Ulkomailta rekrytoidun hoitajan perehdyttäminen työhön ja työelämään

Uusi työntekijä tulisi aina perehdyttää ainakin:

• työtehtäviin
• tavoitteisiin ja hänen omaan vastuualueeseensa
• työtiloihin ja työvälineisiin
• työvuoroihin ja työpaikan aikatauluihin
• työpaikan tiedon- ja tuenlähteisiin
• turvallisiin ja terveellisiin työtapoihin
• työhön liittyviin vaaroihin sekä häiriö- ja poikkeustilanteissa toimimiseen. 

Lisäksi perehdytyksessä tulisi huomioida perehdyttäminen työyhteisön toimintatapoihin ja pelisääntöihin, kuten yhdenvertaisuuteen ja toista arvostavaan käyttäytymiseen, sekä työyhteisöön ja työtovereihin tutustuminen. 

Perehdytys vaatii alkuvaiheessa aikaa ja resursseja, mutta siihen panostaminen maksaa itsensä takaisin. Ulkomailta rekrytoitujen hoitajien perehdytyksessä on tärkeää huomioida, että hoitajat eivät välttämättä tunne suomalaisen työelämän kulttuuria, käytäntöjä, lainsäädäntöä tai hoitoalan erityispiirteitä. Vaikka näitä aiheita olisi käsitelty lähtömaakoulutuksessa, erilaiset käytännöt ja säännöt vaativat usein vielä opettelua. 

Lähtömaakoulutuksesta huolimatta hoitajat voivat kokevat yllätyksiä ja haasteita työt aloittaessaan ja Suomeen asettautuessaan.

Lähtömaakoulutus järjestetään hoitajille heidän ollessaan vielä lähtömaassaan. Se sisältää suomen kielen opintojen ohella yleensä tutustumista kulttuuriin, yhteiskuntajärjestelmään, työelämään ja Suomessa elämisen käytännön asioita. 

Rekrytoivan organisaation ja rekrytointiyrityksen olisi hyvä sopia koulutuksen sisällöistä ja tavoitteista, jotta ne vastaavat todellisia tarpeita. On tärkeää varmistaa, että työntekijät tekevät päätöksensä muutosta Suomeen perustuen realistiseen tietoon eikä epärealistisiin odotuksiin. 

Suomen tunnettujen vetovoimatekijöiden ohella koulutuksessa tulisi käsitellä realistisesti myös esimerkiksi Suomen hintatasoa, palkkatasoa, verotusta ja ilmastoa. Tulijat voivat hyötyä myös kattavimmista tiedoista koskien omaa tulevaa työpaikkaa ja työtehtäviä. Se auttaisi rekrytoitua hoitajaa orientoitumaan jo etukäteen tulevaan työhön. Myös hoitoalan erilaisia ammattinimikkeitä sekä niiden tehtävänkuvia ja palkkatasoa olisi hyvä käsitellä ennen tuloa Suomeen.

Perehdytystä organisaatioon ja vastaanottoa yksikköön voidaan käynnistää esimerkiksi lähettämällä ennakkomateriaalia organisaatiosta ja järjestämällä verkkovälitteisen tapaamisen yhdessä hoitajan kanssa jo ennen tämän Suomeen muuttoa.

Kun organisaatio rekrytoi ulkomailta kerralla useita henkilöitä, on järkevää järjestää osa perehdytyksestä keskitetysti samaan aikaan tulleelle ryhmälle. Vastuutahona voi olla esimerkiksi henkilöstöhallinto tai ulkomailta rekrytoinneista vastaava koordinaattori.

Keskitetysti järjestettävän perehdytyksen on syytä kattaa laajasti suomalaisen työelämän kysymyksiä. Käsiteltäviä teemoja voivat olla esimerkiksi:

• Työsuhteeseen liittyvät tiedot
  • Työaikalainsäädäntö
  • Palkan muodostuminen ja verotus
  • Vuosilomat
• Työkyky, sairastuminen ja hyvinvointi
  • Sairastuminen ja sairausajan palkka
  • Työterveyshuollon palvelu
  • Organisaation työkykyä tukevat käytännöt
• Työsuojelu ja turvallisuus
  • Työpaikan turvallisuusmääräykset
  • Vaaratilanteiden ennaltaehkäisy
  • Oikeudet turvalliseen työympäristöön
• Perhevapaat ja muut poissaolot
  • Vanhempainvapaat
  • Opintovapaat ja muut lakisääteiset vapaat
• Koulutus- ja kehittymismahdollisuudet
  • Työnantajan tarjoamat koulutukset
  • Urakehityksen tukeminen
• Yhteistoiminta työpaikalla
  • Työntekijän ja työnantajan välinen yhteistyö
  • Luottamusmiesjärjestelmä ja ammattiliitot sekä tuki ja apu työntekijän edunvalvonnassa 

