Jos työ pursuaa yli äyräiden, sitä kannattaa olennaistaa yhdessä
ARTIKKELI | KOULUTUS
Työelämän muutokset ovat koskettaneet kaikkia, oli kyse sitten tekoälystä, työn uudelleenorganisoinneista tai työntekijän autonomian korostumisesta. Talouden kasvunäkymien vahvistuminen luo toivottuja mahdollisuuksia työelämään, mutta kiihtyminen saattaa kääntyä kuormitukseksi.
Autonomia ja hybridityö tuovat asiantuntijoille joustavuutta ja mahdollisuuden suunnitella ajankäyttöään vapaammin. Kääntöpuolella on työn rajattomuus – kun työtä voi tehdä missä ja milloin vain, rajat oman ajan ja työajan välillä hämärtyvät.
Samalla tehtäviä on enemmän, tietoa tulvii joka suunnasta ja multitaskaus on arkipäivää. Seurauksena on ilmiö, jota kutsutaan työn ylipursuamiseksi.
Mitä työn ylipursuaminen tarkoittaa?
Työterveyslaitoksella on tutkittu asiantuntijatyön ylipursuamista suomalaisessa työelämässä. Ylipursuaminen ja rajojen murtuminen näkyvät kolmella tasolla:
- Työn määrä: Kuinka paljon on tarpeeksi? Jatkuva kiire ja informaatiotulva kertovat siitä, että töitä on liikaa.
- Työn sisältö: Mitä omaan työnkuvaan kuuluu? Onko työhön tullut tehtäviä, jotka kuuluisivat jollekulle muulle tai ovat tarpeettomia?
- Työntekijän roolin rajojen hämärtyminen jatkuvan tavoitettavuuden myötä. Työtä voi tehdä missä vain, mikä tuo joustoa, mutta vaikeuttaa myös irrottautumista.
Nämä kolme tasoa sekoittuvat helposti toisiinsa. Töitä on liikaa, ne eivät aina vastaa omaa tehtävänkuvaa, eikä työstä pääse irti edes vapaa-ajalla.
Ratkaisuna työn olennaistaminen
Kun aika ei riitä kaikkeen, on pysähdyttävä pohtimaan, mikä työssä on tärkeää ja mikä turhaa. Työn olennaistamisella tarkoitetaan juuri tätä: työn ytimen ja tärkeimpien tehtävien tunnistamista sekä ajan varaamista niille.
Olennaistaminen edellyttää neljää asiaa:
- Tärkeimpien tavoitteiden ja tarkoituksen tunnistamista.
- Oman tehtäväkentän ja sen ytimen paikantamista.
- Priorisointia.
- Tekemisen suunnittelua niin, että olennaisimmat asiat huomioidaan.
Koska uusia tehtäviä tulee jatkuvasti ja resurssit ovat aina rajalliset, kannattaa aika ajoin pysähtyä kokonaisuuden äärelle: mikä on olennaista juuri nyt?
Ajanhallinnan verkkovalmennus tuo ratkaisut käytäntöön
Aika ja fokus –verkkovalmennus auttaa asiantuntijoita ja esihenkilöitä hallitsemaan työtään. Ajankäytön hallinta koostuu valmentajamme Olli Viljasen mukaan viidestä osa-alueesta: ajankäytön seurannasta, ajankulun arvioinnin taidosta, suunnitelmallisuudesta, priorisoinnista sekä suunnan muuttamisesta tarvittaessa.
— Valmennus on vaikuttavin työyksikön tai esihenkilöryhmän yhteisenä toteutuksena, jolloin korostuu arjen ongelmien ratkaiseminen yhdessä. Mikäli verkkovalmennus on vaikea toteuttaa, esimerkiksi teollisuuden puolella, valmennusta on myös räätälöity lähivalmennukseksi esihenkilöille hyvin tuloksin, Olli kertoo.
Lue asiakastarinasta, millaisia hyötyjä esihenkilö ja tiimi saivat arkeensa ajanhallinnan verkkovalmennuksesta.
Työn ylipursuaminen ei ratkea kertarysäyksellä, vaan vaatii toistuvaa pysähtymistä: säännöllistä oman tehtäväkentän tarkastelua, rohkeutta rajata pois epäolennaista ja yhteistä keskustelua työyhteisössä siitä, mikä on riittävästi ja kenelle mikäkin tehtävä kuuluu.
Kysy lisää
Olli Viljanen
