Työkykyjohtamisen toimeenpano

Tarkistuslistaa ja suosituksia voidaan käyttää erilaisissa yksiköissä, kuten palvelu- tai tulosalueella. Työkykyjohtamisen toimeenpanon arvioimisessa ja kehittämisessä on hyvä olla mukana lähiesihenkilöiden lisäksi henkilöitä organisaation eri rooleista, kuten keskijohdosta, henkilöstöhallinnosta ja työsuojelusta. Moniammatillinen ryhmä tarvitaan, koska keinot toimeenpanon parantamiseksi vaativat eri tehtävissä toimivien henkilöiden osaamista, työpanosta ja päätäntävaltaa.  

Tarkistuslista auttaa lähiesihenkilöitä, johtoa ja henkilöstöhallintoa tunnistamaan tutkimukseen ja käytännön kokemukseen perustuvia asioita, jotka vaikuttavat onnistuneeseen työkykyjohtamisen toimeenpanoon sekä valitsemaan kehittämisen kohteita. 

Sähköisesti täytettävä tarkistuslista sisältää 24 väittämää, joiden toteutumista arvioidaan oman työpaikan osalta asteikolla kyllä, ei, osittain.​ 

Näin hyödynnätte tarkistuslistaa  

Täyttäkää tarkistuslista ryhmässä​  

• Kutsu kehittämään työkykyjohtamisesta vastaavia henkilöitä, esimerkiksi edustajia ylimmästä johdosta, keskijohdosta, lähiesihenkilöistä, HR:sta ja työsuojelusta. Koollekutsujana voi olla kuka tahansa edellä mainittuihin ryhmiin kuuluva. Huomioi, että ryhmässä olisi hyvä olla edustajia johtamisen eri tasoilta.​  
• Ottakaa tapaamiseen täytettäväksi joko paperinen tai verkkoversio tarkistuslistasta. Muistakaa tallentaa täyttämänne lista, jotta voitte palata siihen myöhemmin.  

Käykää läpi tarkistuslistan kaikki kohdat​  

• Tarkistuslista sisältää 24 väittämää, joiden toteutumista arvioidaan oman työpaikan osalta asteikolla kyllä, ei, osittain.​
• Kiinnittäkää huomiota erityisesti niihin väittämiin, jotka vaativat kehittämistä ja pohtikaa keinoja niihin vaikuttamiseksi.  

Sopikaa etenemisestä​  

• Valitkaa kerrallaan enintään kolme kehitettävää kohdetta ja kirjatkaa ne suunnittelulomakkeen ensimmäiseen sarakkeeseen. Miettikää kullekin kehitettävälle kohteelle 1–3 toimenpidettä ja kirjatkaa ne lomakkeen toiseen sarakkeeseen. Hyödyntäkää toiminnan suunnittelussa suosituksia konkreettisista keinoista.  
• Sopikaa ja kirjatkaa tarkistuslistaan, miten kutakin asiaa edistetään, millä aikataululla, ja kuka siitä vastaa.  

Seuratkaa, arvioikaa ja viestikää​  

• Sopikaa, milloin palaatte tarkistuslistan toimenpiteisiin ja arvioitte toimenpiteiden etenemistä ja onnistumista.  
• Muistakaa myös viestiä tuloksista laajasti työpaikalla. 

 Suositukset työkykyjohtamisen toimeenpanemiseksi koostuvat yhdeksästä kohdasta, jotka sisältävät konkreettisia ehdotuksia työkykyjohtamisen toimeenpanon tukemiseksi. Ne on ryhmitelty osaamisen kehittämiseen, toimeenpanon mahdollisuuksiin ja motivaatioon. 

Suositukset perustuvat Lähiesihenkilöt työkykyjohtamisen toimeenpanijoina sosiaali- ja terveydenhuollossa -hankkeessa kerättyyn aineistoon ja yhteiskehittämiseen lähiesihenkilöiden kanssa.

Osaamisen kehittäminen

1. Vahvistetaan lähiesihenkilöiden tiedolla johtamisen osaamista

Toteutuskeinot:

• Perehdytys uusille lähiesihenkilöille: Sisällytetään tiedolla johtamisen periaatteet, kuten käytettävät järjestelmät, seurattavat tiedot ja tiedon hyödyntämisen tavat osaksi esihenkilöiden aloitusperehdytystä.
• Säännölliset koulutukset: Järjestetään vuosittain koulutuksia, joissa käsitellään työkykyyn liittyvän tiedon (esim. poissaolot, vaihtuvuus, osaamistarpeet) hakemista, tulkintaa ja hyödyntämistä.
• Vuorovaikutteiset oppimismenetelmät: Hyödynnetään kasvokkaisia koulutuksia, case-työskentelyä ja ryhmäkeskusteluja, joissa esihenkilöt voivat jakaa kokemuksia ja oppia toisiltaan.
• Yhteistyö asiantuntijoiden kanssa: Kehitetään tiedolla johtamisen käytäntöjä yhdessä HR:n, työterveyshuollon, työeläkevakuuttajan ja työsuojelun kanssa.

2. Selkeytetään ja otetaan tehokkaasti käyttöön työkyvyn tuen toimintamallit

Toteutuskeinot:

• Yhteiskehittäminen: Otetaan lähiesihenkilöitä mukaan työkyvyn tuen mallien kehittämiseen, jotta mallit vastaavat käytännön tarpeita.
• Selkeä dokumentointi: Kuvataan toimintamallit selkeästi ja konkreettisesti.
• Perehdytys ja päivitykset: Varmistetaan, että lähiesihenkilöt perehdytetään toimintamalleihin työsuhteen alussa ja aina, kun malleja päivitetään.