Näiden asioiden ymmärtäminen on keskeistä hoitajan omien oikeuksien ja velvollisuuksien ymmärtämisen kannalta.

Perehdytyksessä voi myös olla hyvä tarjota keskitetysti tietoa suomalaisesta yhteiskunnasta, arjesta Suomessa, vapaa-ajan aktiviteeteista ja järjestösektorin mahdollisuuksista. Selkeät ohjeet ja yhteystiedot auttavat hoitajaa kääntymään oikean tahon puoleen ja löytämään tarvitsemansa tiedon ja tuen.

Organisaatio voi myös nimetä vastuuhenkilön tai vastuutiimin, jonka tehtävänä on koordinoida ulkomailta rekrytoitujen hoitajien tukea. Tällaisen järjestelyn etuna on, että tieto keskittyy yhteen paikkaan: hoitajat tietävät, kehen voivat ottaa yhteyttä, jos kysymyksiä herää. Tämä säästää myös esihenkilöiden työaikaa. 

Toteutustapoja on monia

Keskitetty perehdytys voidaan toteuttaa monin tavoin. Yksi tapa on pidemmän lähitilaisuuden järjestäminen heti hoitajien saavuttua Suomeen esimerkiksi 1–2 päivän pituisena.  Perehdytystä voidaan jatkaa tämän jälkeenkin säännöllisin väliajoin järjestettävissä tapaamisissa koko ryhmälle. 

Vaihtoehtoisesti perehdytys voidaan toteuttaa lyhyempinä, muutaman tunnin pituisina ryhmätapaamisina, joita järjestetään alkuvaiheessa esimerkiksi muutaman viikon välein. Säännölliset tapaamiset tarjoavat samaan aikaan Suomeen muuttaneille hoitajille mahdollisuuden jakaa kokemuksia ja saada tukea toisiltaan. 

Tilaisuudet voidaan toteuttaa verkossa tai lähitilaisuuksina. Lähitilaisuuden etuina voi olla vuorovaikutuksen helpottuminen ja luottamuksen rakentuminen. Samalla samaan aikaan työnsä aloittavat hoitajat voivat tutustua toisiinsa ja verkostoitua keskenään.

Apuna tallenteet ja selkeät kirjalliset materiaalit

Osa perehdytyksestä voidaan toteuttaa tallenteiden ja selkeiden kirjallisten materiaalien avulla, joihin ulkomailta rekrytoidut hoitajat voivat tutustua itselle sopivana aikana. Tällöin on kuitenkin tärkeä järjestää mahdollisuus kysyä kysymyksiä ja keskustella epäselviksi jääneistä asioista. 

Samoja tallenteita ja materiaaleja voidaan käyttää myös myöhemmin rekrytoitavien ryhmien kohdalla.

Perehdytystä voi keskittää myös siten, että saman toimipaikan eri osastoilla ja yksiköissä työskenteleviä hoitajia perehdytetään samanaikaisesti yhden perehdyttäjän toimesta esimerkiksi Apotti-kirjaamiseen. Säästää resursseja, kun jokainen ohjaaja tai esihenkilö ei perehdytä hoitajaa erikseen.

Perehdytyksessä on tärkeää varmistaa, että kaikki olennaiset asiat tulevat ymmärretyksi siinäkin tilanteessa, jossa suomen kielen taito on vielä kehittymässä. Organisaatiossa tulisi linjata etukäteen, voidaanko perehdytyksessä käyttää siltakieltä, ja mikäli mahdollista, perehdytysmateriaalia voidaan myös kääntää esimerkiksi englanniksi. Näin varmistetaan perehdytysmateriaalin laatu ja yhdenmukaisuus kaikille sen käyttäjille. On kuitenkin hyvä huomioida, että kaikki eivät välttämättä puhu sujuvaa englantia tai tunne kaikkia hoitoalan termejä englanniksi. 

