Introduktion av arbetstagare som rekryterats från utlandet i arbetet och arbetslivet

En ny arbetstagare ska alltid introduceras i åtminstone:arbetsuppgifterna

• målen och arbetstagarens eget ansvarsområde
• arbetsutrymmena och arbetsredskapen
• arbetsskiften och arbetsplatsens tidtabeller
• arbetsplatsens källor till information och stöd
• säkra och sunda arbetssätt
• risker i anslutning till arbetet samt agerande i störnings- och undantagssituationer.

Dessutom bör organisationen i introduktionen beakta att arbetstagaren introduceras i arbetsgemenskapens arbetssätt och spelregler, till exempel likabehandling och ett beteende där man visar respekt för andra, samt att arbetstagaren får bekanta sig med arbetsgemenskapen och kollegorna. 

Introduktionen kräver tid och resurser i början, men det lönar sig att satsa på den. Vid introduktionen av arbetstagare som rekryterats från utlandet är det viktigt att beakta att arbetstagarna inte nödvändigtvis känner till kulturen i det finländska arbetslivet, praxis, lagstiftning eller vårdbranschens särdrag. Även om dessa teman skulle ha behandlats i utbildningen i utreselandet måste olika praxis och regler ofta ännu läras in.

Trots utbildningen i utreselandet kan arbetstagarna möta överraskningar och utmaningar när de inleder arbetet och etablerar sig i Finland.

Utbildning i utreselandet ordnas för arbetstagarna medan de ännu befinner sig i utreselandet. Utöver att studera finska/svenska får arbetstagarna i allmänhet bekanta sig med kulturen, samhällssystemet, arbetslivet och praktiska frågor som berör livet i Finland.

Det är bra om den rekryterande organisationen och rekryteringsföretaget kommer överens om utbildningens innehåll och mål så att de motsvarar de verkliga behoven. Det är viktigt att säkerställa att arbetstagarna fattar beslut om att flytta till Finland på basis av realistisk information och inte har orealistiska förväntningar.

Utöver Finlands kända attraktionsfaktorer bör utbildningen också behandla till exempel prisnivån, lönenivån, beskattningen och klimatet på ett realistiskt sätt. Arbetstagare som rekryterats till Finland kan också ha nytta av mer omfattande information om den framtida arbetsplatsen och arbetsuppgifterna eftersom det hjälper dem att redan på förhand orientera sig i det kommande arbetet. Det är också bra att behandla olika yrkesbeteckningar inom vårdbranschen och deras befattningsbeskrivningar och lönenivå innan personerna anländer till Finland.

Introduktionen till organisationen och mottagandet vid enheten kan inledas till exempel genom att organisationen skickar förhandsmaterial om organisationen och ordnar ett webbmöte med den arbetstagare som rekryteras från utlandet redan innan personen flyttar till Finland.

När en organisation rekryterar flera personer från utlandet på en gång är det förnuftigt att ordna en del av introduktionen centraliserat för den grupp som anländer samtidigt. Till exempel personalförvaltningen eller den koordinator som ansvarar för rekryteringen från utlandet kan ansvara för detta.

Den centraliserade introduktionen bör i stor utsträckning omfatta frågor som berör det finländska arbetslivet. Till exempel följande teman kan behandlas: 

• Uppgifter om anställningsförhållandet
  • Arbetstidslagstiftningen
  • Lönebildning och beskattning
  • Semester
• Arbetsförmåga, sjukdom och välbefinnande
  • Insjuknande och lön för sjuktid
  • Företagshälsovårdens tjänster
  • Organisationens praxis som stöder arbetsförmågan
• Arbetarskydd och säkerhet
  • Arbetsplatsens säkerhetsbestämmelser
  • Förebyggande av farliga situationer
  • Rätt till en trygg arbetsmiljö
• Familjeledigheter och annan frånvaro
  • Föräldraledigheter
  • Studieledigheter och andra lagstadgade ledigheter
• Utbildnings- och utvecklingsmöjligheter
  • Utbildningar som arbetsgivaren erbjuder
  • Stöd för karriärutveckling
• Samarbete på arbetsplatsen
  • Samarbete mellan arbetstagaren och arbetsgivaren
  • Förtroendemannasystemet och fackförbunden samt stöd och hjälp i arbetstagarens intressebevakning

Det är viktigt att förstå dessa saker för att arbetstagaren ska vara förtrogen med sina egna rättigheter och skyldigheter.

