7. Ennakoidaan ja kehitetään yhdessä työn psykososiaalisia tekijöitä

Psykososiaalisten tekijöiden hallinta onnistuu, kun se ei ole yksittäisiä kehittämistoimia tai satunnaisia keskusteluja, vaan osa työn ja työpaikan normaaleja rakenteita.

Psykososiaalisten tekijöiden tarkastelu vaatii systemaattisuutta: havaintojen tekemistä säännöllisesti, yhteistä käsittelyä eri foorumeilla, työn vahvuuksien, kehittämistarpeiden ja tulevien muutosten tunnistamista ja toimenpiteistä sopimista yhdessä niiden kanssa, joita asia koskee sekä toimenpiteiden ja niiden vaikutusten aitoa seurantaa. 

Näin psykososiaalisen työympäristön kehittäminen tulee osaksi työpaikan jatkuvaa johtamista, päätöksentekoa ja yhteistä oppimista.

[KUVA TULEE MYÖHEMMIN]

Kuva. Varusteet psykososiaalisten tekijöiden hallintaan.

Tietoa psykososiaalisista tekijöistä saadaan jatkuvasti arjen kanssakäymisissä, kokouksissa ja asiaa varten järjestelyissä keskusteluissa. Tietoa kerätään myös erilaisin kyselyin ja mittarein, esimerkiksi

• henkilöstökyselyt
• pulssikyselyt
• riskienarvioinnit ja niiden osana psykososiaaliset tekijät
• työpaikkaselvitykset
• laatuauditoinnit
• sairauspoissaolot
• työkykyprosessit
• turvallisuushavainnot
• tapaturmatilastot
• työajan seuranta
• henkilöstön vaihtuvuus
• laatu- ja asiakaspalautteet 
• esihenkilötyön ja yhteistyön arvioinnit sekä 
• työn tuloksellisuutta kuvaavat mittarit.

Mittarit auttavat tunnistamaan ilmiöitä, mutta eivät yksin riitä niiden ymmärtämiseen tai kokonaiskuvan rakentamiseen. Mittarit myös tyypillisesti kertovat menneestä. Ennakointi vaatii työtä tekevien asiantuntemusta. Kaikki psykososiaaliset tekijät eivät myöskään näy tunnusluvuissa. Esimerkiksi yhteistyöongelmat, epävarmuus tai kuormitus voivat koskea vain tiettyä työryhmää, eivätkä siksi näy organisaation keskiarvoissa. Mittareiden rinnalla tarvitaan jatkuvaa keskustelua ja kiinnostusta työn arjessa syntyviin kokemuksiin. Työryhmätasolla kannattaa hyödyntää VOIMA-muistisääntöä (linkki kolmososioon). 

Koko organisaatiota tarkasteltaessa kannattaa erityisesti huomioida esimerkiksi:

• mitä eri mittarit kertovat psykososiaalisista tekijöistä (kokonaiskuva)?
• missä yksiköissä tai henkilöstöryhmissä näkyy poikkeavaa kuormitusta?
• mitkä ilmiöt toistuvat eri puolilla organisaatiota?
• mitä uusia kuormitus- tai voimavaratekijöitä on tunnistettavissa?
• millaisia muutoksia toimintaympäristössä on tulossa?

Pelkkä tiedon kerääminen tai mittarointi ei vielä kerro, mistä ilmiöissä on kyse. Yhteinen tulkinta on psykososiaalisten tekijöiden hallinnan keskeinen vaihe. Tavoitteena ei ole tunnistaa pelkästään näkyviä oireita, vaan ymmärtää, mitkä psykososiaaliset tekijät niiden taustalla vaikuttavat ja miten ne liittyvät toisiinsa. Kun erilaiset näkökulmat tuodaan yhteen, voidaan tunnistaa havaintojen taustalla olevia psykososiaalisia tekijöitä sekä niiden vaikutuksia työhön, työhyvinvointiin ja turvallisuuteen. 