3. Luodaan yhteistyökäytännöt työkyvyn tukemiseksi

Toteutuskeinot:

• Säännölliset yhteistyötapaamiset: Luodaan sujuvat ja aikataulutetut yhteistyökäytännöt lähiesihenkilöiden, HR:n ja työsuojelun välille.
• Roolien ja vastuiden selkeys: Käydään läpi työpaikan sisäiset ja työterveysyhteistyön roolit ja vastuut esihenkilöiden perehdytyksessä sekä työterveyshuoltosopimuksen muuttuessa.
• Kuormituksen hallinta: Sovitaan varhaisen tuen käytännöt psyykkisen ja fyysisen kuormituksen ennakoivaan tunnistamiseen ja seurantaan (esim. työkyvyn muutosten havaitseminen arjessa, riskienarvioinnit, henkilöstökyselyt, kehityskeskustelut) yhteistyössä lähiesihenkilöiden, HR:n, työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa.
• HR:n tuki: Varmistetaan, että HR tukee lähiesihenkilöitä työkykyä koskevan tiedon seurannassa ja toimenpiteiden suunnittelussa.

Lähiesihenkilöiden mahdollisuudet toimeenpanoon

4. Vahvistetaan tiedolla johtamisen rakenteita ja käytäntöjä

Toteutuskeinot:

• Tiedontarpeet: Johto on mukana määrittelemässä, mitä tietoa tarvitaan työkykyjohtamisen tueksi, mistä tieto saadaan ja miten sitä hyödynnetään.
• Koordinointi: Tiedon hankintaa ja hyödyntämistä koordinoidaan keskitetysti, ja käytännöt viestitään selkeästi lähiesihenkilöille.
• Tiedonkulku: Tiedonkulun varmistamiseksi hyödynnetään säännöllisiä kokouksia ja monikanavaista viestintää.

5. Kehitetään tietojärjestelmiä käyttäjälähtöisesti

Toteutuskeinot:

• Esihenkilöiden kuuleminen: Lähiesihenkilöitä kuullaan aktiivisesti järjestelmien valinnassa ja kehittämisessä.
• Räätälöinti: Järjestelmät räätälöidään vastaamaan lähiesihenkilöiden tiedontarpeita työkykyjohtamisessa.
• Koulutus ja tuki: Käyttökoulutuksia järjestetään säännöllisesti, ja tekninen tuki on helposti saatavilla.

6. Työkyvyn tuen malleissa huomioidaan laaja-alainen työkykykäsitys ja mallien saavutettavuus

Toteutuskeinot:

• Kattavuus: Työkyvyn tuen mallit kattavat kaikki vaiheet: ennakointi, varhainen tuki ja työhön paluun tuki.
• Laaja-alaisuus: Mallit huomioivat laaja-alaisesti työkykyyn vaikuttavat tekijät eli terveyden, osaamisen ja motivaation lisäksi työn, työympäristön, johtamisen sekä työntekijän henkilökohtaisen elämäntilanteen.
• Saavutettavuus: Mallit kuvataan selkeästi ja sijoitetaan helposti saavutettavaan paikkaan, kuten intranettiin tai lähiesihenkilöiden toiminnanohjausjärjestelmään.

7. Vahvistetaan lähiesihenkilöiden saamaa tukea

Toteutuskeinot:

• Keskijohdon rooli: Keskijohto tarjoaa lähiesihenkilöille tukea työkykyjohtamiseen ja seuraa heidän työkuormitustaan.
• Yhteydenpito: Sovitaan matalan kynnyksen yhteydenpitokäytännöistä lähiesihenkilöiden ja keskijohdon välillä.
• Vertaistuki: Luodaan rakenteita vertaistuelle, kuten säännölliset lähiesihenkilöfoorumit tai teemakohtaiset keskustelutilaisuudet.

8. Edistetään osallistavaa ja luottamuksellista työyhteisöä

Toteutuskeinot:

• Kuuleminen: Henkilöstöä ja lähiesihenkilöitä kuullaan päätöksenteossa esimerkiksi työpajojen, kyselyjen ja keskustelukanavien avulla.
• Viestintäkäytännöt: Viestintäkäytännöt ovat yhteisesti sovittuja ja kaikkien tiedossa.
• Tiedonjako työterveysyhteistyössä: Työterveysyhteistyössä varmistetaan, että lähiesihenkilöillä on selkeä käsitys siitä, mitä tietoa voidaan jakaa ja miten työkykyä voidaan tukea yhteistyössä.

Motivaatio

9. Johto vahvistaa työkyvyn tuen mallien käyttöönottoa ja juurtumista

Toteutuskeinot:

• Resurssien varmistaminen: Johto varmistaa, että työkykyjohtamiseen on osoitettu riittävästi henkilöstöä, aikaa ja osaamista. Tätä voidaan tukea esimerkiksi nimeämällä vastuuhenkilö tai tiimi, joka koordinoi työkykyjohtamisen toimenpiteitä.
• Aikataulujen realistisuus: Projektien ja toimenpiteiden suunnittelussa huomioidaan riittävä aika tavoitteiden saavuttamiselle. Johto varmistaa, että työkykyyn liittyvät toimenpiteet eivät jää muun työn jalkoihin.
• Seuranta ja viestintä: Johto seuraa työkykyjohtamisen tavoitteiden toteutumista säännöllisesti ja viestii tuloksista ja edistymisestä lähiesihenkilöille esimerkiksi kuukausittaisissa katsauksissa tai tiimipalavereissa. 

Tämän moduulin sisältö on toteutettu osana Mielenterveyden työkalupakki -hanketta, joka on osa Työelämän mielenterveysohjelmaa. Hankkeen rahoitus tulee Suomen kestävän kasvun ohjelmasta EU:n kertaluonteisesta elpymisvälineestä (NextGeneration EU) sosiaali- ja terveysministeriön kautta.