Planering av verksamheten

Hur planeras verksamheten på ett bra sätt? Principerna för god praxis stöder arbetsplatserna och företagshälsovården i planeringen och utvecklingen av verksamheten. Målet är att verksamhetsplaneringen ska stödja arbetsplatsens strategi och ledning av arbetsförmågan. 

Roller

Arbetsplatsen ansvarar för planeringen av verksamheten.

I samband med planeringen deltar företagshälsovårdens representanter i egenskap av sakkunniga på förhållandet mellan arbete och hälsa.

Arbetarskyddsorganisationen deltar i planeringen av verksamheten i egenskap av expert på arbetarskydd.

I planeringen av verksamheten deltar från arbetsplatsen de personer som behövs för att utarbeta planen och för beslutsfattandet .

Från företagshälsovården deltar i planeringen av verksamheten de yrkesgrupper som är väsentliga med tanke på  arbetsplatsens behov inom  arbetshälsa och arbetssäkerhet.

1. Planeringen av verksamheten grundar sig på arbetsplatsens behov

Verksamhetsplanen grundar sig på de behov inom arbetshälsa och arbetssäkerhet på arbetsplatsen som arbetsplatsen och företagshälsovården gemensamt har  fastställt. 

Behovet är ett utvecklingsobjekt eller ett problem på arbetsplatsen som identifieras gemensamt av arbetsplatsen och företagshälsovården och som kan påverkas genom företagshälsovårdssamarbetet  på ett sätt som främjar säkerheten och hälsoförhållandena på arbetsplatsen samt  personalens arbetsförmåga.

Kartläggningen av arbetsplatsens behov baserar sig på en utredning och bedömning av arbetsplatsens risker och åtgärdsförslag i den aktuella arbetsplatsutredningen, annan väsentlig information som samlats in på arbetsplatsen och inom företagshälsovården samt branschinformation. Vid insamling och behandling av uppgifter följs gällande  bestämmelser om dataskydd.

Vid planeringen av verksamheten beaktas de olika behov som förekommer på olika verksamhetsställen, i olika yrkesgrupper och arbetsuppgifter på arbetsplatsen. 

Utifrån den information som arbetsplatsen och företagshälsovården producerar och analyserar bildas en gemensam lägesbild av arbetsplatsens behov. Av dessa väljs de som är av största vikt med tanke på att stödja och främja arbetstagarnas hälsa och arbetsförmåga. I beslutsfattandet beaktas arbetsplatsens och företagshälsovårdens resurser och möjligheter på ett realistiskt sätt. De mest centrala behoven dokumenteras  i verksamhetsplanen.

2. Målen fastställs utifrån arbetsplatsens behov 

I företagshälsovårdssamarbetet kommer man överens om tydliga och konkreta mål som baserar sig på arbetsplatsens och företagshälsovårdens gemensamt identifierade behov. Vid behov kan delmål formuleras.

Inom företagshälsovårdssamarbetet kommer man överens om prognostiska och resultatinriktade samt kvalitativa och kvantitativa indikatorer  som används för att bedöma hur målen uppnås.

De överenskomna målen samt planen för uppföljning och utvärdering dokumenteras i verksamhetsplanen och vid behov i årsklockan för företagshälsovårdssamarbetet.

3. Åtgärder för att uppnå målen

Företagshälsovårdens och arbetsplatsens åtgärder som syftar till att uppnå målen väljs utifrån ändamålsenliga och tillförlitliga metoder.

Tillsammans kommer man överens om vem som ansvarar för genomförandet av de överenskomna åtgärderna och inom vilken tidtabell de ska genomföras.

I verksamhetsplanen dokumenteras åtgärder som syftar till att uppnå målen, ansvariga parter, ansvarspersoner och tidsschemat för genomförandet.

4. Verksamheten följs upp och utvärderas

Genomförandet av  åtgärderna  och hur målen har uppnåtts utvärderas regelbundet med hjälp av överenskomna indikatorer.

Utifrån resultaten bedöms  om  de planerade, uppföljda och utvärderade åtgärderna har gett önskade effekter, dvs. förändringar som främjar hälsa och arbetsförmåga i arbetet, arbetsförhållandena, arbetsgemenskapen och för arbetstagaren.

Resultaten av utvärderingen nyttiggörs kontinuerligt i planeringen och inriktningen av verksamheten för att främja arbetsförmågan och arbetssäkerheten. Eventuella ändringar uppdateras i verksamhetsplanen.

