Kun johtaja ilmoittaa, että otamme käyttöön uuden tietojärjestelmän, mitä ajattelet ensimmäiseksi? Minulla ensimmäinen ajatus on: Voi apua! Mitenhän tässä käy?
Kertomukset digivälineiden, kuten tietojärjestelmien ja erilaisten sovellusten, käyttöönotosta ovat usein kauhutarinoita. Tavoite ilmaistaan kryptisellä salakielellä, ja matkan varrella on hiuksianostattavia käänteitä ja suunnanmuutoksia enemmän kuin tarpeeksi.
Tavoite ja pyrkimys on uljas ja suuri
Digihankkeen tavoite on yleensä hieno: ”Uudistamme käytännöt virtaaviksi toimintaprosesseiksi, data siirtyy vaivatta järjestelmän eri osioiden välillä ja siitä jalostuu tietoa monenlaisiin raportteihin ja yhteenvetoihin.”
Kannatetaan. Sitä kohti! Tottahan haluamme tietää tarkemmin, miten projektit ja prosessit sujuvat, ja palvella asiakasta entistä täydellisemmän tiedon pohjalta. Ja työmääräkin vielä vähenee, kun algoritmit jauhavat biteistä piirakoita – ihmiskäden koskematta ja tehokkaasti yötä päivää.
Monesti tavoitteeseen jää kuitenkin pieni epäselvyys: mikä muuttuu käytännössä – siis työkäytännöissä? Pitääkö minun tehdä jatkossa työtä jotenkin eri tavalla? Tuleeko lisää tehtäviä, häviääkö joitakin? Tarvitsenko uutta osaamista? Mihin suuntaan minun ja lähiyhteisöni työtä nyt pitäisi kehittää? Yleinen tavoite kun ei vielä auta hahmottamaan, mitä minun työlleni tapahtuu.
Matkalla sudenkuoppia ja yllättävä lopputulos
Mars matkaan kuitenkin – edetään nykyjärjestelmästä kohti uuden järjestelmän hankintaa ja sujuvaa käyttöä. Ratkotaan yhdessä haasteita sitä mukaa kun niitä kohdataan.
Jo alkumatkasta pitää päättää, mitkä ovatkaan päätoimintojamme – ja montako niitä on. Määrittävätkö myynnin tarpeet järjestelmän logiikkaa vai pitäisikö sittenkin painottaa valmistuksen näkökulmaa? Varastojen hallinta pitää olla helppoa tai tiedot eivät täsmää.
Huutoäänestyksessä päätetään, että asiakasnäkökulma ainakin on tärkeä. Täytyy varmistaa, että asiakkaan prosessi etenee sujuvasti ja virheettä järjestelmän läpi.
Matka etenee, ja Asiat muuttuvat Numeroiksi: asiakas on numero, tuote on numero, materiaali on numero, projekti on numero. Kätevää järjestelmän kannalta – mutta käyttäjään iskee numerofobia ja epätoivo.
Sitten ilmenee hankala este: asiakastiedot eivät siirrykään automaattisesti. Yli 200 asiakasta on vietävä järjestelmään käsin ja loppujenkin kohdalla on muistettava käydä tarkistamassa, että palvelukuvaus on oikein.
Vastarintaakin ilmenee. Oma työprosessi vaikuttaa pikemminkin hidastuvan – tietoja on nyt syötettävä enemmän kuin ennen, vaikka periaatteena piti olla ”kertakirjaus”. Minäkö ne kaikki tiedot nyt kirjaan, jotta muiden prosessi olisi tehokas?
Kun matkaan vielä lisätään aikataulumuutokset, sovellusten versiointipäivitykset ja käyttäjien keksimät erilaiset kikat kiertää hankalat kohdat, jännittävä matka uuteen on muuntunut dystooppiseksi vaellukseksi loppumattomassa bittisuossa.
Kohti menestystarinaa
Voisiko digitarina olla muutakin kuin kauhukertomus? Kenties jännitysnäytelmä, jossa on onnellinen loppu?
Digiaskelten ei tarvitse olla suuria, mutta mietittyjä niiden täytyy olla. Tärkeää on muodostaa heti alussa yhteinen näkemys tarpeesta, johon ratkaisua etsitään, ja hyödyistä, joita digitalisaatiolla tavoitellaan. Mikä on se uusi toimintamalli, johon sitoudutaan, jonka avulla asiakasta palvellaan paremmin, jonka myötä oma työ sujuvoituu ja yhteinen kokonaisuus on tehokas?
Kun määränpää on yhteinen ja aikaa ja resursseja on varattu riittävästi, voidaan uuden työvälineen vaatimukset määritellä huolella ja toimivuus käytännössä testata ja kokeilla. Vähitellen oikeat ratkaisut löytyvät: järjestelmä toimii luotettavasti ja ohjaa optimaaliseen, laadukkaaseen ja tehokkaaseen toimintaan.
Digihyöty-hankkeessa tuotimme Yrittäjän digitieto -oppaan, jossa annamme yrityksille konkreettisia vinkkejä matkalla digitalisaatioon. Toivottavasti opas auttaa kääntämään potentiaalisen kauhukertomuksen innostavaksi menestystarinaksi.
Lisätietoja:
Yrittäjän digitieto – opas digiajan yritykselle
Digihyöty: Digitalisaation mahdollisuudet hyötykäyttöön pk-yrityksissä (tutkimushankkeen esittely)
Kirjoittaja Arja Ala-Laurinaho inspiroitui Digihyöty-hankkeen päätöswebinaarin puhujista Jani Halmeesta ja Aki Karkulahdesta. He kertoivat muun muassa tarinan merkityksestä ja sudenkuoppien voittamisesta. Voit kuunnella puheenvuorot webinaarin tallenteesta.
Kommentointi