Monet tekijät voivat estää henkilöstön osallistumista suunnitteluun työpaikalla. Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Mervi Halonen kertoo, että esimerkiksi kiire ja osallistavien toimintatapojen puute voivat vaimentaa henkilöstön ääntä. Myös muutosten valmistelu tapahtuu usein kaukana työntekijöiden arjesta.
Osallistaminen vaikuttaa kuitenkin keskeisesti työhyvinvointiin.
– Mahdollisuus vaikuttaa omassa työssä tapahtuviin muutoksiin on keskeinen työn voimavaratekijä, sanoo Halonen.
Osallistamisen merkitys korostuu etenkin hyvinvointialueilla, joissa muutokset ovat arkea. Mitä kuuluu? -tutkimuksen mukaan sote-alan henkilöstö kokee muutosten tulevan usein yllättäen ja vailla vaikutusmahdollisuutta.
Kipinä syttyi Pohteella
Pohteen hyvinvointialueen kuntoutuksen toimialueen johtoryhmä uudisti kokoustensa rakennetta ja sisältöä – ja uudistustyö palkittiin Kipinä-kilpailussa ratkaisuna henkilöstön osallistamiseen.
Yksiköistä nousevat ehdotukset ja palautteet kootaan palvelualuekohtaisissa kokouksissa. Johtoryhmä käsittelee palautteen ja henkilöstön edustajien esiin nostamat asiat asialistallaan kuukausittain. Viestintä on myös vastavuoroista: henkilöstölle kerrotaan tulevista muutoksista jo valmisteluvaiheessa. Myös toimialuejohtaja osallistuu tarvittaessa työpaikkakokouksiin.
Toimialuejohtaja Katri Korolaisen mukaan kehittämistyöhön ryhdyttiin, koska vastavuoroisessa viestinnässä havaittiin puutteita: tieto ei kulkenut riittävästi johtoryhmän ja palvelualueiden välillä. Johtoryhmä halusi muodostaa kattavamman tilannekuvan koko toimialueesta, jotta keskeiset asiat tulisivat huomioiduiksi päätöksenteossa.
– Vuorovaikutus on keskeinen osa johtamista ja työyhteisöjen arkea. Joskus tuntuu, että se on liian itsestään selvää ja kuitenkin ajoittain vaikeaa, pohtii Korolainen.
Kokousten pelisäännöt uusiksi Pohteen tyyliin
- Arvioikaa viestinnän nykytila. Pysähtykää johtoryhmässä viestinnän äärelle ja keskustelkaa yhdessä siitä, miten tieto kulkee johdon, esihenkilöiden ja henkilöstön välillä. Hyödyntäkää henkilöstöltä saatua palautetta ja kartoittakaa keskeiset kehittämiskohteet.
- Sopikaa yhteiset käytännöt. Laatikaa sekä johtoryhmän että yksikkökokousten esityslistoille samantyyppiset vakio-otsikot, joiden avulla henkilöstöltä nousevat asiat ja johdon viestit käsitellään säännöllisesti.
- Varatkaa aikaa. Varatkaa johdon ja yksiköiden kokouksissa riittävästi aikaa henkilöstöltä nousevien asioiden käsittelyyn.
- Seuratkaa toiminnan jatkuvuutta. Tarkastelkaa säännöllisesti, toimivatko sovitut käytännöt. Uuden toimintamallin käyttöönotto on opettelua, mutta muistuttakaa toisianne uudesta toimintamallista.
Tutkitusti toimiva
Kipinä-kilpailun raati arvosti toimintamallissa erityisesti sitä, että osallistaminen on kytketty säännöllisiin kokousrakenteisiin. Tämä edistää tutkitusti toiminnan jatkuvuutta. Raadissa toiminut Mervi Halonen sanoo toimenpiteen toimivan muille johtoryhmille esimerkkinä ensimmäisestä askeleesta kohti systemaattisuutta, jossa henkilöstö aidosti huomioidaan.
Myös toimenpiteen monistettavuus sai raadilta kiitosta: idea on helppo toteuttaa kaikissa johtoryhmissä. Korolaisen mukaan toimintamalli ei vaatinut ylimääräisiä resursseja.
Haasta itsesi, johtoryhmäläinen!
Pohteella toimintamalli on otettu hyvin vastaan. Henkilöstö tietää, että asioita voi välittää johtoryhmälle ja johtoryhmä kuulee heitä. Toimintamalli on edistänyt myös johtoryhmän keskittymistä. Korolainen lähettääkin terveiset johtoryhmille, jotka pohtivat miten saada henkilöstön ääni kuuluviin:
– Keskeistä on pohtia, miten henkilöstön ääni on mahdollista saada kuuluviin normaaleissa organisaation rakenteissa. Johtoryhmän toiminnan pelisäännöistä on tarpeen puhua ääneen ja haastaa itsemme pohtimaan kehittämisen kohteita.
Kilpailuvoitto osoittaa, että henkilöstön osallistaminen tuottaa tulosta. Muutos syntyy yhdessä!
Kommentointi