Verksamhetsmodell för företagshälsovårdssamarbetet som stöder psykisk hälsa

Samla in information från arbetsplatsen

• Plocka ut de psykosociala faktorer i riskbedömningen (utredning och bedömning av faror och risker i arbetet) som kan orsaka skadlig belastning för arbetstagarna.
• Identifiera de resursfaktorer i arbetet som kan motivera arbetstagaren, främja arbetsflödet, mildra de skadliga effekterna av arbetskraven och/eller öka arbetsengagemanget, dvs. positiva arbetsrelaterade upplevelser.
• Utnyttja annan information som samlas på arbetsplatsen och som påverkar den psykiska hälsan och arbetsflödet.

Samla in information från företagshälsovården

• Plocka ut de resursfaktorer och psykosociala belastningsfaktorer i arbetsplatsutredningen som kan orsaka skadlig belastning för arbetstagarna.
• Utnyttja även annan information som samlats in inom företagshälsovården, bl.a. information om hälsoundersökningar, mottagningsbesök och från olika samarbetstillfällen.

• Skapa tillsammans med företagshälsovården en lägesbild av det psykiska välbefinnandet på arbetsplatsen och de faktorer som påverkar det utifrån de uppgifter som samlats in ovan.
• Identifiera behoven av stöd för den psykiska hälsan i lägesbilden. Behovet kan t.ex. uppfattas som ett problem eller en sak som kräver korrigering. Behovet kan också vara att stärka resurserna.
• Välj tillsammans ut de viktigaste behoven och anteckna dem i arbetsunderlaget.

• Arbetsplatsens och företagshälsovårdens checklista för bedömning av nuläget (pdf)
• Var samlar man in information för att skapa en lägesbild? (pdf)
• Arbetets resurser samlas in från flera källor (pdf)
• Tips för att öka svarsaktiviteten på personalenkäten (pdf)
• Användbara tips för att kartlägga behoven (pdf)

Tips för små arbetsplatser

• Identifiera behov – tips för chefen och ledningen på små arbetsplatser (pdf)

Företagsbeskrivning: Hoiva Oy är ett privat vårdhemsföretag som erbjuder serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Företaget har 30 anställda.

Yrkesbenämningar: verksamhetsledare, sjukskötare (2), närvårdare (25) och omsorgsassistent (2). Arbetet utförs i tre skift.

Information från arbetsplatsen

Information som erhållits från riskbedömningen (utredning och bedömning av faror och risker i arbetet)

• Hot om våld: Varje dag förekommer situationer där en del av de boende skriker åt vårdarna. Varje vecka förekommer situationer där en del av de boende kommer med hotelser och försöker bita, spotta på och slå vårdarna. Hotet om våld på denna arbetsplats är uppenbart och orsakar betydande fara eller olägenhet.
• Arbetsmängd i undantagssituationer: Undantagssituationer förekommer flera gånger per månad. Svårt att få behöriga vikarier vid vårdarnas frånvaro. Orsakar måttlig fara eller olägenhet.
• Arbetets resursfaktorer: Arbetet är meningsfullt. Arbetsgemenskapen och arbetskamraterna upplevs vara trevliga. Arbetsgemenskapen har en öppen och positiv stämning. Man får alltid hjälp och stöd av arbetskamraterna och chefen.

Annan information som samlats in på arbetsplatsen

• Utmaningar har förekommit i rekryteringen. Svårt att få vikarier vid frånvaro.
• I personalenkätens resultat framkom brådska.
• Arbetarskyddsfullmäktige har varit orolig för arbetstagarnas belastning och ork i arbetet. Arbetstagarna har berättat för hen att de känner att de numera ofta är underbemannade. Arbetstagarna har också tagit upp känslor av otillräcklighet, då de upplever att de inte kan göra sitt arbete så bra som de vill.

Information från företagshälsovården

Information från arbetsplatsutredningen (utredningen gjordes för 6 månader sedan)

• Resursfaktorer: Arbetsuppgifter och ansvar är tydliga. Arbetet upplevs som meningsfullt och varierande. Samarbetet med arbetskamraterna och chefen fungerar bra. Kommunikationen fungerar.
• Belastningsfaktorer: Hot om våld: Betydelsen för hälsan är måttlig, eftersom det inte finns några förfaringssätt för hot om våld.  I undantagssituationer har överdriven arbetsbelastning måttlig betydelse för hälsan, eftersom det är ständig brådska i arbetet i undantagssituationer, man hinner inte ta återhämtande raster och övertidsarbete ackumuleras hela tiden. Dessutom hinner man inte göra arbetet så bra som man skulle vilja.

