Sairauspoissaolokäytännöt työkyvyn tukena

On todella tärkeää, että poissaolotietoa käsitellään ja seurataan työpaikalla kattavasti ja menettelytavoissa noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä. Kaikkien työpaikalla työskentelevien henkilöiden tulee tietää miten ja miksi tietoa seurataan ja miten sitä hallinnoidaan. Jokaisen on myös tiedettävä, miten toimia, kun sairastuu. 

Työpaikan käytännöt sovitaan työterveysyhteistyössä ja osapuolet sitoutuvat noudattamaan niitä. Selkeät, työpaikan toimintaan ja arkeen sopivat menettelytavat varmistavat, että yhdessä sovittuja ohjeita on helppo noudattaa.

Jos sairauspoissaolojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia, ne tulee käsitellä työpaikalla yhteistoimintamenettelyssä.

Kun käytännöistä sovitaan, ratkaise ensin

• Kuka vastaa sairauspoissaolojen seurannasta ja hallinnasta työpaikalla? 
• Kenen työtehtäviin kuuluu poissaolotietojen käsittely? 
• Ketkä henkilöt on syytä kutsua mukaan keskusteluun, kun suunnitellaan työpaikan poissaolokäytäntöjä? 
• Millä tavalla sovitut periaatteet ja toimintatavat kirjataan muistiin? 
• Mihin paikkaan ohjeet ja toimintatavat tallennetaan ja sijoitetaan? Ohjeet tulisi olla helposti kaikkien saatavilla. 
• Miten työpaikan omat ohjeistukset liittyvät yhteistyöhön työterveyshuollon kanssa? 
• Miten sovituista käytännöistä viestitään työpaikalla? Kuka vastaa mahdollisiin kysymyksiin?

Työntekijän oikeus palkalliseen sairauspoissaoloon perustuu työsopimuslainsäädäntöön ja työehtosopimuksiin. Erilaisia käytäntöjä ja ohjeita on käytössä työpaikkakohtaisesti. 

Työpaikalla voidaan sopia esimerkiksi omailmoituksesta sairaustapauksissa. Se tarkoittaa, että työntekijän ei tarvitse sairastuessaan toimittaa sairauspoissaolotodistusta esihenkilölle. Ilmoitus sairastumisesta sovitulla tavalla esihenkilölle riittää. Esihenkilö antaa luvan sovitun käytännön mukaan työntekijän sairauspoissaololle. Määrittele ja kerro henkilöstölle omailmoituksen soveltamisesta ja poissaolon kestosta. Sen jälkeen sairauspoissaolosta edellytetään lääkärintodistus.

Parhaimmillaan omailmoitus hyödyttää kaikkia osapuolia. 

• Työntekijöille se kertoo työnantajan luottamuksesta, joka voi vahvistaa työhön sitoutumista. 
• Työterveyshuollossa omailmoituskäytäntö vapauttaa resursseja muuhun käyttöön. Lisäksi työn arki helpottuu, kun lääkärin tai muun hoitohenkilöstön todistusta ei tarvita itsehoidettaviin ja nopeasti ohimeneviin sairauksiin. 
• Työnantajalle omailmoituksen käyttö voi näkyä työterveyshuollon vastaanottokustannusten laskuna tai suuntautumisena järkevämmin. 

Kun erilaisista käytännöistä sovitaan, on tärkeää, että ne ovat yhdenmukaisia ja mahdollisimman selkeitä. Näin vältät väärinymmärryksiä.

Kun käytännöistä sovitaan, ratkaise ensin

• Minkälaiset poissaolokäytännöt sopivat työpaikalle? 
• Kenelle ilmoitetaan sairauspoissaolosta? 
• Jos henkilö, jolle ilmoitus tulee tehdä ei ole tavoitettavissa, miten toimitaan? 
• Millä tavoilla sairauspoissaolosta voi ilmoittaa? 
• Miten työpaikalla pidetään yhteyttä työntekijään sairauspoissaolon aikana? 
• Miten poissaolo rekisteröidään seurantaa varten? 
• Millainen selvitys sairauspoissaolosta edellytetään? Missä vaiheessa selvitys tulee antaa ja kenelle? Yleensä selvitys on lääkärintodistus tai vastaava tosite.

Työelämän tietosuojalain perusteella työnantajan on mahdollista käsitellä työntekijän suostumuksella terveydentilaa koskevia tietoja sairauspoissaolojen arvioimiseksi ainoastaan lain 5 pykälässä tarkoitetulla tavalla. Tietoja ovat esimerkiksi lääkärintodistus tai -lausunto diagnoositietoineen. 

Perustellut käyttötarkoitukset työntekijän terveydentilatietojen käsittelyyn

• työstä poissaolon perustellun syyn selvittäminen, jotta sairausajan palkka tai siihen rinnastettavat etuudet voidaan suorittaa
• työkykyisyyden selvittäminen työntekijän tahdosta ja esimerkiksi työnteon mitoittaminen terveydentilatietojen tai lausunnon perusteella
• muu käyttötarkoitus, josta laissa erikseen ja nimenomaisesti säädetään
• Työntekijän arkaluonteisia terveydentilatietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. 

