Tietosuojailmoitus: Sosiaalisesti kestävän digitaalisen ja tekoälymuutoksen johtaminen yhteisarvioinnin keinoin – MANAGE-AI

Rekisterin nimi

Sosiaalisesti kestävän digitaalisen ja tekoälymuutoksen johtaminen yhteisarvioinnin keinoin teknologian kehittäjä- ja käyttäjäorganisaatioiden välillä – MANAGE-AI.

Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjien yhteystiedot: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, p. 020 722 111 (vaihde) ja Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, p. 030 4741 (vaihde).

Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Tietosuojavastaava, Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Kirjaamo, Kivimiehentie 3, 02150 Espoo Sähköposti: tietosuoja [at] vtt.fi (tietosuojavastaava(t), tietosuoja-asiantuntija(t) ja turvallisuuspäällikkö). 

Rekisteröity voi toteuttaa henkilötietojen käsittelyä koskevat oikeutensa keskitetysti yhteyspisteen välityksellä tietosuoja [at] vtt.fi Yhteyshenkilö toimittaa tarvittaessa rekisteröidyn yhteydenoton muille yhteisrekisterinpitäjille. 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja tutkimuksen laatimiseksi ja toteuttamiseksi. Käsittelyn tavoitteena on tutkia tekoälyn ja digitaalisten innovaatioiden työelämävaikutuksia ja kehittää arviointimalli niiden käyttöönoton tueksi. Tutkimuksessa kerätään tietoa teknologioiden kehittäjiltä, uutta tekoäly- tai digitaalista ratkaisua käyttäviltä ammattilaisilta sekä mahdollisuuksien mukaan asiakkailta, joiden tilanteeseen uuden työvälineen käyttö liittyy. 

Keräämme tutkimuksessa tietoa siitä, miten käyttöönotetut digi- ja tekoälyvälineet ovat muuttaneet työtä. Lisäksi keräämme tietoa siitä, millaisia vaikutuksia välineiden käytöllä on ollut työntekijöiden kannalta työn tuottavuuteen, työn mielekkyyteen, osaamiseen, työkäytäntöihin sekä millaisia eettisiä näkökulmia niiden käyttöön liittyy. Olemme myös kiinnostuneita siitä, miten uudet välineet vaikuttavat asiakkaisiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus.

Mitä henkilötietoa käsittelemme

Henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään. Keräämme haastattelujen ja havainnoinnin yhteydessä seuraavia henkilötietoa ammattilaisilta: nimi, työnimike, koulutustausta sekä heidän käsityksiään tutkimuksen teemoista. Keräämme haastattelujen ja havainnoinnin yhteydessä tietoa asiakkailta: nimi, ikä, ammatti sekä heidän käsityksiään tutkimuksen teemoista.

Äänitallennamme haastattelut. Havainnointitilanteet videotallennetaan ja/tai niistä kirjoitetaan muistiinpanoja. Havainnoinnin ja asiakashaastattelujen yhteydessä saattaa tutkimusaineistoon tallentua myös asiakkaita koskevia  terveystietoja, mutta emme käytä niitä tutkimusanalyyseissä. Tästä kerrotaan asiakkaille suunnatussa tutkimustiedotteessa.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Tiedot säilytetään VTT:n järjestelmissä vuoden 2033 loppuun tieteelliseen julkaisemiseen kuluvan ajan takia. Lisäksi hankkeen päättymisen jälkeen aineisto siirretään Työterveyslaitoksen digitaalisiin järjestelmiin, koska Kansallisarkisto on määrännyt Työterveyslaitoksen tutkimusaineistot henkilötietoineen pysyvästi säilytettäviksi. Tämä päätös estää henkilötietojen hävittämisen, vaikka osallistuja peruuttaisi suostumuksen osallistua tutkimukseen ja/ tai vastustaisi henkilötietojen käsittelyä. Tällöin kyseisiä tietoja ei enää käsitellä tutkimuksessa, vaan ne siirretään Työterveyslaitoksen arkistoon. Jo tehtyjä analyysejä ei pystytä kuitenkaan peruuttamaan.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Projektissa ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Rekisteröidyn oikeudet

Tutkimukseen osallistuminen on sinulle täysin vapaaehtoista ja voit kieltäytyä osallistumasta tutkimukseen. Voit myös tutkimuksen aikana milloin tahansa keskeyttää osallistumisen, esimerkiksi jättää kyselyyn tai haastatteluun vastaamisen kesken. Voit myös perua osallistumisesi tutkimukseen, jolloin sinuun ei olla enää yhteydessä. Jos keskeytät tai perut osallistumisesi tutkimukseen, käytämme siihen asti kerättyä tietoa tutkimuksessa. Jos haluat, että emme käytä tietojasi tutkimuksessa, voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämä tarkoittaa, että tietojasi ei enää käytetä tutkimuksessa, vaan ne siirretään pysyvään säilytykseen Työterveyslaitoksen arkistoon. 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä eli pyytää, että henkilötietojasi ei käytetä tutkimuksessa. Tällöin henkilötiedot siirretään pois tutkimuskäytöstä pysyvään säilytykseen Työterveyslaitoksen arkistoon.