Annan information som samlats in av företagshälsovården

• Både kort och lång sjukfrånvaro på grund av psykisk ohälsa har ökat under det senaste året. Företagshälsovårdens aktörer anser att en stor del av frånvaron är kopplad till belastningen som orsakas av undantagssituationer.

Gemensam lägesbild

I den gemensamma lägesbilden stod följande behov på arbetsplatsen i fokus:

• Hot om våld i arbetet
• För stor arbetsbelastning i undantagssituationer

Hoiva Oy kan ansöka om FPA-ersättningar för steg 1.

• Sätt upp tydliga och konkreta mål tillsammans med företagshälsovården för att främja den psykiska hälsan utifrån identifierade behov.
• Dela vid behov upp målen i mindre delmål.
• Fastställ tillsammans indikatorer med vilka man konkret kan bedöma uppfyllelsen av målen.
• Gör en realistisk tidsplan för uppfyllelsen av målen och uppföljningen.
• Anteckna mål, indikatorer och tidsplan i arbetsunderlaget.

• Arbetsplatsens och företagshälsovårdens checklista för målsättning (pdf)
• Fastställ mål för stödet av den psykiska hälsan (pdf)

Tips för små arbetsplatser

• Sätt upp mål – tips för chefen och ledningen på små arbetsplatser (pdf)

Företagsbeskrivning: Hoiva Oy är ett privat vårdhemsföretag som erbjuder serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Företaget har 30 anställda.

Yrkesbenämningar: verksamhetsledare, sjukskötare (2), närvårdare (25) och omsorgsassistent (2). Arbetet utförs i tre skift.

Av den lägesbild som arbetsplatsen och företagshälsovården tillsammans skapade identifierades två behov.

Behov 1: Hot om våld i arbetet

Målsättning: Ingen insjuknar i arbetet eller förlorar sin arbetsförmåga på grund av våldssituationer i arbetet.

Delmål 1: Våldssituationerna minskar på arbetsplatsen.

Delmål 2: Belastningen som situationerna orsakar hanteras bättre och personalen erbjuds metoder för detta.

Indikatorer: Antalet våldssituationer minskar med 30 %, den upplevda belastningen i samband med våldssituationer i årliga personalenkäter och hälsoundersökningar – antalet personer som upplever måttlig och kraftig belastning minskar med 30 %

Tidtabell: Under nästa verksamhetsperiod (år)

Behov 2: Överdriven arbetsbelastning i undantagssituationer

Målsättning: Arbetet har ordnats så att man även i undantagssituationer hinner utföra arbetet tillräckligt bra på arbetstid och hinner ta stärkande pauser.

Delmål 1: Antalet övertidstimmar minskar

Delmål 2: Man hinner ta pauser

Indikatorer: Antalet övertidstimmar minskar med 30 %, personalens bokföring av pauserna/enligt bokföringen hinner man ta 80 % av pauserna.

Tidtabell: Under nästa verksamhetsperiod (år)

Resultatindikatorer för genomförandet av verksamhetsförändringen i Hoiva Oy

Indikatorerna som visar att förändringen har genomförts, dvs. resultatindikatorerna, visar om de eftersträvade resultaten har uppnåtts och om de önskade effekterna har uppnåtts. Indikatorerna kan vara antingen kvantitativa eller kvalitativa.

Hoiva Oy:s kvantitativa indikatorer:

• Antalet våldssituationer minskar med 30 %
• Antalet övertidstimmar minskar med 30 %

Förändringsmål ska sättas upp.

Hoiva Oy:s kvalitativa indikatorer:

• Upplevd belastning i samband med våldssituationer minskar med 30 %
• Man hinner ta 80 procent av pauserna

Förändringsmål ska sättas upp.

Hoiva Oy kan ansöka om FPA-ersättningar för steg 2.

• Planera konkreta åtgärder som kan användas för att nå de uppställda målen.
• Definiera vilka representanter för arbetsplatsen och företagshälsovården som deltar i genomförandet av åtgärderna.
• Skapa en tidsplan för åtgärderna och säkerställ tillräckliga resurser. Definiera tydliga ansvarsområden för genomförandet av åtgärderna.
• Fastställ indikatorer med vilka man kan följa upp genomförandet av åtgärderna och kom överens om tidpunkten för uppföljningen.
• Inkludera de planerade åtgärderna i företagshälsovårdens verksamhetsplan.