Lääkärintodistus tai -lausunto saadaan luovuttaa työpaikalta työterveyshuollon palveluntuottajalle, jos työntekijä ei ole kieltänyt luovuttamista. 

Tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaan työntekijöille tulee kertoa mahdollisuudesta kieltää luovuttaminen. Jos työpaikalla suunnitellaan luovuttamiskäytäntöä tai käytäntöjen muuttamista, tulee asia käsitellä työpaikan yhteistoimintamenettelyssä. Työntekijöille tulee kertoa, miten heidän henkilötietoja, sairauspoissaolotietoja ja terveydentilatietoja käsitellään ja luovutetaan työpaikalla.

Kun käytännöistä sovitaan, ratkaise ensin

• Ketkä henkilöt työpaikalla ovat oikeutettuja käsittelemään poissaolotietoja? 
• Miten edellytettyjen sairauspoissaolon selvitystietojen kulku ja käsittely toteutetaan? Tietoja ovat esimerkiksi todistukset ja lausunnot. 
• Miten työpaikalla varmistetaan, että ne henkilöt, jotka voivat oikeutetusti käsitellä sairauspoissaolotietoja on perehdytetty asiaan, ja että he tuntevat lainsäädännön edellyttämät salassapitovelvoitteet? 
• Miten työpaikalla toteutetaan asianmukaisella ja turvallisella tavalla sairauspoissaolotietojen tilastointi ja niiden käsittely?

Poissaolojen seuranta on osa hyvää esihenkilötyötä ja työkyvyn johtamista työpaikalla. Työpaikalla sovitut toimintatavat ja poissaolojen seuranta ovat tärkeä osa henkilöstön työkyvyn tukea. Lisäksi ne auttavat tunnistamaan varhaisia riskejä työkyvyn heikkenemiselle. Myös laki velvoittaa reagoimaan poissaoloihin.

Työpaikalla on hyvä sopia sairauspoissaoloihin liittyviä raja-arvoja sekä raja-arvoihin kuuluvia toimenpiteitä. Yhdenmukaiset käytännöt ylläpitävät luottamusta ja henkilöstön tasapuolista kohtelua työpaikalla.

Taulukko. Esimerkki työpaikalla sovituista raja-arvoista

Jos raja-arvo täyttyy, järjestetään varhaisen tuen keskustelu. Keskustelussa voidaan tunnistaa ja käynnistää tarvittavat toimet työntekijän työkyvyn tuelle. 

Kun käytännöistä sovitaan, ratkaise ensin

• Mitkä ovat työpaikan käytäntöihin sopivat raja-arvot? 
• Miten ja millä tavalla sairauspoissaoloihin liittyvä tieto on niiden henkilöiden käytettävissä, jotka ovat vastuussa sovituista toimenpiteistä? 
• Mitä asioita poissaolon seurannasta ja toimenpiteistä käsitellään yhdessä työterveyshuollon kanssa?

Työterveyshuolto- ja sairausvakuutuslaki velvoittavat työnantajaa ilmoittamaan työterveyshuoltoon, jos työntekijän sairausloma jatkuu yli kuukauden yhtäjaksoisesti tai lyhyemmissä jaksoissa.  

Sairausvakuutus- ja työterveyshuoltolain tavoite on tukea henkilöstön työkykyä silloin, kun sairaus tai toipuminen vaatii enemmän aikaa. Työnantajaa, työntekijää ja työterveyshuoltoa kannustetaan selvittämään sairastuneen työntekijän tilanne ja pohtimaan korvaavia työjärjestelyjä, jotka tukevat henkilön työhön paluuta.

Työnantaja: ilmoita sairauspoissaolo työterveyshuoltoon

Työnantajan on ilmoitettava työntekijän sairauspoissaolosta työterveyshuoltoon viimeistään siinä vaiheessa, kun poissaolo on jatkunut yhtäjaksoisesti tai lyhyemmissä jaksoissa yhteensä 30 päivän ajan vuoden sisällä. 

Työntekijä: pyydä arvio kuntoutusmahdollisuuksista

Kun työkyvyttömyys on kestänyt 60 päivää, hoitava lääkäri tai työterveyslääkäri selvittää auttaako kuntoutus sairaudesta toipumiseen. 

Työterveyshuolto arvioi tarpeen kuntoutukselle ja tekee yhteistyötä kuntoutuksen ohjaamisessa muun terveydenhuollon kanssa. Ajoissa aloitettu kuntoutus on tehokas keino tukea paranemista ja työhön paluuta.

Työntekijä: selvitä mahdollisuutesi palata työhön

Työterveyshuolto arvioi työntekijän jäljellä olevan työkyvyn ja selvittää yhdessä työnantajan ja työntekijän kanssa mahdollisuuksia työhön paluuseen. Työterveysneuvottelu on hyvä keino. 