I introduktionen kan det också vara bra att centraliserat ge information om det finländska samhället, vardagen i Finland, fritidsaktiviteter och de möjligheter som den tredje sektorn erbjuder. Tydliga anvisningar och kontaktuppgifter hjälper arbetstagaren att vända sig till rätt aktör och hitta den information och det stöd som personen behöver.

Organisationen kan också utse en ansvarsperson eller ett ansvarsteam som har i uppgift att koordinera stödet för arbetstagare som rekryterats från utlandet. Fördelen med ett sådant arrangemang är att informationen koncentreras till en plats: arbetstagarna vet vem de kan kontakta om det uppstår frågor. Detta sparar också chefernas arbetstid. 

Det finns många sätt att genomföra introduktionen

En centraliserad introduktion kan genomföras på många sätt. Ett sätt är att ordna en längre tillställning på plats genast efter att arbetstagarna anlänt till Finland, till exempel under 1–2 dagar.  Introduktionen kan fortsätta även efter detta i form av regelbundna möten för hela gruppen.

Alternativt kan introduktionen genomföras som kortare gruppmöten på några timmar, som i början ordnas till exempel med några veckors mellanrum. Regelbundna möten ger arbetstagare som flyttat till Finland samtidigt möjlighet att dela erfarenheter och få stöd av varandra.

Mötena kan ordnas på webben eller som en tillställning på plats. Fördelar med ett möte på plats kan vara att det är lättare att interagera och bygga upp ett förtroende. Samtidigt kan arbetstagare som inleder sitt arbete samtidigt bekanta sig med och nätverka med varandra.

Inspelningar och tydligt skriftligt material till hjälp

En del av introduktionen kan genomföras med hjälp av inspelningar och tydligt skriftligt material som arbetstagare som rekryterats från utlandet kan bekanta sig med vid en tidpunkt som passar dem själva. Då är det dock viktigt att ordna möjlighet att ställa frågor och diskutera saker som är oklara.

Samma inspelningar och material kan användas också för grupper som rekryteras senare.

Introduktionen kan också centraliseras så att arbetstagare som arbetar på olika avdelningar och enheter vid samma verksamhetsställe samtidigt får introduktion av en handledare, till exempel i dokumentation i Apotti. Organisationen sparar resurser om varje handledare eller chef inte behöver introducera arbetstagaren separat.

Vid introduktionen är det viktigt att säkerställa att de arbetstagare som rekryterats från utlandet förstår allt som är väsentligt även i en situation där de ännu håller på att utveckla sina kunskaper i finska/svenska. Organisationen bör på förhand dra upp riktlinjer för om ett brospråk kan användas i introduktionen och, om möjligt, kan introduktionsmaterialet också översättas till exempelvis engelska. På så sätt kan organisationen säkerställa att introduktionsmaterialet är av hög kvalitet och enhetligt för alla som använder det. Det är emellertid bra att beakta att alla inte nödvändigtvis talar flytande engelska eller känner till alla vårdrelaterade termer på engelska.

En arbetstagare som rekryterats från utlandet bekantar sig närmare med sina arbetsuppgifter vid den egna enheten. Chefen har helhetsansvaret för introduktionen, men introduktionen är också hela arbetsgemenskapens sak. 

Chefen ansvarar för att planera introduktionen och för att den lyckas.

• Säkerställer att det finns tillräckligt med resurser för introduktionen.
• Säkerställer att den nya arbetstagaren får det stöd som behövs.
• Följer upp hur introduktionen löper och identifierar vid behov utvecklingsobjekt.

Ett gott samarbete på arbetsplatsen är nyckeln till en lyckad introduktion.

• Alla i arbetsgemenskapen är beredda att hjälpa och erbjuda sitt stöd i vardagliga situationer.

Bearbetad och kompletterad introduktionsplan

Enhetens nuvarande plan kan användas som grund för introduktionsplanen. Planen behöver emellertid bearbetas och kompletteras med tanke på att den nya arbetstagaren kommer till arbetsenheten direkt från utlandet och inte har någon tidigare erfarenhet av det finländska arbetslivet eller vårdarbetet i Finland.

När introduktionsplanen utarbetas är det bra att vara medveten om vilken introduktion organisationen ordnar centraliserat för arbetstagare som rekryterats från utlandet. På så sätt undviker man onödiga överlappningar, även om upprepningar i allmänhet är till nytta i introduktionen.

I arbetsgemenskaper och -enheter där det redan länge har funnits arbetstagare med invandrarbakgrund och olika språkbakgrunder har man i introduktionsplanerna i allmänhet inkluderat sådant som är till nytta även i introduktionen av arbetstagare som rekryterats från utlandet. Då behöver introduktionsplanen kanske endast finjusteras lite för att den ska fungera även för arbetstagare som rekryterats från utlandet. 