• Arbetsplatsens och företagshälsovårdens checklista för planering av verksamheten (pdf)
• Arbetsgemenskapens åtgärder för att främja den psykiska hälsan är lönsamma (pdf)
• Chefernas delaktighet och stöd (pdf)
• Företagshälsovårdens checklista för stöd av chefer i vardagen (pdf)

Tips för små arbetsplatser

• Planera verksamheten – tips för chefen och ledningen på små arbetsplatser (pdf)

Företagsbeskrivning: Hoiva Oy är ett privat vårdhemsföretag som erbjuder serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Företaget är specialiserat på behandling av minnessjuka patienter. Företaget har 30 anställda. 

Yrkesbenämningar: Verksamhetsledare, sjukskötare (2), närvårdare (25) och omsorgsassistent (2). Arbetet utförs i tre skift.

Mål 1: Ingen insjuknar i arbetet eller förlorar sin arbetsförmåga på grund av våldssituationer i arbetet.

• Antalet våldssituationer minskar med 30 %
• Belastningen som situationerna orsakar hanteras bättre och personalen erbjuds metoder för detta. Antalet personer som upplever måttlig och kraftig belastning minskar med 30 %

Åtgärder:

1. Skapa en verksamhetsmodell för våldssituationer och eftervården av dem tillsammans med företagshälsovården och personalen.

   Uppföljning av genomförandet/indikatorer: Har modellen skapats och tagits i bruk: Ja/Nej

2. Företagspsykologens handledning och rådgivning till arbetsgemenskapen (bl.a. vad hotet om våld orsakar och hur konsekvenserna kan minskas i just detta arbete). Genomförs två gånger så att alla arbetstagare har möjlighet att delta.

   Uppföljning av genomförandet/indikatorer: Har förverkligats: Ja/Nej, personalens deltagandeprocent, mål 100 %.

Ansvar för genomförandet av åtgärderna: Verksamhetsledare

Tidtabell: Under nästa verksamhetsperiod (år).

Mål 2: Arbetet har ordnats så att man även i undantagssituationer hinner utföra arbetet tillräckligt bra på arbetstid och hinner ta uppiggande pauser.

• Antalet övertidstimmar minskar med 30 %
• Man hinner ta 80 procent av pauserna

Åtgärder:

1. På arbetsplatsen utarbetas rutiner för undantagssituationer tillsammans med personalen (bl.a. vad som åtminstone ska göras i undantagssituationer, vad som kan lämnas till nästa skift, vad som helt kan lämnas bort).

   Uppföljning av genomförandet/indikatorer: Har anvisningar utarbetats: Ja/Nej.

2. Arbetstagarna följer upp hur de hinner ta pauser. Genomförs med bokföring som fästs på väggen i kafferummet.

   Uppföljning av genomförandet/indikatorer: Pauser som hinner tas procentuellt.

Ansvar för genomförandet av åtgärderna: Verksamhetsledare

Tidtabell: Under nästa verksamhetsperiod (år). Planen antecknas i företagshälsovårdens verksamhetsplan.

Proaktiva indikatorer för verksamhetsförändringar i Hoiva Oy

Proaktiva indikatorer för verksamhetsförändringar beskriver genomförandet av åtgärder som krävs för att resultaten ska uppnås. Proaktiva indikatorer kan vara antingen kvantitativa eller kvalitativa.

Hoiva Oy:s kvantitativa indikatorer:

• Företagspsykologens handledning och rådgivning till arbetsgemenskapen har genomförts två gånger: ja/nej
• Deltagandeprocent i rådgivning och handledning som genomförs av företagspsykolog, mål 100 %: ja/nej
• Uppföljning av hur man hinner ta pauser

Hoiva Oy:s kvalitativa indikatorer:

• Verksamhetsmodell för våldssituationer har skapats: ja/nej
• Anvisningar för undantagssituationer har utarbetats: ja/nej

Hoiva Oy kan ansöka om FPA-ersättningar för steg 3.

• Planera hur åtgärderna ska kommuniceras på arbetsplatsen.
• Säkerställ att chefer och ledning främjar och stödjer genomförandet av åtgärderna.
• Se till att de personer som ansvarar för åtgärderna följer upp genomförandet av åtgärderna och håller tidtabellerna.
• Om verksamheten inte genomförs som planerat, stanna upp och fundera över i vilken utsträckning planerna bör ändras.

• Arbetsplatsens och företagshälsovårdens checklista för genomförande av valda åtgärder (pdf)
• Kommunikation till arbetsgemenskapen (pdf)

Tips för små arbetsplatser

• Genomför åtgärder – tips för chefen och ledningen på små arbetsplatser (pdf)

Företagsbeskrivning: Hoiva Oy är ett privat vårdhemsföretag som erbjuder serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Företaget är specialiserat på behandling av minnessjuka patienter. Företaget har 30 anställda. 