Työterveyslääkäri laatii A- tai B-lausunnon työntekijän työkyvystä. Lausunnon laatiminen kuuluu työterveyshuollon lakisääteiseen toimintaan. Kela pyytää kirjeellä työntekijää toimittamaan lausunnon Kelaan viimeistään silloin, kun sairauspäivärahaa on maksettu 90 päivärahapäivää.

Säännönmukainen työpaikan sairauspoissaolotilastojen tarkastelu työterveyshuollon kanssa on tarpeen tilannekuvan selkiyttämiseksi. 

Tietoa voidaan vertailla toimialakohtaisesti, työpaikan yksiköiden kesken ja/tai toimipisteiden välillä, mikäli tilastollinen aineisto on riittävän suuri eikä käsittely vaaranna yksilön tietosuojaa. Pienissä yrityksissä, tai vastaavalla tavalla työpaikan pienessä yksikössä, tilastolliset käsittelymahdollisuudet ovat rajallisemmat. Työterveyshuollon kanssa toteutettava tietojen analysointi ja pohdinta on osa yhteisen toiminnan suuntaamista sairauspoissaolotiedon pohjalta.

Kun käytännöistä sovitaan, ratkaise ensin 

• Miten kattavasti tietoa on saatavilla ja käytettävissä poissaoloista ja niiden syistä? 
• Mitä tilastoja voimme käsitellä ja hyödyntää tietosuojaa vaarantamatta? 
• Miten työjaosta on sovittu yhteistyössä työterveyshuollon kanssa? 
• Miltä näyttävät sairauspoissaolojen rakenne, määrät, syyt ja niiden jakautuminen? 
• Esiintyykö seurantajakson tilastossa tietoa, joka selittyy yksittäisellä poikkeavalla tekijällä? 
• Mihin työpaikka voi tilastotiedon näkökulmasta vaikuttaa ja mihin voimme työterveysyhteistyössä panostaa ja vaikuttaa terveyden ja työkyvyn edistämiseksi? 

Muutama laskentaesimerkki tunnusluvuista

• Sairauspoissaoloprosentti Jaa sairauspoissaoloaika teoreettisella säännöllisellä työajalla. Kerro tulos sadalla prosentilla, jotta saat prosenttilukeman. 
• Keskimääräinen sairauspoissaoloaika henkilöä kohti Jaa sairauspoissaoloaika henkilöstön lukumäärällä. Sairauspoissaoloaika on työpäivä tai tunti henkilöä kohden.
• Sairauspoissaolojen keskimääräinen pituus Jaa sairauspoissaoloaika sairauspoissaolokertojen lukumäärällä. Sairauspoissaoloaika on työpäivä tai tunti 
• Sairauspoissaolokertojen lukumäärä henkilöä kohti Jaa sairauspoissaolokertojen lukumäärä henkilöstön lukumäärällä.
• Pitkäaikaisterveiden työntekijöiden prosentuaalinen määrä Laske niiden henkilöstön jäsenten lukumäärä, jolla ei ole seurantajakson aikana sairauspoissaoloja. Jaa tämä luku koko henkilöstön lukumäärällä. Kerro tulos vielä sadalla prosentilla, jotta saat prosenttilukeman.

Pidä mielessä työkyvyn näkökulma osana kaikkea henkilöstön hoitoa ja kuntotutusta. Sairastuneen työntekijän tukeminen ja rohkaiseminen työhön paluuseen edistää toipumista ja työkyvyn palautumista. Työterveyshuolto koordinoi työkyvyn tuen toimenpiteitä työpaikalla perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon sekä kuntoutuksen kanssa. Jotta yhteistyö toteutuu sujuvasti, tarvitaan jatkuvaa yhteistyötä ja selkeää tiedonsiirtoa toimijoiden välillä. 

Kun hoito toteutetaan perusterveydenhuollossa tai erikoissairaanhoidossa, työntekijää pyydetään ottamaan yhteyttä työterveyshuoltoon. 

Työterveyshuolto arvioi työntekijän jäljellä olevaa työkykyä ja työkykyä suhteessa työn vaatimuksiin.

• Jotta työterveyslääkäri voi ottaa kantaa työntekijän jäljellä olevaan työkykyyn ja työhön paluun mahdollisuuksiin, hän tarvitsee hoitavalta lääkäriltä tiedot sairaudesta, sen hoidosta, ennusteesta ja vaikutuksesta.
• Lisäksi työterveyslääkäri tarvitsee arviointia varten kuntoutustahon näkemyksen sairauden vaikutuksesta työntekijän toimintakykyyn. 
• Työterveyshuolto pyytää tietoja hoitavalta lääkäriltä työntekijän luvalla. Työntekijä voi myös itse pyytää hoitavaa lääkäriä lähettämään tiedot omalle työterveyslääkärille. Tämä nopeuttaa toimintaa työterveyshuollossa.
• Työterveyshuollon lausunto tarvitaan aina, kun työntekijälle on myönnetty sairauspäivärahaa 90 päivältä, vaikka hoito jatkuisi esimerkiksi erikoissairaanhoidossa.