Maaliskuu oli omassa työssäni kamalaa aikaa. Huomasin töiden alkavan kasautua, kaikki piti tehdä yhtä aikaa ja deadlineja oli joka rintamalla. Sähköposti lauloi, palavereja oli siellä täällä ja joka projektiin piti antaa juuri silloin kevään suurin panos. Uusia tehtäviä satoi ovista ja ikkunoista, mitä en ollut osannut uutena työntekijänä ennakoida.
Vaikka tiedän, että ihmistä ei ole luotu tekemään miljoonaa asiaa yhtä aikaa, kilometrin mittainen tehtävälista houkutti multitaskaukseen. Multitaskaus tarkoittaa monen asian tekemistä yhtä aikaa.
Äkkiseltään se voisi kuulostaa hyvältä, mutta itse asiassa siinä hukkuu turhaa energiaa huomion siirtämiseen asiasta toiseen. Sen seurauksena kaaos valtaa sekä mielen että kalenterin ja alkaa vähintäänkin ärsyttää.
Miljoona asiaa sote-työssä
Olen aiemmin työskennellyt vuosia sote-alalla, jossa miljoonan asian hallinta on myös arkipäivää. Asiakaskirjaukset, hoidon suunnittelu, aikojen varaukset, eri asioihin perehtyminen ja uuden oppiminen ovat sote-alan työntekijöille päivittäistä heinää. Pitää myös hallita eri ohjelmia ja tietojärjestelmiä, olla aktiivisesti yhteydessä asiakkaisiin ja muistaa sitä sun tätä.
Kun mielessä on monta juttua ja kiirettäkin piisaa, multitaskauksen kiusaus on suuri. Siitä syttyy helposti tunne, että asiat etenevät leveällä rintamalla. Onneksi viime aikoina on paljon puhuttu siitä, että multitaskaus heikentää keskittymistä, tehokkuutta ja tuloksellisuutta.
Itse asiassa ihminen ei edes pysty aktiivisesti keskittymään moneen asiaan, vaan se vain aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta. Kun asiakkaiden aikataulutus, jatkosuunnitelmat ja neuvottelut on sovitettava johonkin väliin, hermojen romahtaminen on jo lähellä. Mikä siis avuksi?
Keinoja miljoonan asian hallintaan
Miljoonan työtehtävän hallinnassa tarvitaan suunnittelemisen ja organisoinnin taitoa, jota voi myös opetella.
Ensimmäinen askel on laatia selkeä kalenteri, jossa näkyvät kaikki työtehtävät, kuten asiakastapaamiset ja toimistotyöt. Samalla on hyvä miettiä myös tehtävien tärkeysjärjestystä: mikä on tehtävä juuri nyt ja minkä voi jättää myöhemmäksi? Sitten pitää keskittyä vain tekemään yksi asia kerrallaan.
Vaativat työtehtävät kannattaa tehdä virkeänä ja ilman keskeytyksiä. Keskeytyksiä voi vähentää esimerkiksi hiljentämällä sähköpostien ja viestien merkkiäänet sekä luomalla rauhallinen työympäristö keskittymistä vaativalle työlle. Sähköpostin lukemiseen kannattaa varata omat hetket työpäivän aikana.
Millä keinoilla itse selvisin maaliskuusta?
Ensinnäkin ajattelin, että tämä rytäkkä menee kyllä ohi ja huhtikuussa helpottaa. Toiseksi keskityin työni suunnitteluun ja todellakin merkitsin työtehtävät näkyväksi kalenteriini. Kolmanneksi priorisoin selkeästi joka viikon ja päivän työtehtävät. Neljänneksi yritin tehdä suurempia kokonaisuuksia kerrallaan. Ja lopputulos toimi, sillä henkeni pihisee vielä.
Näitä vinkkejä löydät lisää Pötki pitkälle! -suosituksista.
Lisätietoja:
Pötki pitkälle! -suositukset on laadittu Työterveyslaitoksen Työkykyä sosiaali- ja terveysalan yrittäjien arkeen -hankkeessa.
Kommentointi