Yrkesbenämningar: Verksamhetsledare, sjukskötare (2), närvårdare (25) och omsorgsassistent (2). Arbetet utförs i tre skift.

Kommunikation om åtgärder

Planera hur åtgärderna kommuniceras till personalen: när, varför, till vem, vad och via vilken kanal. Beakta skiftarbete och att alla får informationen så samtidigt som möjligt.

Verksamhetsledaren berättar för personalen om de planerade åtgärderna på personalmötet. Hen berättar varför åtgärderna har valts, vad de syftar till, när åtgärderna genomförs och vem som deltar i vad. En promemoria görs om personalmötet så att även medarbetare som inte deltar i personalmötet får informationen. Promemorian skickas till alla per e-post och finns dessutom på anslagstavlan i kafferummet.

Verksamhetsledaren påminner ännu om åtgärderna närmare genomförandet på personalmöten, i veckomeddelanden och på anslagstavlan. Möten där personalen får vara med och skapa en verksamhetsmodell för våldssituationer och rutiner för undantagssituationer samt delta i företagspsykologens handledning och rådgivning för arbetsgemenskapen planeras i enlighet med arbetsskiften så att alla har möjlighet att delta. Medarbetarna informeras separat på personalmötet, i veckomeddelandet och på anslagstavlan om hur de bokför genomförandet av raster.

Genomförande av åtgärder

Åtgärderna genomförs enligt planen. Man följer upp hur åtgärderna framskrider på överenskommet sätt.

Hoiva Oy kan ansöka om FPA-ersättningar för steg 4.

• Granska och bedöm tillsammans med företagshälsovården effekterna av vidtagna åtgärder som främjar den psykiska hälsan på arbetsplatsen.
  • Gav verksamheten de eftersträvade effekterna?
  • Förekom det också effekter som inte eftersträvades?

• Förstärk eller upprätthåll en resultatrik verksamhet.
• Fundera på om verksamheten behöver anpassas eller vidareutvecklas i fråga om eventuella oväntade eller skadliga konsekvenser.

• Uppdatera vid behov arbetsplatsens lägesbild, mål och åtgärdsplan som främjar psykisk hälsa utifrån bedömningen.

• Arbetsplatsens och företagshälsovårdens checklista för bedömning och utveckling av verksamheten (pdf)
• Uppföljning och bedömning av stöd för psykisk hälsa i ett nötskal (pdf)

Tips för små arbetsplatser

• Bedöm och utveckla – tips för chefen och ledningen på små arbetsplatser (pdf)

Företagsbeskrivning: Hoiva Oy är ett privat vårdhemsföretag som erbjuder serviceboende med heldygnsomsorg för äldre. Företaget är specialiserat på behandling av minnessjuka patienter. Företaget har 30 anställda. 

Yrkesbenämningar: Verksamhetsledare, sjukskötare (2), närvårdare (25) och omsorgsassistent (2). Arbetet utförs i tre skift.

HOT OM VÅLD I ARBETET

Uppföljning av genomförda åtgärder

• En verksamhetsmodell för våldssituationer och eftervården av dem har skapats och tagits i bruk: JA. Ett undantag är en del nyanställda som inte hunnit introduceras i användningen av modellen och i situationer där det förekommit hot om våld har de inte alltid kunnat agera enligt modellen.  
• Företagspsykologens handledning och rådgivning till arbetsgemenskapen: Genomförd 2 gånger. Alla som hade ett anställningsförhållande vid den tidpunkten har deltagit och tillfället har upplevts som bra.

Uppföljning av uppfyllelse av målen

• Antalet våldssituationer har minskat med 35 %.
• Den upplevda belastningen i samband med våldssituationer har däremot minskat med 10 % jämfört med föregående år i de årliga personalenkäterna och hälsoundersökningarna.

Bedömning och uppföljningsplan

Antalet våldssituationer har minskat i enlighet med målet. Den upplevda belastningen har inte minskat i enlighet med målet. Verksamheten utvecklas emellertid i rätt riktning. Tilliten till fördelarna med verksamheten enligt modellen ökar i takt med att erfarenheten ökar. Implementeringen av verksamhetsmodellen i arbetsplatsens vardag måste fortsätta. Det är viktigt att följa upp den systematiska användningen av verksamhetsmodellen, genomförandet av utbildningen och introduktionen samt förändringar i de fastställda indikatorerna.

ÖVERDRIVEN ARBETSMÄNGD I UNDANTAGSSITUATIONER

Uppföljning av genomförda åtgärder

• Rutiner för undantagssituationer har enligt planerna utarbetats på arbetsplatsen.
• Pauserna har följts upp.

