion och högklassiga produkter. Samma tänkesätt kan tillämpas på personalens hälsa och arbetsförmåga.

Nyttiggör goda modeller för förebyggande verksamhet som finns på arbetsplatsen i företagshälsovårds-samarbetet 

Principer om förebyggande verksamhet som redan finns på arbetsplatsen gällande underhåll av maskiner och apparatur, underlättar appliceringen av samma idé för företagshälsovårdssamarbetet för att stöda personalens arbetsförmåga.  

• Granska de förebyggande modeller som finns i bruk på arbetsplatsen, t ex maskinparkens underhållsprogram. 
• Ur programmet kan man överföra modeller som appliceras för ledning av stöd för arbetsförmågan. Notera följande aspekter: 
  • Förebyggande verksamhet 
  • Planmässighet 
  • Uppföljning 
• Gör upp en liknande modell åt förmännen för ledningen av arbetshälsa, arbets- och funktionsförmåga  
  • Kom överens om ett gemensamt regelverk, handlingsmodell, rollfördelning och målsättning 
  • Det förebyggande arbetet kan inkludera ”Underhållsmöten” för arbetsplatsens och företagshälsovårdens representanter samt möten mellan förmän och medarbetare. 
  • Företagshälsovårdssamarbetet kan också underhållas och bidra med skapandet av gemensamt överenskomna handlingsmönster. 

Nyttan: 

• Möjliggör ett tidigt ingripande och skapar möjlighet att ta upp svårhanterliga ärenden i ett tidigt skede. 
• Ett tidigt ingripande bidrar till att man snabbt kan påverka risker för arbetsförmågan 
• Förebyggande arbete stöder ett bättre arbetsklimat, minskar sjukfrånvaron och kostnader.

Planering och införande av en modell för ersättande arbete testar företagshälsovårdssamarbetets funktionalitet. För att implementeringen ska lyckas krävs det stort engagemang i verksamhetsmodellen och noggranna förberedelser i samarbete med företagshälsovården. Man måste komma överens om gemensamma spelregler både internt på arbetsplatsen och inom företagshälsovårdens verksamhet. Man ska bland annat komma överens om hur ersättande arbete ska antecknas i uppföljningssystem för sjukfrånvaro.

Företagshälsovårdssamarbete och ersättande arbete på arbetsplatsen 

Arbetsplatsen vill aktivt stöda återgång i arbetet genom att skapa en handlingsmodell för att möjliggöra ersättande arbete med avsikt att underlätta återgången. 

• Verksamheten för att skapa möjligheter till ersättande arbete inkluderas i arbetsplatsens personalledarskap 
• Informationsgången är viktig för alla som berörs: arbetarskyddet, förmännen, personalen och företagshälsovårdsenheten som samarbetspart 
  • Feed-back på arbetsplatsen 
  • Företagshälsovårdsenheten förmedlar informationen internt och försäkrar sig om de egna handlingsmönstren och vilka samarbetsåtgärder som blir aktuella för att modellen med ersättande arbete på arbetsplatsen skall bli så smidig som möjligt 
• Efter återkopplingsdiskussionen på arbetsplatsen besluter man om de fortsatta åtgärderna och när modellen tas i bruk  
• En enhet på arbetsplatsen blir objekt för ett pilotförsök 
  • På basen av enhetens erfarenheter görs beslut om utvidgning av verksamheten 
  • Företagshälsovårdsenheten deltar aktivt i planeringen och genomförandet av pilotförsöket med enheten och granskar sina interna handlingsmönster  
• Vid pilotförsöket på enheten granskas inledningsvis med personalen vilka arbetsuppgifter som arrangemanget omfattar och sedan kommer man överens om förfaringssättet.  
  • Arbetsplatsens enhet informerar företagshälsovårdsenheten och de ansvariga för företagshälsovårdssamarbetet. Förfaringssättet och handlingsmodellen granskas i sin helhet 
    • parterna kommer konkret överens om informationsgången 
    • parterna kommer överens om hur verksamheten följs upp och utvärderas  
• Verksamheten utvärderas systematiskt i samarbetet 

Genom att stödja och utveckla organisationens verksamhetsmodell för tidigt stöd i samarbete med företagshälsovården kan en fungerande kommunikation implementeras i processen. Företagshälsovårdsaktörerna har ofta egna modeller och praxis, men dessa kan nödvändigtvis inte tillämpas direkt i organisationens verksamhet. I det gemensamma arbetet bör man som utgångspunkt ha antingen organisationens utkast eller företagshälsovårdens modell.

När modellen och verksamheten utvecklas bör man skilja frågor förknippade med arbetet och arbetsarrangemangen från frågor förknippade med personalens hälsa. I båda fallen bör information om förda diskussioner dock överlåtas till företagshälsovården på överenskommet sätt. Man bör skapa en entydig och smidig praxis för kommunikationen så att den så bra som möjligt passar in i chefernas och arbetstagarnas normala arbete. Vid utvecklingen av modellen är det mycket viktigt att man i detalj kommer överens om verksamhetssätten och ansvarsfördelningen. Till exempel förberedelser för diskussioner om arbetsförmågan och diskussionens gång bör avtalas noggrant.

