Askel 3 – Hahmottakaa työn tavoitteet ja tunnistakaa työn ydin

Olennaisten tehtävien tunnistaminen edellyttää työn tavoitteiden, tarkoituksen ja tehtäväkokonaisuuksien hahmottamista ja eri tehtävien tärkeyden arviointia, eli työn ytimen tunnistamista. Tähän tähtää olennaistamisen kolmas askel.

Toisin kuin aikaisempien askelten kohdalla, tämän askeleen harjoitusta kannattaa tarkastella ensin yhdessä ja sen jälkeen prosessiin osallistuvat voivat pohtia sitä, miten yhteiset tavoitteet ja ydintehtävät heijastuvat omaan tehtävänkuvaan. Harjoituksen voi tämän jälkeen tehdä oman tehtävänkuvansa pohjalta.  

Tehtävä: Kuusi olennaista ruutua

  1. Miettikää, mitkä ovat viisi tärkeintä työhön liittyvää tavoitetta ja mitä tarkoitusta ne palvelevat. Otsikoikaa tehtäväpohjan ruudut yhdessä tavoitteiden mukaisesti.
  2. Kirjatkaa tavoitteisiin liittyvät tehtävät mahdollisimman tarkasti ruutuihin 1–5.
  3. Merkitkää myös kunkin tavoitteen saavuttamisen kannalta mielestänne puuttuvat tehtävät, joihin olisi hyvä käyttää aikaa.
  4. Kuudenteen ruutuun voitte listata muut tehtävät, jotka vievät aikaa, mutta eivät suoraan palvele tavoitteita.
  5. Tarkastelkaa tehtäviä kokonaisuutena ja miettikää: 
    - Miten lisätä aikaa tehtäviin, jotka vaativat lisää aikaa?
    - Mitä voi tehdä tehtäville, jotka vievät liikaa aikaa tai ovat epäolennaisia?
    - Miten saada aikaa tärkeille, mutta puuttuville tehtäville?
    - Missä tehtävissä ja miten tekoälyä voisi hyödyntää?   
Lataa tehtäväpohja: Olennaista-askel 3 (pdf)

Tekoäly avuksi

Tekoäly, erityisesti generatiiviseen tekoälyyn perustuvat sovellukset, tarjoavat mahdollisuuksia työn tehostamiseen ja ajankäytön parantamiseen asiantuntijatyössä. Tekoäly voi esimerkiksi auttaa automatisoimaan rutiininomaisia tehtäviä, analysoimaan suuria tietomääriä ja tiivistämään tekstiä. 

Tehtäväkokonaisuuden perusteellinen tarkastelu auttaa löytämään ne kohdat, joissa tekoäly voi olla arvokas työkalu. Pohdi ja kokeile omaan työhösi sopivia ja organisaatiosi ohjeistuksen mukaisia tapoja hyödyntää tekoälyä oman työsi tukena. Tekoälyn käyttötapoja on hyvä pohtia myös yhdessä kollegojen kesken.