Beaktande av den nya arbetstagarens bakgrund

Det är bra att i den enhetsspecifika introduktionen beakta att det kan förekomma variationer i fråga om utbildningsbakgrund och arbetserfarenhet hos arbetstagare som rekryterats från utlandet. Vissa har till exempel en sjukskötarexamen från utlandet och en del har utbildat sig till närvårdare eller omsorgsassistent. Även arbetserfarenheten kan variera från krävande uppgifter inom den specialiserade sjukvården till en knappare arbetserfarenhet inom branschen.

Tidigare arbetserfarenhet från olika länder kan påverka hur en arbetstagare som rekryterats från utlandet uppfattar arbetsbeskrivningarna för olika uppgifter. Till exempel är arbetet som sjukskötare i Finland ofta mer övergripande än i vissa andra länder, och vid behov kan arbetet omfatta även basvård. Det lönar sig att definiera uppgiftsbeskrivningarna och diskutera dem tillsammans med den arbetstagare som rekryterats. 

Tid och repetition

Det är bra att reservera mer tid för introduktionen av arbetstagare som rekryterats från utlandet än vanligt. Det kan också vara nödvändigt med repetition eftersom arbetstagaren får mycket ny information i samband med flytten till Finland. Så länge arbetstagaren ännu har knappt med erfarenhet av den nya arbetsmiljön kan det också vara svårt att tillägna sig och komma ihåg saker. Det är bra att uppmuntra den nya arbetstagaren att berätta och ställa frågor om vad som helst i arbetet eller på arbetsplatsen som väcker frågor eller förundran.

Det är också bra att på förhand fundera på hur och enligt vilken tidtabell ni går igenom de saker som ska introduceras och läras. Skulle introduktionen kunna ske i perioder så att de saker arbetstagaren ska lära sig behandlas stegvis?  Tydliga mål för den stegvisa introduktionen hjälper arbetstagaren själv samt handledaren och chefen att följa upp hur introduktionen framskrider.

Kännedom om arbetsplatsens praxis och bekantskap med kollegorna

I introduktionen är det bra att beakta att arbetsplatserna och arbetsgemenskaperna ofta har oskrivna regler och oskriven praxis. Det är bra att identifiera och sätta ord på denna ”självklara” praxis samt berätta och kommunicera öppet om den, vilket gör det lättare för nya arbetstagare att förstå och tillägna sig arbetssätten. Samtidigt är det bra att i arbetsgemenskapen fundera på om det på arbetsplatsen finns sådan praxis som oavsiktligt utesluter en del av arbetstagarna.

I introduktionen är det också viktigt att se till att nya arbetstagare erbjuds möjligheter att bekanta sig med sina kollegor. Här har hela arbetsgemenskapen en avgörande roll. För en arbetstagare som rekryterats från utlandet kan utses en fadder i arbetsgemenskapen som hjälper arbetstagaren att bekanta sig med kollegorna. Man kan också komma överens om att den arbetsplatshandledare som utses för en arbetstagare som rekryterats från utlandet har i uppgift att introducera den nya arbetstagaren i arbetsgemenskapen. 

För närvårdarstuderande i läroavtalsutbildning utses en arbetsplatshandledare och på motsvarande sätt kan man även för sjukskötare som skaffar behörighet utse en handledare som hjälper dem att tillägna sig arbetsuppgifterna.

Handledarna har en central roll i att introduktionen för den nya arbetstagaren lyckas. Handledarna stöder den nya arbetstagaren och hjälper arbetstagaren att stärka sina yrkesfärdigheter och tillägna sig arbetsuppgifterna. Handledarna kan också genom sitt eget agerande bidra till att en arbetstagare som rekryterats från utlandet inkluderas i arbetsgemenskapen.

Arbetsplatshandledaren och den arbetstagare som rekryterats från utlandet arbetar vanligtvis i par i början, och det är bra om detta skede är tillräckligt långt.

Modell med två handledare

För en arbetstagare som rekryterats från utlandet utses i allmänhet en handledare, men i synnerhet i början av introduktionen kan arbetstagaren ha två handledare. Modellen med två handledare gör det lättare att organisera arbetsskiften och säkerställer att åtminstone den ena handledaren i regel är på plats för att stöda den nya arbetstagaren.

Det är viktigt att fästa uppmärksamhet vid hanteringen av handledarnas belastning så att en handledare inte samtidigt har för många personer som ska handledas. Handledarna bör ha tillräckligt med tid att satsa på handledningen.

