2. Vahvistetaan yhteistyötä

Kukaan ei rakenna sujuvaa työtä ja toimivaa työyhteisöä yksin. Jokainen työyhteisön jäsen rakentaa psykososiaalista työympäristöä omalla toiminnallaan ja viestintätavallaan. Esihenkilöt ja johto luovat puitteet psykososiaalisesti turvalliselle työympäristölle. Erilaiset tukiroolit auttavat tässä. 

Lakisääteisesti eri toimijoilla on omat vastuunsa psykososiaalisten tekijöiden hallinnassa. Työnantaja tunnistaa, arvioi, ehkäisee ja korjaa psykososiaaliset riskit, esihenkilö toteuttaa ja seuraa käytännön toimenpiteitä työnantajan edustajana, työntekijä kertoo kuormituksesta ja noudattaa yhteisiä toimintatapoja, työterveyshuolto ja työsuojelutoimijat tukevat arviointia, seurantaa ja kehittämistä. HR:llä on keskeinen koordinoiva rooli. 

Vastuut ja työnjako luovat tärkeän perustan psykososiaalisten tekijöiden hallinnalle. Ne auttavat varmistamaan, että keskeiset tehtävät tulevat hoidetuiksi eikä mikään näkökulma jää kokonaan ilman omistajaa. Siksi psykososiaalisten tekijöiden hallinta edellyttää vastuiden rinnalle myös yhteistyötä. 

Psykososiaalisia tekijöitä käsitteleviä yhteistyöfoorumeita löytyy jokaiselta työpaikalta. Niitä ovat esimerkiksi työsuojelutoimikunta tai HSE-toimikunta ja työterveysyhteistyön koordinaatiokokoukset. Psykososiaalisia tekijöitä käsittelevät johtoryhmät, U osastokokoukset ja muut työn organisointia käsittelevät kokoukset. Kehityskeskusteluissa ja muissa kahdenkeskisissä keskusteluissa psykososiaalisia tekijöitä käsitellään yksilötasolla. 

Harvemmin kokoontuu ryhmä, jossa kaikki psykososiaalisiin tekijöihin vaikuttavat toimijat ja tukiorganisaatio olisivat yhdessä paikalla muodostamassa kokonaiskuvaa tilanteesta ja hahmottamassa, miten työn psykososiaalista turvallisuutta rakennetaan aidosti ja ennakoivasti yhdessä. 

Muuttuva työ haastaa luomaan uusia tapoja ja joustavia rakenteita yhteistyölle.  Tarvitaan tilanteita, joissa eri toimijat eivät ainoastaan raportoi omia havaintojaan, vaan rakentavat yhdessä kokonaiskuvaa työn tilanteesta, tunnistavat keskeisiä kehittämiskohteita ja etsivät niihin ratkaisuja. 

Toimijoilla on yhteinen tavoite: inhimillisesti kestävän, terveellisen ja sujuvan työn rakentaminen. Kun eri näkökulmat tuodaan samaan keskusteluun, on mahdollista ymmärtää, mistä työssä koettu kuormitus tai hyvinvointi syntyy, mitä sille voidaan tehdä ja miten seurata muutosten vaikutuksia. Samalla syntyy yhteistä omistajuutta sekä haasteista että niiden ratkaisuista.

Yhteistyössä ei ole kyse vain tiedon vaihtamisesta vaan myös yhteisestä oppimisesta. Kun organisaation eri toimijat osallistuvat psykososiaalisten tekijöiden tunnistamiseen, käsittelyyn ja kehittämiseen, ajattelu- ja toimintatavat muuttuvat vähitellen osaksi työpaikan normaalia toimintaa.

Muodollisten vastuutoimijoiden lisäksi kannattaa tilannekohtaisesti miettiä laajasti seuraavat asiat:

• Keitä asia koskee?
• Keillä on asiasta tietoa? 
• Keiden päätökset vaikuttavat tilanteeseen?
• Keiden työ muuttuu?