Ulkomailta rekrytoitu hoitaja perehtyy työtehtäviinsä tarkemmin omassa yksikössään. Esihenkilöllä on kokonaisvastuu perehdytyksestä, mutta perehdytys on myös koko työyhteisön asia. 

Esihenkilö vastaa perehdytyksen suunnittelusta ja onnistumisesta.

• Varmistaa, että perehdytykselle on riittävästi resursseja.
• Varmistaa, että uusi työntekijä saa tarvittavan tuen.
• Seuraa perehdytyksen sujuvuutta ja tunnistaa tarvittaessa kehityskohteet.

Työyhteisön hyvä yhteistyö on perehdytyksen onnistumisen avain.

• Kaikilla työyhteisössä on valmius auttaa ja tarjota tukeaan arjen tilanteissa.

Muokattu ja täydennetty perehdyttämissuunnitelma

Perehdytyssuunnitelman pohjaksi on hyvä ottaa yksikön nykyinen suunnitelma. Suunnitelmaa tulisi kuitenkin muokata ja täydentää siitä näkökulmasta, että uusi työntekijä tulee työyksikköön suoraan ulkomailta ja hänellä ei ole aiempaa kokemusta suomalaisesta työelämästä tai suomalaisesta hoitotyöstä. 

Perehdytyssuunnitelmaa laadittaessa on hyvä olla tietoinen siitä, millaista perehdytystä ulkomailta rekrytoiduille työntekijöille organisaatioissa järjestetään keskitetysti. Näin vältetään turhaa päällekkäisyyttä, joskin toistostakin on yleensä perehdytyksessä hyötyä.

Työyhteisöissä ja -yksiköissä, joissa on jo pitkään ollut maahanmuuttotaustaisia ja eri kielitaustoja edustavia työntekijöitä, perehdytyssuunnitelmiin on yleensä sisällytetty asioita, jotka ovat hyödyllisiä myös ulkomailta rekrytoitujen työntekijöiden perehdytyksessä. Tällöin perehdytyssuunnitelmaan tarvitaan ehkä vain jonkin verran hienosäätöä, jotta se toimisi hyvin myös ulkomailta rekrytoitujen työntekijöiden kohdalla.

Uuden hoitajan tausta huomioon

Yksikkökohtaisessa perehdytyksessä on hyvä huomioida, että ulkomailta rekrytoitujen hoitajien koulutustaustoissa ja työkokemuksessa voi olla vaihtelua. Joillakin on esimerkiksi ulkomailta hankittu sairaanhoitajan tutkinto ja osalla taustallaan lähihoitajan tai hoiva-avustajan koulutus. Myös työkokemus voi vaihdella vaativista erikoissairaanhoidon tehtävistä niukempaan alan työkokemukseen.

Aiempi työkokemus eri maista on voinut muokata ulkomailta rekrytoidun hoitajan käsityksiä työnkuvista eri tehtävissä.  Esimerkiksi sairaanhoitajan työ on Suomessa usein kokonaisvaltaisempaa kuin joissakin muissa maissa, ja työhön voi kuulua tarvittaessa myös perushoitoa. Tehtävänkuvat on hyvä määritellä ja käydä ne keskustellen läpi yhdessä rekrytoidun hoitajan kanssa.  

Aikaa ja toistoa

Ulkomailta rekrytoitujen hoitajien perehdytykseen on hyvä varata enemmän aikaa kuin tavallisesti. Myös toisto voi olla tarpeen, sillä hoitajalle kertyy hyvin paljon uutta tietoa Suomeen muuton alkuvaiheessa. Kun kokemusta uudesta työympäristöstä on vielä vähän, asioiden omaksuminen ja muistaminen voi myös olla haastavaa. Perehdytettävää kannattaa rohkaista kertomaan ja kysymään, kun mikä tahansa työssä tai työpaikalla herättää kysymyksiä tai ihmetystä.

On myös hyvä miettiä etukäteen, miten ja millaisella aikataululla perehdytettäviä asioita käydään läpi ja uusia asioita otetaan haltuun. Voidaanko perehdytyksessä edetä jaksoissa siten, että opeteltavia asioita käsitellään vaiheittain?  Vaiheittaiselle perehdytykselle asetetut selkeät tavoitteet auttavat hoitajaa itseään sekä tämän ohjaajaa ja esihenkilöä seuraamaan etenemistä.