I förändringssituationer ställs stora förväntningar på chefsarbetet. De som är i chefsställning utsätts ofta för påtryckningar från både den högre ledningen och medarbetare. Beroende på förändringens natur kan den belasta chefen i betydande grad.

Genom att i förändringssituationer erbjuda stöd i chefsarbetet i form av arbetshandledning, förberedande eller på annat sätt organiserade diskussionsforum, kan företagshälsovården redan i förebyggande syfte erbjuda cheferna redskap för hantering av den psykiska belastningen. Diskussioner i förändringssituationer under ledning av sakkunniga inom företagshälsovården fungerar som en viktig kanal för hantering och avlastning av den känslomässiga belastningen i chefsarbetet. Dessutom skapar diskussioner tillsammans med egna kollegor en gemensam syn på genomförandet av förändringen och stärker förtroendet mellan cheferna. Företagshälsovårdssamarbetet ska vara så systematiskt och tätt att det är möjligt att bedöma belastningsfaktorer i samband med förändringen, förutse behovet av stöd och planera behövliga lösningar.

Bild. Verksamhetsmodell för stöd till chefer.

Grundandet av en ny enhet eller andra omfattande organisationsförändringar är omtumlande för hela arbetsgemenskapen. Grunduppgiften kan uppfattas som försvunnen och samarbetsmodellerna borttappade. Det behövs en genomgång av enskilda arbetsbeskrivningar och ansvarsfördelningen. En arbetsplatsutredning som utgår från det vardagliga arbetet är till hjälp för både arbetstagarna och cheferna. Den skapar möjligheter för att tillsammans hitta lösningar som främjar en smidig vardag. I processen söker företagshälsovården tillsammans med arbetsplatsen genomförbara lösningar som förbättrar smidigheten i vardagen och främjar arbetshälsan i arbetsgemenskapen.

I ett äkta kundorienterat verksamhetssätt beaktar den arbetsplatsutredning som utgår från arbetsverksamheten arbetsplatsens speciella drag och behov. En möjlighet att ge stöd till arbetsplatsen är att utöver de möten som ingår i den arbetsverksamhetsfokuserade processen även erbjuda mellanmöten. Även lättare, mer informella arbetsplatsbesök främjar ett smidigt samarbete och fördjupar arbetsplatsutredningen.

Arbetsplatsbesöken är en fortsättning på den arbetsplatsutredning som 
utgår från arbetsverksamheten 

Behandlingen av arbetsplatsens situation avslutades inte i och med arbetsplatsutredningen utifrån arbetsverksamheten, utan arbetsplatsen och dess chefer upplevde att de behövde stöd av företagshälsovården även efter arbetsplatsutredningen. Företagshälsovården upplevde att 
den genom den metod som utgick från arbetsverksamheten fick djupgående information om arbetet och arbetsplatsens situation, vilken den kan dra nytta av även in fortsättningen.  

För arbetsplatsen planerades i fortsättningen månatliga arbetsplatsbesök. Då besökte 
företagshälsovårdens representanter arbetsplatsen för att höra sig för om arbetsplatsens situation. Arbetsplatsbesökens syfte:  

1. Företagshälsovården följer upp den psykosociala belastningen på arbetsplatsen och kan rikta sin egen verksamhet enligt behoven 
2. Stöd och uppföljning av genomförandet av de utvecklingsuppgifter som planerats under den arbetsplatsutredning som utgår från arbetsverksamheten
3. Å andra sidan kan ett besök innebära att företagsfysioterapeuten besöker arbetsplatsen för att observera belastningsfaktorer och söka lösningar för dessa  
4. Arbetstagarna ges möjlighet att framföra ärenden direkt till representanten för företagshälsovården 
5. Chefen får stöd i sitt arbete vid problemsituationer och förändringar på arbetsplatsen 

Nätverksmöte om arbetsförmåga – eller trepartsmöten som de kallas i vissa organisationer – är ett utmanade och även spännande tillfälle för alla som deltar i diskussionen. Arbetstagaren kan känna sig osäker på hur man kommer att diskutera hans eller hennes hälsa och vilka lösningar diskussionen kan medföra. Chefen deltar kanske för första gången i en motsvarande diskussion och han eller hon känner sig mycket osäker på vilka frågor som kan och vilka som inte kan tas upp.

Företagshälsovårdens roll som utomstående expert torde vara den tydligaste i dessa diskussioner, men ofta tilldelas den större ansvar för beslutsfattandet i ärendet än vad som är möjligt.

Det lönar sig att satsa och förbereda sig inför diskussioner om arbetsförmåga. Organisationen bör skapa en praxis där hela verksamhetsmodellen för tidigt stöd beskrivs och diskussionen om arbetsförmåga som en del av den. Alla som ska delta i diskussionen om arbetsförmåga bör få konkreta hållpunkter med vars hjälp deltagaren kan förbereda sig inför diskussionen. Ju mer konkret hållpunkterna för förberedelserna av diskussionen om arbetsförmågan beskrivs, desto lättare är det att följa dem.

Mer information om hur du kan förbereda dig för nätverksmötet