Esimerkiksi uuden tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotto vaikuttaa sen käyttäjiin, tukitoimintoihin, johtoon ja jopa asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin. Kaikki, joihin muutos vaikuttaa, kannattaa ottaa mukaan tai ainakin huomioida, kun muutosta suunnitellaan tai projektia viedään eteenpäin. 

Inhimillisesti kestävä työ syntyy, kun työ suunnitellaan hyvin ja ihmisillä on selkeä käsitys omista rooleistaan, tavoitteistaan sekä työn tekemiseen tarvittavista tiedoista ja osaamisesta. Tässä onnistumista seurataan henkilöstökyselyillä, riskienarvioinneilla, työpaikkaselvityksillä ja työyhteisön kehittämistilaisuuksilla. 

Valitettavan usein työyhteisöjen kokemus on, että asioista kyllä puhutaan, mutta sitten mitään ei tapahdu. Kokemus voi johtua siitä, että sovitut kehittämistoimenpiteet jäävät liian yleisiksi. Työyhteisössä saatetaan todeta, että viestinnässä, johtamisessa tai yhteistyössä on haasteita, mutta itse kehittämisen kohde jää epämääräiseksi. 

Vaikuttavat toimenpiteet edellyttävät, että ongelma kuvataan mahdollisimman konkreettisesti. Mitä tietoa puuttuu? Missä tilanteessa kuormitus syntyy? Ketkä siihen liittyvät ja minkä pitäisi työssä muuttua? 

Mielekkään kehittämistoimenpiteen voi laatia vain konkreettiseen asiaan. 

• Johtamiseen liittyvä kehittämistoimenpide voi olla palaute projektin etenemisestä tai tavoitteen selkeä määrittely yhdessä. 
• Tiedonkulkuun liittyvä kehittämistoimenpide voi olla pohtia, miten tieto asiasta X saadaan kulkemaan toimijoiden A ja B välillä. 
• Osaamiseen liittyvä kehittämistoimenpide voi olla uuden järjestelmän käyttöön liittyvän osaamisen lisääminen tietyn tehtävän näkökulmasta. 

Psykososiaalisiin tekijöihin liittyvät kehittämistoimet voidaan jaotella viidelle tasolle yksilöön kohdistuvista ratkaisuista koko organisaatiota koskeviin. Usein toimiva ratkaisu on yhdistellä toimenpiteitä useammalta tasolta.  

Toimenpiteitä suunniteltaessa kannattaa miettiä, ratkeaako epäkohta tai vahvistuuko joku vahvuus, jos

• yksittäinen ihminen toimii uudella tavalla 
  • esim. kehitetään osaamista, tiedonkulkua tai vaikutetaan työmäärään 
• tehdään hallinnollisia toimenpiteitä
  • esim. tehdään ohjeistusta, kehitetään työkuormituksen seurannan käytäntöjä tai varhaisen puuttumisen mallia
• suunnitellaan työympäristö uudella tavalla
  • esim. muokataan työnkulkuja, etätyökäytäntöjä tai tiimirakenteita, vähennetään häiriöitä
• korvataan työkäytäntö uudella
  • esim. lisätään työkiertoa tai lisäämällä työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia tai muutetaan työaikoja joustavammiksi
• poistetaan psykososiaalinen kuormitustekijä
  • esim. puututaan jämäkästi epäasialliseen kohteluun tai häirintään, hankitaan lisäresursseja kiireeseen. 

Pohdittavaksi 

• Pohdi johonkin todelliseen tai kuvitteelliseen tilanteeseen soveltuvia mahdollisia kehittämistoimia. Tilanne voi olla esimerkiksi työyhteisön kasvanut kuormitus tai muutostilanne. 
• Mitkä toimenpiteistä olisivat mielestäsi vaikuttavimpia? Entä mitkä ovat helpoimpia toteuttaa?
• Pohdi vielä keitä yhteiseen keskusteluun tarvitaan, jotta tilanteessa osataan tehdä oikeat kehittämistoimet?