Uppföljning och utvärdering genomförs för att påvisa  effekterna och verkningsfullheten. Effekterna av verksamheten bedöms med hjälp av indikatorer som baseras  på de uppställda målen och åtgärderna. Verkningsfullheten kan utvärderas på längre sikt över flera år  eller genom att förutse framtida och sannolika effekter.

Effekterna, bedömningen av verkningsfullheten och nödvändiga ändringar i verksamheten dokumenteras i verksamhetsplanen.

Anvisningen har genomförts som en del av projektet Verktygslåda för psykisk hälsa , som är en del av Programmet för psykisk hälsa i arbetslivet. Projektet finansierades via social- och hälsovårdsministeriet med medel från EU:s tillfälliga återhämtningsinstrument (NextGeneration EU).

Processanvisningen för planering av verksamheten riktar sig till företagshälsovårdsproducenter. Anvisningen omfattar följande:

• fastställande av arbetsplatsens behov
• principer för fastställande av mål
• principer för fastställande av åtgärder
• fastställande av rådgivning och handledning
• uppföljning av verksamhetsplaneringen och överenskommelse om utvärderingsåtgärder
• fastställande av helhetsbilden av och kostnadsberäkningen för företagshälsovårdsverksamheten.

1. Beskriv identifieringen av arbetsplatsens behov i prioritetsordning

• Fastställ vad arbetsplatsens behov innebär (till exempel ett problem eller ett utvecklingsobjekt som har identifierats med hjälp av arbetsplatsens riskbedömning  och arbetsplatsutredning).
• Beskriv att planeringen av verksamheten ska var förenlig med en aktuell arbetsplatsutredning.
• Beskriv att rollerna och ansvarsområdena för verksamhetsplaneringen utgår från arbetsplatsens behov.
  • Beakta olika yrkesgrupper, arbetsuppgifter och verksamhetsställen.

2. Beskriv fastställda mål utifrån arbetsplatsens behov

• Upprätta en anvisning för fastställande av konkreta och mätbara mål.
  • Vid fastställande av målen  beaktas arbetsplatsens storlek, yrkesgrupper, arbetsuppgifter och information från eventuella  olika verksamhetsställen samt utgångsläget.

3. Beskriv hur motiverade åtgärder fastställs

• Beskriv behovet av att motivera åtgärderna, på medicinsk, juridisk eller annan grund.
• Beskriv tidsplanen och ansvarsfördelningen för att uppnå målen.

4. Beskriv uppföljning och utvärdering av verksamhetsplaneringen

• Beskriv hur uppföljningen av genomförandet av de överenskomna åtgärderna schemaläggs.
• Beskriv hur roller och ansvar fastställs. 

5. Beskriv hur man kommer överens om vad som är föremål för bedömning av verkningsfullheten

• Beskriv hur man härleder vad som är föremål för bedömning av verkningsfullheten.
• Beskriv vad som avses med verkningsfullhet i planeringen av verksamheten.
• Beskriv hur man använder prognostiska och resultatinriktade kvalitativa och kvantitativa indikatorer i uppföljningen av hur målen uppnåtts.

6. Beskriv hur man fastställer rådgivning och handledning

• Beskriv hur man bedömer behovet av rådgivning och handledning.
• Beskriv hur målen sätts upp.
• Beskriv hur målgrupperna fastställs.
• Beskriv vilka metoder som används för att nå målen.
• Beskriv hur man följer upp genomförandet av rådgivning och handledning och hur man bedömer verkningsfullheten av dessa.

7. Beskriv helhetsbilden av och kostnadsberäkningen för företagshälsovårdsverksamheten

• Ge anvisningar om hur företagshälsovårdsverksamheten i sin helhet kan beskrivas: 
  • Vad görs i företagshälsovårdssamarbetet under verksamhetsperioden?
• I företagshälsovårdens kostnadsberäkning ges anvisningar om  att beskriva:
  • verksamhet som ersätts i ersättningsklass I och II
  • verksamhet som inte ersätts.

Anvisningen har genomförts som en del av projektet Verktygslåda för psykisk hälsa, som är en del av Programmet för psykisk hälsa i arbetslivet. Projektet finansierades via social- och hälsovårdsministeriet med medel från EU:s tillfälliga återhämtningsinstrument (NextGeneration EU).