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot sekä saada tiedoista jäljennös. Sinulla on oikeus pyytää tietojen oikaisemista. Sinulla on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista. 

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojan valvontaviranomaiselle.  Voimme toteuttaa oikeudet, jos meillä on tarpeeksi sellaista henkilötietoa, josta voimme tunnistaa sinut. VTT ja Työterveyslaitos ovat aineiston osalta yhteisrekisterinpitäjiä. Ota yhteyttä ensisijaisesti VTT:n tietosuojavastaavaan, jos haluat käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi. VTT:n tietosuojan lisätiedot ja yhteystiedot löytyvät tiedotteen lopusta.

Tietoja käsitellään turvallisesti

Käsittelemme tietojasi lainmukaisesti, turvallisesti ja luottamuksellisesti. Käytämme aineistoja vain tieteelliseen tutkimukseen. Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Käytämme ITpalveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. 

Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. VTT:llä ja Työterveyslaitoksella 
on sopimukset kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu. Käytämme myös palveluntarjoajia, jotka muuttavat äänitallenteet tekstiksi. Saat halutessasi lisätietoa palveluntarjoajista tutkimuksen vastuuhenkilöltä tai tietosuojavastaavalta.

Tutkimustulosten raportointi

Teemme aineistosta tieteellisiä julkaisuja ja muita tutkimukseen liittyviä julkaisuja. Voimme antaa raportin työstä tutkimuksen rahoittajalle ja työpaikalle. Raportoimme tulokset siten, että yksittäisiä osallistujia ei ole mahdollista tunnistaa. Emme anna yksittäistä työntekijää tai asiakasta koskevia tietoja työnantajalle. 

Aineiston säilytys, luovutukset ja jatkokäyttö

VTT ja Työterveyslaitos ovat aineiston osalta yhteisrekisterinpitäjiä. Molemmat organisaatiot osallistuvat tutkimusaineiston keräämiseen ja käsittelyyn. Aineisto säilytetään VTT:ssä vuoden 2033 loppuun asti. 

Kansallisarkisto on määrännyt Työterveyslaitoksen tutkimusaineistot henkilötietoineen pysyvästi säilytettäviksi. Tämän vuoksi tutkimuksen päätyttyä säilytämme aineiston ja henkilötiedot pysyvästi Työterveyslaitoksen arkistossa. On mahdollista, että aineistoa käytetään myöhemminkin tutkimukseen. 

Aineistoa voidaan luovuttaa myös muille tutkimusta tekeville tahoille lain sallimilla tavoilla. Jatkokäytöstä informoidaan tarvittaessa ja mahdollisuuksien mukaan henkilökohtaisesti, Työterveyslaitoksen verkkosivuilla tai muiden tutkimusta tekevien tahojen kautta. 

Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi, ota yhteyttä tutkimuksen vastuuhenkilöön tai ensisijaisesti VTT:n tietosuojavastaavaan.

Lisätietoja

Rekisterinpitäjä: Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, 020 722 111 (vaihde) ja Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, 030 4741 (vaihde)

Tutkimuksen vastuuhenkilöt: 

• Maria Merisalo, FT, erikoistutkija, Teknologian tutkimuskeskus VTT oy, 02044 VTT, 044 555 1233, maria.merisalo [at] vtt.fi (maria[dot]merisalo[at]vtt[dot]fi)
• Eveliina Saari, FT Dos., johtava tutkija, Työterveyslaitos, PL 40, Topeliuksenkatu 41 B, 00032 Työterveyslaitos, 030 4742712, eveliina.saari [at] ttl.fi (eveliina[dot]saari[at]ttl[dot]fi) 

VTT:n tietosuojavastaava:

• Tietosuojavastaava, Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy, Kirjaamo, Kivimiehentie 3, 02150 Espoo, tietosuoja [at] vtt.fi (tietosuoja[at]vtt[dot]fi)
• tietosuojavastaava(t), tietosuoja-asiantuntija(t) ja turvallisuuspäällikkö)
• Tietosuoja ja saavutettavuus (VTT)