Työpaikan käytännöt ja työkaverit tutuiksi

Perehdytyksessä on hyvä huomioida, että työpaikoilla ja työyhteisöissä on usein kirjoittamattomia sääntöjä ja käytäntöjä. Työpaikalla ja yksikössä onkin hyödyllistä tunnistaa, sanoittaa nämä "itsestään selvät" käytännöt sekä kertoa ja viestiä niistä avoimesti. Tämä helpottaa toimintatapojen ymmärtämistä ja omaksumista.  Samalla työyhteisössä on hyvä pohtia, onko työpaikalla sellaisia käytäntöjä, jotka sulkevat osan työntekijöistä tahattomasti ulkopuolelle.  

Perehdytyksessä on tärkeä huolehtia myös siitä, että uudelle työntekijälle tarjotaan mahdollisuuksia tutustua työkavereihinsa. Koko työyhteisön rooli on tässä ratkaiseva. Ulkomailta rekrytoidulle hoitajalle voidaan nimetä työyhteisöstä kummi, joka auttaa tätä tutustumaan kollegoihin. Voidaan myös sopia, että työyhteisöön tutustuttaminen on ulkomailta rekrytoidulle hoitajalle nimettävän työpaikkaohjaajan tehtävä.  

Oppisopimuskoulutuksessa oleville lähihoitajaopiskelijoille nimetään työpaikkaohjaaja, ja vastaavasti myös pätevöitymässä oleville sairaanhoitajille voidaan nimetä ohjaaja, joka auttaa heitä työtehtävien haltuun ottamisessa.

Ohjaajat ovat keskeisessä roolissa uuden työntekijän perehdytyksen onnistumisessa. Ohjaajat tukevat uutta työntekijää sekä auttavat vahvistamaan tämän ammatillisia taitoja ja ottamaan haltuun työtehtäviä. Ohjaajat pystyvät myös omalla toiminnallaan edistämään ulkomailta rekrytoidun hoitajan mukaan ottamista työyhteisöön.

Työpaikkaohjaaja ja ulkomailta rekrytoitu hoitaja työskentelevät alkuun tavallisesti tiiviisti parina, ja tämä vaihe on hyvä pitää riittävän pitkänä.

Kahden ohjaajan malli

Ulkomailta rekrytoidulle hoitajalle nimetään yleensä yksi ohjaaja, mutta etenkin perehdytyksen alkuvaiheessa ohjaajia voi olla kaksi. Kahden ohjaajan malli helpottaa työvuorojen järjestelyä ja varmistaa, että paikalla on pääsääntöisesti ainakin toinen ohjaajista tukemassa uutta työntekijää. 

Ohjaajien kuormituksen hallintaan on tärkeää kiinnittää huomiota, jotta yhdellä ohjaajalla ei ole liikaa ohjattavia samanaikaisesti. Heillä tulisi olla riittävästi aikaa panostaa ohjaukseen. 

Ohjaajille koulutusta ja verkostoja

Ohjaajan valinnassa on hyvä huomioida hänen kiinnostuksensa ohjaustehtävään sekä mahdollinen ulkomaalaistausta, oma kokemus ulkomailla työskentelystä tai kielitaito, mikäli se tuo lisäarvoa perehdytykseen. Esimerkiksi ohjaajan, jolla on omakohtaista kokemusta Suomeen tai ulkomaille töihin muutosta, voi olla helpompi ymmärtää ulkomailta rekrytoidun hoitajan kokemuksia ja kohtaamia haasteita uudessa maassa.

Ohjaajien työn tukemiseksi voidaan järjestää koulutusta, joka keskittyy esimerkiksi ohjausosaamisen kehittämiseen sekä monimuotoisuuteen ja kielitietoisuuteen liittyviin kysymyksiin. Organisaatiossa voidaan myös edistää ohjaajien keskinäistä verkostoitumista esimerkiksi järjestämällä tapaamisia ja työpajoja, joissa jaetaan kokemuksia ja hyviä käytäntöjä.