Yhden havainnon taustalla on usein useita samanaikaisia psykososiaalisia tekijöitä. Esimerkiksi kiire voi liittyä yhtä aikaa henkilöstövajeeseen, epäselviin tavoitteisiin, osaamisvajeeseen ja toimimattomiin työvälineisiin. Vastaavasti henkilöstön vaihtuvuuden kasvu voi liittyä työmäärään, johtamiskäytäntöihin, vähäisiin vaikutusmahdollisuuksiin tai heikkoon kokemukseen työn merkityksellisyydestä. Yhteinen ymmärrys syntyy silloin, kun havaintoja tarkastellaan eri näkökulmista ja mukana ovat ne henkilöt, jotka tuntevat työn käytännöt sekä työn sisältöön, työjärjestelyihin ja työyhteisön toimintaan liittyvät taustatekijät. 

Psykososiaalinen tekijä, joka joko erityisesti kuormittaa tai antaa voimavaroja, vaatii toimenpiteitä. 

Kuormitustekijään liittyvät toimenpiteet koskevat usein työtä ja sen organisointia, työssä tarvittavaa osaamista, työssä tarvittavan tiedon tarkoituksenmukaista kulkua, ja joskus henkilöstön välisiä vuorovaikutussuhteita. 

Voimavaroja antavat tekijät ovat yhtä lailla tärkeitä tunnistaa ja tuoda esiin työyhteisössä ja varmistaa niiden jatkuvuus. Kyseessä voi olla yhteinen ylpeydenaihe, rakas perinne tai erityinen osaaminen, jota työpaikalla on tai erityinen etuus, jota henkilöstö erityisesti arvostaa. 

Toimenpiteistä sopiminen onnistuu, kun paikalla ovat ne henkilöt tai ainakin kaikki ne näkökulmat, joita asia koskee. Toimenpiteiden toteutuksen onnistuminen edellyttää, että sovitaan myös toimenpiteen vastuuhenkilöistä ja aikataulusta sekä seurannasta.

Psykososiaalisten tekijöiden hallinta ei pääty toimenpiteiden suunnitteluun. 

Olennaista on seurata sekä toimenpiteiden toteutumista että arvioida niiden vaikutuksia. 

Keskeisiä kysymyksiä ovat:

• toteutuiko sovittu toimenpide?
• muuttuiko työ sujuvammaksi?
• vähenikö kuormitus?
• vahvistuivatko voimavaratekijät?
• parantuiko työn turvallisuus ja inhimillinen kestävyys?

Ensimmäiset sovitut toimenpiteet eivät välttämättä toimi, jos asia on monimutkainen. Se ei ole epäonnistuminen, vaan tuo uutta tietoa sopivamman toimenpiteen keksimiseksi.

Vaikutuksia voidaan arvioida samoilla menetelmillä, joilla ilmiö alun perin tunnistettiin. Näin muodostuu jatkuvan oppimisen kehä.

Kuva (LUONNOS): Jatkuvan oppimisen kehä, mukaillen Deming 1993.

Psykososiaalisten tekijöiden hallintaa on hyödyllistä ajoittain tarkastella ja miettiä, onko oman työpaikan prosessi tarkoituksenmukainen. Nousevatko oikeat asiat käsittelyyn? Onko paikalla riittävästi näkökulmia mielekkäiden toimenpiteiden valitsemiseksi? Seurataanko sovittujen toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia?

Pohdittavaksi

• Miten teillä tällä hetkellä tunnistetaan psykososiaalisia kuormitus- ja voimavaratekijöitä?
• Ketkä osallistuvat psykososiaalisten tekijöiden käsittelyyn? Ovatko roolit ja vastuut selkeät? Ovatko kaikki, joita asia koskee mukana tai huomioitu eri näkökulmat riittävästi?
• Onko olemassa oleviin toimintamalleihin, prosesseihin tai käytäntöihin viety psykososiaaliset tekijät teemana mukaan?
• Onko teillä foorumia, joka tuo luontevasti yhteen eri toimijat? Käsittelettekö siellä psykososiaalisia tekijöitä vakioaiheena?
• Miten varmistatte, että tieto muuttuu yhteisiksi päätöksiksi, toimenpiteiksi ja oppimiseksi?
• Missä tilanteissa erityisesti tarvitsette yhteistä psykososiaalisten tekijöiden hallintaa tai käsittelyä, jotta työ pysyy sujuvana?