Uppföljning av uppfyllelse av målen

• Antalet övertidstimmar har minskat med 20 %.
• Man har kunnat ta endast 50 procent av pauserna enligt personalens egen bokföring. Personalen har berättat att återkommande konsultationer i arbetsfrågor i pausutrymmet hindrar från att ta paus.

Bedömning och uppföljningsplan

Antalet övertidstimmar har minskat, men målet på årsnivå har inte nåtts. Förverkligandet av verksamhetsmodellen för undantagssituationen ska aktivt följas upp och ytterligare implementeras och finjusteras i enlighet med de föränderliga behoven. När det gäller pauser ska "etiketten" i pausutrymmet förstärkas så att de som är på paus inte störs av arbetsfrågor. Uppföljningen av målindikatorerna måste fortsätta.

Hoiva Oy kan ansöka om FPA-ersättningar för steg 5.

Obs. På denna fiktiva arbetsplats genomförs även exponeringsbaserade hälsoundersökningar på grund av hot om våld och nattarbete. Dessa beaktas emellertid inte i detta exempel eller i de FPA-ersättningar som ansöks i exemplet.

Företagshälsovårdssamarbete är ett planmässigt och målinriktat samarbete kring arbetshälsa och arbetssäkerhet mellan arbetsgivaren, arbetstagarna och företagshälsovården.

I praktiken innebär samarbetet gemensamt överenskomna, planmässiga och regelbundna möten för att bedöma verksamheten samt så direkta kontakter som möjligt mellan arbetsplatsen och företagshälsovården för att öka den ömsesidiga förståelsen och förtroendet. Genom smidigt företagshälsovårdssamarbete eftersträvas en smidig vardag på arbetsplatsen.

FPA stöder förebyggande företagshälsovård

Arbetsgivaren kan få ersättning från FPA för kostnaderna för den lagstadgade förebyggande företagshälsovården. Företagshälsovården som ersätts grundar sig alltid på företagshälsovårdsavtalet, arbetsplatsutredningen och företagshälsovårdens verksamhetsplan, som måste vara uppdaterade.

• Läs mer om FPA:s ersättningar: Snabbguide om ersättningar för företagshälsovård | Arbetsgivare | FPA
• Du kan också be om råd per telefon eller chatt: Snabbguide om ersättningar för företagshälsovård | Arbetsgivare | FPA

FPA ersätter även kostnaderna för frivillig sjukvård

• Företagshälsovård ersättningens belopp | Arbetsgivare | FPA

FPA:s stöd och rehabiliteringstjänster för arbetstagare

Om stödåtgärderna på arbetsplatsen inte är tillräckliga och en arbetstagare lider av psykisk ohälsa, erbjuder FPA rehabilitering som stödjer och främjar arbetstagarnas arbetsförmåga och arbetshälsa.

Många av FPA:s rehabiliteringskurser lämpar sig för personer som lider av psykisk ohälsa, såsom Oras (utmattning), Silmu (depression och ångest) samt Verso (personer med långvarig psykisk ohälsa). Kiila är däremot en lång arbetsrelaterad kurs (1–1,5 år) som främjar den övergripande arbetsförmågan. Kursen genomförs i delar och är avsedd för situationer där arbetsförmågan konstateras ha försämrats väsentligt på grund av sjukdomar (ofta både psykisk ohälsa och sjukdom i stöd- och rörelseorganen) och den övergripande situationen.

• Utbrändhet har ingen ålders­gräns – återhämtningen mot ett nytt arbets­jag börjar på Oras-kursen - Elämässä.fi

Ibland är behovet av psykosocialt stöd långvarigt och problemen djupgående, och då är den bästa rehabiliteringsformen FPA:s rehabiliterande psykoterapi (ett år åt gången under högst tre års tid). Ibland kan kursbaserad rehabilitering komplettera rehabiliterande psykoterapi.

Be företagshälsovården om råd. Hänvisa också arbetstagaren till att kontakta företagshälsovården för att bedöma rehabiliteringsbehovet.

Läs mer:

• Arbetsförmåga och rehabilitering | Arbetsgivare | FPA
• En arbetstagares sjukfrånvaro | Arbetsgivare | FPA
• Stöd för arbetsförmågan | Arbetsgivare | FPA

Modellen för företagshälsovårdssamarbetet
Checklista: Förutsättningar för företagshälsovårdssamarbetet some stöder psykisk hälsa (pdf)
Företagshälsovårdssamarbetets trafikljus

Tips för små arbetsplatser

Tips för samarbete mellan arbetsplatsen och företagshälsovården på små arbetsplatser (pdf)
Handbok för företagshälsovårdssamarbete för små arbetsplatser