Perehdytys sujuvaksi esihenkilön ja ohjaajan yhteistyöllä

• Suunnitelmallisuus:
  Esihenkilön tehtävänä on varmistaa, että perehdytys on suunnitelmallista, että työyksikössä on ohjausosaamista ja että ohjaajat eivät jää yksin vastuunsa kanssa.
• Työvuorojen suunnittelu: 
  Varmistakaa, että perehdytettävällä on aina joku tukena työvuorossa.
• Riittävästi aikaa ohjaukseen: 
  Varatkaa erikseen aikoja, jolloin ohjaaja ja perehdytettävä voivat käsitellä esihenkilön kanssa askarruttavia asioita ja pulmallisia tilanteita.
• Perehdytettävän muistivihko: 
  Ottakaa käyttöön muistivihko, johon perehdytettävä kirjaa muistiin vuoronsa aikana esiin nousseita kysymyksiä. Käykää muistivihon kysymykset läpi säännöllisesti ohjaajan ja/tai esihenkilön kanssa.
• Seuranta ja palaute: 
  Pitäkää säännöllisiä tapaamisia sekä ohjaajan että perehdytettävän kanssa, yhdessä ja erikseen. Keskustelkaa tapaamisissa perehdytyksen etenemisestä ja sopikaa seuraavista askelista. 

Suomeen muutto voi tuoda mukanaan yllätyksiä, kuten eroja odotusten ja todellisuuden välillä esimerkiksi hintatason, arjen työn tai työnkuvien osalta. Ulkomailta rekrytoitujen hoitajien kotoutuminen Suomeen ja sen mahdolliset haasteet saattavat näkyä myös työpaikalla. Rekrytoidut hoitajat ovat usein myös kaukana ystävistään, perheestään ja turvaverkostoistaan. He saattavatkin tarvita tukea sopeutuakseen uuteen elinympäristöön.

Esiin nousevat kysymykset saattavat liittyä esimerkiksi viranomaisten prosesseihin, asumiseen, pankkitilien avaamiseen ja verokorttiasioiden selvittämiseen. Monet ulkomailta rekrytoidut hoitajat myös toivovat perhettään Suomeen ja kaipaavat apua monimutkaisissa ja pitkissä perheenyhdistämisen prosesseissa. 

Silloin kun hoitajat tulevat Suomeen rekrytointiyrityksen kautta, rekrytointiyritys voi hoitaa akuutit asettautumiseen liittyvät toimet, jos rekrytoivan organisaation ja rekrytointiyrityksen kesken niin sovitaan. Vastuiden selkeä määrittely rekrytointiprosessiin liittyvien tahojen välillä onkin ensiarvoisen tärkeää. Osalla rekrytointiyrityksiä on tarjolla myös tukea arjen kysymyksissä, ja organisaatio voi tätä palvelua hankkia rekrytoiduille hoitajilleen.

Tukea arjen kysymyksiin ja säännöllisiä tapaamisia

Ulkomailta rekrytointien myötä esihenkilöille – ja laajemminkin työyhteisössä – saattaa tulla eteen ratkaistavaksi asioita, jotka eivät varsinaisesti kuulu heidän toimenkuvaansa. Tilanteeseen on hyvä varautua vähintään siten, että tukea tarvitseva hoitaja pystytään ohjaamaan oikean tahon luokse. Organisaatiossa voidaan myös sopia, että tietyn henkilön, tiimin tai yksikön tehtäviin tai toimenkuvaan kuuluu ulkomailta rekrytoitujen hoitajien tukeminen arjen kysymyksissä. Näin jokaisen esihenkilön ei tarvitse selvittää asioita itsenäisesti, vaan tietoa kootaan keskitetysti.

Järjestämällä ulkomailta rekrytoitujen hoitajien ryhmälle säännöllisiä tapaamisia organisaatio voi tukea paitsi heidän perehtymistään työelämään myös kotoutumista ja asettautumista Suomeen. 

Yhteisissä tapaamisissa voidaan käsitellä käytännön arjen kysymyksiä, tutustua vapaa-ajanviettomahdollisuuksiin sekä selventää eteen tulleita kysymyksiä liittyen esimerkiksi lasten koulunkäyntiin, asumiseen tai vaikkapa kuntosalijäsenyyteen. Tapaamiset tarjoavat myös mahdollisuuden jakaa kokemuksia vertaisten kanssa, luoda uusia ystävyyssuhteita ja verkostoitua muiden samaan aikaan rekrytoitujen hoitajien kanssa.