TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Työterveyslaitoksen markkinointirekisteri

Laatimispäivä: 24.9.2017

1. REKISTERINPITÄJÄ

Työterveyslaitos
Y-tunnus: 0220266-9
Osoite: PL 40, 00251 Helsinki (Topeliuksenkatu 41 b)
Puhelin: 030 4741

2. REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Tuire Westerholm
Lemminkäisenkatu 14 – 18 B, 20520 Turku
Puhelin: 030 474 7511
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi(a)ttl.fi

Tietosuojavastaava:
Puhelin 030 474 2429
Sähköpostiosoite: tsv(a)ttl.fi

3. REKISTERIN NIMI

Työterveyslaitoksen markkinointirekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietolain 4 luvun mukainen henkilötietojen käsittely erityisiä tarkoituksia varten: markkinointi, suoramarkkinointi, mielipide- tai markkinatutkimus tai muu osoitteellinen lähetys.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää myös segmentointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseen sekä henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
-Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti/arvo, yritys, asema yrityksessä
-Rekisteröidyn antamat kiinnostustiedot
-Rekisteröityneen käyttäytymistiedot verkkopalveluissamme
-Tiedot kohdennettujen toimenpiteiden toteuttamisesta ja tuloksista
-Muut yhteydenottamisen tai kohdentamisen kannalta tarpeelliset tiedot
-Suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
-Tekniset tunnistetiedot: IP-osoite, käytettävä selain, käyttöjärjestelmä, laitemalli sekä evästeet ja muut tunnisteet
-Tiedot koulutuksista, tilauksista sekä ostoksista joihin rekisteröity on osallistunut
-Edellä mainittujen tietojen muutostiedot.

6. REKISTERIN TIETOLÄHTEET/ SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään uutiskirjeen tilauksen yhteydessä sekä erilaisiin palveluihin, markkinointikampanjoihin ja kilpailuihin. rekisteröitymisen/ilmoittautumisen yhteydessä, evästeitä käyttämällä tai muulla vastaavalla tavalla rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella.
Tietoja voidaan kerätä ja päivittää Työterveyslaitoksen tietojärjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita, sekä Työterveyslaitoksen asiakasrekisteristä ja rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Henkilötietoja voidaan myös päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Saatamme yhdistellä tietoja, jotka olet antanut käyttäessäsi Työterveyslaitoksen eri verkkopalveluja esimerkiksi Laatuportaali tai Nolla Tapaturmaa -foorumin jäsenenä.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteritietoja ei luovuteta Työterveyslaitoksen ulkopuolelle.

Jaamme henkilötietoja seuraavissa tapauksissa alla mainittujen tahojen kanssa:
Infrastruktuuri- ja IT-palveluita tarjoavat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja. Tällöin voidaan käyttää palvelimia, jotka sijaitsevat eri maassa kuin, jossa käyttäjä on käyttänyt palveluitamme. Tietoja voidaan tällöin siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain sallimalla tavalla.
Velvoittavan lainsäädännön mukaan voidaan vaatia vastaamaan oikeudenkäyntimenettelyihin tai lakiin perustuviin pyyntöihin paljastaa henkilötietoja viranomaisille tai kolmansille osapuolille.

Varmistamme aina kaikin kohtuullisin keinoin, että tiedonsiirrolle on lailliset perusteet ja että henkilötiedot suojataan riittävällä tavalla sovellettavan lain vaatimusten mukaisesti.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja niihin pääsevät käsiksi vain tietyt nimetyt henkilöt.
Markkinointirekisterin käyttäjinä ovat Työterveyslaitoksen henkilöstöön kuuluvat rajatut henkilöt, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) ja muussa laissa on säädetty.

Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

9. TARKASTUSOIKEUS JA SEN TOTEUTTAMINEN

Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot.

Tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastusoikeutta koskevat pyynnöt toimitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

10. TIEDON KORJAAMINEN JA SEN TOTEUTTAMINEN

Henkilötietolain 29§:n mukaisesti rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan.

11. KIELTO-OIKEUS

Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Suoramarkkinointikiellosta asiakas voi ilmoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös milloin tahansa hallinnoida markkinointilupaansa sekä tilaamiaan uutiskirjeitä sähköpostin yhteydessä. Jokaisen sähköpostin lopussa on linkki, josta pääsee hallinnoimaan näitä tietoja. Markkinointilupaa kysytään muun muassa koulutuksien, tapahtumien ja uutiskirjeen yhteydessä. Jos rekisteröity sallii markkinointiluvan tietyssä yhteydessä ja toisessa yhteydessä ei, niin jo olemassa oleva markkinointilupa on kuitenkin voimassa niin kauan kunnes rekisteröity sen erikseen kieltää.