Verkkovalmennus antoi esihenkilölle näkymän työyhteisön arkeen

ASIAKASTARINA | KOULUTUS

Metropolia kirjaston vuosittaisessa henkilöstön työhyvinvointikyselyssä oli toistuvasti tullut esiin ajankäyttöön liittyviä haasteita sekä pohdintoja oman työn johtamisesta, työtehtävien priorisoinnista ja työn keskeytyksistä. Hellevi Hakala ja kaksi muuta kirjaston esihenkilöä päättivät, että on aika palata näihin aiheisiin koko työyhteisön voimin.

– Työnteon tavat ovat muuttuneet meillä radikaalisti korona-ajan jälkeen, ja hybridityöstä on tullut uusi normaali. Se on herättänyt kysymyksen siitä, miten voimme huolehtia työn sujuvuudesta ja tiimin hyvinvoinnista. 

Hellevin tiimiin oli myös hiljattain tullut nuoria työntekijöitä, joilla ei ole vielä pitkää työkokemusta. Esihenkilöt pohtivat, miten tukea uusia työntekijöitä omassa asiantuntijatyössään.

Hellevi toimii Metropolia kirjaston johtajana. Hänen tiimiinsä kuuluu 26 kirjastoalan ammattilaista, ja nykyisessä roolissaan hän on toiminut jo yli 10 vuotta.

– Työ kirjastossa on muuttunut entistä vaativammaksi. Muutosvoimat, kuten opetuksen siirtyminen verkkoon, tekoäly sekä tutkimuksen ja opetuksen avoimuus, tuovat kirjastolle lisää tehtäviä. Esihenkilönä minun on varmistettava, että tiimilläni on aikaa erikoistua ja voimavaroja perehtyä jatkuvasti uuteen. 

Tukea tiimin haasteisiin verkkovalmennuksesta

Hellevi päätti tutkia, millaista apua tiimin kohtaamiin haasteisiin on tarjolla. Aika ja fokus -verkkovalmennuksen hän löysi perinteiseen tapaan googlettamalla. 

– Laitoin sähköpostia Työterveyslaitoksen asiantuntijalle, jonka yhteystiedot oli valmennuksen verkkosivulla. Minuun otettiin nopeasti yhteyttä puhelimitse. Pidin siitä miten jouhevasti asiat etenivät. Ei annettu asiakkaan odottaa, vaan minut huomioitiin alusta asti.

Päätös valita valmennus juuri Työterveyslaitoksesta oli helppo. Vaikka Työterveyslaitoksen palvelut eivät olleet Helleville entuudestaan tuttuja, hänellä oli mielikuva luotettavasta organisaatiosta, jolla on Suomessa vakiintunut asema työelämän parhaana asiantuntijana.

Lisäpalveluista potkua valmennukseen

Verkkovalmennusta täydennettiin lisäpalveluilla, joihin kuului kaksi valmentaja Olli Viljasen vetämää Teams-tapaamista: aloitustapaaminen tarjosi tiimille yhteisen startin verkkovalmennukselle, ja toisessa tapaamisessa paneuduttiin työyhteisön toiveesta ulkoisten ja sisäisten keskeytysten hallintaan.

– Koin nämä yhteiset sessiot valmentajan kanssa todella tärkeiksi. Ne motivoivat tiimiläisiä osallistumaan valmennukseen, Hellevi sanoo.

– Parhaisiin tuloksiin päästään, kun itsenäiseen opiskeluun yhdistetään valmennussessioita. Näissä tapaamisissa sovelletaan opittua yhteisön tarpeisiin ja sovitaan kehittämisaskeleet, jotka kantavat pitkään valmennuksen jälkeen, Olli komppaa.

Parhaisiin tuloksiin päästään, kun itsenäiseen opiskeluun yhdistetään valmennussessioita.

Tapaamisten ulkopuolella Hellevi ja muu tiimi tutustuivat valmennuksen materiaaliin ja keskustelivat aiheista digitaalisella oppimisalustalla. Lisäpalveluna oppimisalustalle tuotiin esihenkilöille oma osio, jossa esihenkilöt pääsivät keskustelemaan valmennuksen teemoista keskenään.

– Yhteisissä palavereissa fokus on usein arjen haasteiden ratkomisessa. Esihenkilöosio antoi mahdollisuuden pysähtyä näiden teemojen äärelle oman työmme näkökulmasta, Hellevi sanoo.

Hellevin tiimi on myös järjestänyt omatoimisesti vapaamuotoisia aamukahvihetkiä, joissa on jatkettu keskustelua valmennuksen teemoista. Tulevassa kehittämispäivässä on tarkoitus jatkaa teemojen työstämistä ja hyödyntää taustamateriaalina verkkovalmennuksen aineistoa.

Oivalluksia työn tekemisen tapoihin

– Valmennuksessa käytyjen keskustelujen myötä tiimissämme syntyi yhteinen ymmärrys siitä, millaisia ajankäytön ja keskittymisen haasteita meillä on ja miten niitä voidaan ratkaista. Arjessa helposti jokainen miettii näitä asioita vain hiljaa mielessään. 

Valmennus antoi mahdollisuuden keskustella siitä, miten työyhteisössä voi toimia.

– Sovimme esimerkiksi, että sähköpostin ja Teamsin saa laittaa pois päältä keskittymistä vaativan työn ajaksi. Uskallamme nyt paremmin sanoa ääneen omia toiveitamme työnteon tapoihin.

Tiimissä on otettu käyttöön valmennuksessa opittuja tekniikoita esimerkiksi keskittymisen parantamiseen. Tiimin kesken on jaettu kokemuksia siitä, mikä on toiminut kenelläkin ja annettu vinkkejä toisille.

Verkkovalmennus tarjosi Helleville ikkunan työyhteisön arkeen ja tiimiläisten ajatuksiin.

– Opin taas tuntemaan paremmin tiimiläisiäni, ja toivottavasti myös he minua. Etätyössä kun kasvokkaisia kohtaamisia on kovin harvoin.

Oppimisalusta ja valmentaja keräsivät kehuja

Oppimisalusta verkossa ja sen materiaalit ja tehtävät olivat Helleville positiivinen yllätys. 

– Oppimisalusta tuki yhteistä oppimista. Esihenkilönä ilahduin siitä, miten avoimesti tiimiläiset kertoivat ajatuksiaan ja miten hyvää vuorovaikutusta alustalla oli. Toisten ajatuksia käytiin kommentoimassa tai vähintään tykkäiltiin.

Valmentaja Ollia Hellevi kuvailee rauhalliseksi ja asiantuntevaksi. 

– Pidimme kaikki siitä, miten hän veti yhteen keskusteluja ja otti vastaan osallistujien ajatuksia. 

– Verkkovalmennus oli hyvin suunniteltu ja toteutettu. Suosittelen verkkovalmennusta erityisesti työyhteisöille, joissa koetaan tarvetta käydä keskustelua työnteon tavoista ja oman tiimin toimintatavoista.