Utbildning och nätverk för handledare

Då en handledare väljs är det bra att beakta personens intresse för handledningsuppgiften samt eventuell utländsk bakgrund, egen erfarenhet av att arbeta utomlands eller språkkunskaper, om det ger mervärde till introduktionen. Till exempel kan en handledare som har personlig erfarenhet av att flytta till Finland eller utomlands för att arbeta ha lättare att förstå de erfarenheter och utmaningar som en arbetstagare som rekryterats från utlandet möter i sitt nya land.

För att stöda handledarnas arbete kan organisationen ordna utbildning som fokuserar till exempel på att utveckla handledningskompetensen samt på frågor som berör mångfald och språkmedvetenhet. Inom organisationen kan man också främja nätverksbildningen mellan handledare till exempel genom att ordna möten och workshoppar där handledare kan dela erfarenheter och god praxis.

Smidig introduktion genom samarbete mellan chefen och handledaren

• Planmässighet:
  Chefen har i uppgift att säkerställa att introduktionen är systematisk, att det vid arbetsenheten finns handledningskompetens och att handledarna inte blir ensamma med sitt ansvar.
• Planering av arbetsskift:
  Se till att den arbetstagare som ska introduceras alltid har någon som stöd under arbetsskiftet.
• Tillräckligt med tid för handledning:
  Boka separat tider då handledaren och den arbetstagare som introduceras kan behandla frågor och problematiska situationer med chefen.
• Anteckningshäfte för arbetstagaren som introduceras:
  Ta i bruk ett anteckningshäfte där den som ska introduceras antecknar frågor som uppstått under ett skift. Gå regelbundet igenom frågorna i minneshäftet med handledaren och/eller chefen.
• Uppföljning och respons:
  Håll regelbundna möten med både handledaren och den som ska introduceras, tillsammans och separat. Under mötena diskuterar ni hur introduktionen framskrider och kommer överens om följande steg.

Inflyttningen till Finland kan medföra överraskningar, såsom skillnader mellan förväntningarna och verkligheten till exempel i fråga om prisnivån, det dagliga arbetet eller arbetsbeskrivningarna. Integrationen av arbetstagare som rekryterats från utlandet till Finland och de eventuella utmaningar som denna medför kan också synas på arbetsplatsen. Rekryterade arbetstagare är ofta också långt ifrån sina vänner, sin familj och sina skyddsnätverk. De kan behöva stöd för att anpassa sig till sin nya livsmiljö.

Frågor som uppstår kan gälla till exempel myndigheternas processer, boende, öppnande av bankkonton och utredning av skattekortsärenden. Många arbetstagare som rekryterats från utlandet önskar också få sin familj till Finland och behöver hjälp med komplicerade och långa processer för familjeåterförening.

Om arbetstagarna kommer till Finland via ett rekryteringsföretag kan rekryteringsföretaget sköta de akuta åtgärder som krävs i samband med flytten, om den rekryterande organisationen och rekryteringsföretaget kommer överens om det. Det är ytterst viktigt att ansvarsfördelningen mellan de aktörer som deltar i rekryteringsprocessen är tydlig. En del rekryteringsföretag erbjuder också stöd i vardagliga frågor, och organisationen kan skaffa denna tjänst till de arbetstagare den rekryterar.

Stöd i vardagliga frågor och regelbundna möten

I och med rekryteringen från utlandet kan cheferna – och även arbetsgemenskapen i vidare bemärkelse – råka ut för att de måste avgöra ärenden som egentligen inte hör till deras befattningsbeskrivning. Det är bra att förbereda sig på situationen åtminstone så pass mycket att den arbetstagare som behöver stöd kan hänvisas till rätt aktör. Man kan också inom organisationen komma överens om att det till en viss persons, ett teams eller en enhets uppgifter eller befattningsbeskrivning hör att stöda arbetstagare som rekryterats från utlandet i vardagliga frågor. Därmed behöver inte varje chef på egen hand utreda olika frågor, utan informationen samlas in centraliserat.

Genom att ordna regelbundna möten för en grupp av arbetstagare som rekryterats från utlandet kan organisationen stödja såväl deras introduktion i arbetslivet som deras integration och etablering i Finland.

Vid de gemensamma mötena kan man behandla praktiska frågor som berör vardagen, bekanta sig med möjligheter till fritidsaktiviteter samt klargöra frågor som dyker upp till exempel gällande barnens skolgång, boende eller till exempel medlemskap i gym. Mötena ger också en möjlighet att dela sina erfarenheter med andra, skapa nya vänskapsrelationer och nätverka med andra arbetstagare som rekryterats samtidigt.