5. Varmistetaan esihenkilön onnistuminen

Esihenkilön vastuulla on yksikkönsä tai tiiminsä työn kuormitus- ja voimavaratekijöiden tunnistaminen ja hallinta yhdessä henkilöstön kanssa. Tunnistamisen ja hallinnan tukena toimivat organisaation prosessit kuten esimerkiksi vaarojen arviointi, turvallisuushavainnot, henkilöstökyselyjen tulokset ja työterveyshuollon työpaikkaselvitykset. Kaiken keskiössä on kuitenkin arjen esihenkilötyö: esihenkilön herkkyys nähdä, kuulla ja ottaa puheeksi havaitsemansa psykososiaaliset tekijät työntekijän kanssa ja työyhteisössä. 

Esihenkilön ja henkilöstön yhteistyötyö muodostaa perustan psykososiaaliselle työympäristölle. Työpaikoilla tunnistettuja, keskeisesti henkilöstön voimavaroja ja jaksamista tukevia tekijöitä ovat selkeät tavoitteet, hyvin organisoitu ja johdettu työ, riittävä tuki, mielekkäät työtehtävät, hyvät työkaverit, vaikutusmahdollisuudet työhön ja osaamisen kehittäminen. Nämä ovat myös tekijöitä, joihin esihenkilöllä on mahdollisuus työn arjessa vaikuttaa. 

Vahvista me-henkeä

• Osoita arvostusta. Jokaisen työpanos, ajatukset ja osaaminen ovat tärkeitä.
• Tue omalla toiminnalla työyhteisön myönteistä ja rakentavaa ilmapiiriä, ilo ja sopiva huumori luovat myös yhteenkuuluvuutta. 
• Vahvista avointa keskustelu- ja oppimiskulttuuria
• Rakenna luottamusta: varmista tasapuolinen ja oikeudenmukainen kohtelu.
• Tartu työyhteisön jännitteisiin ja ristiriitoihin heti kuultuasi tai huomattuasi niitä. 

Normalisoi keskustelua psykososiaalisista tekijöistä 

• Havainnoi arjen työn sujuvuutta ja työyhteisön toimivuutta ja ota asiat puheeksi.
• Rohkaise puhumaan psykososiaalisista tekijöistä (linkki yhteinen kieli -osioon)
• Kysy säännöllisesti ”kuinka voit?”, ”mitä kuuluu?” tai ”kuinka työt sujuvat?”
• Tartu rohkeasti työyhteisössä esille nousseisiin asioihin, käsitelkää niitä yhdessä ajatuksella ”mitä voin esihenkilönä tehdä tai mitä voimme yhdessä tehdä?”
• Tarjoa tukea.

Ennakoi tulevia muutoksia ja työn sujuvuuden katkoksia

• Pyri esihenkilönä antamaan tilaa avoimelle keskustelulle ja kuuntelemaan henkilöstön ajatuksia. Uudistukset ja muutokset työssä, työyhteisössä tai organisaatiotasolla herättävät henkilöstössä usein erilaisia tunteita ja epävarmuutta tulevaa kohtaan. 
• Suunnitelkaa yhdessä tarvittavat toimenpiteet: arvioikaa, keitä kaikkia asia koskee, miten muutokset tulevat vaikuttamaan esimerkiksi työhön ja työn tekemiseen, työn jakoon ja määrään sekä osaamistarpeisiin mutta myös yhteistyöhön oman yksikön ulkopuolisiin toimijoihin (oman organisaation sisällä, ulkoiset sidosryhmät). 
• Seuraa työaikoja ja työn määrän jakautumista, pohdi henkilöstön kanssa ratkaisuja kuormituksen keventämiseen (esimerkiksi töiden priorisointi, työnmuokkaus, työnkierto)

Vie tietoa eteenpäin organisaation sisällä ja hyödynnä tukitahot

• Vie tietoa eteenpäin organisaation sisällä yksikkösi tilanteesta, toiveista ja tavoitteista.
• Muista, ettei esihenkilön tarvitse ratkoa asioita yksin. Pyydä tarvittaessa neuvoja tai tukea esimerkiksi toisilta esihenkilöiltä, HR:stä, työsuojelutoimijoilta tai työterveyshuollosta.

Pohdittavaksi

• Miten voisit tunnistaa työn arjessa näkyviä pieniä kuormituksen signaaleja ennen kuin tilanteet kärjistyvät?
• Miten voisit avata keskustelua niin, että huomio kohdistuu työn rakenteisiin eikä yksittäisen työntekijän ominaisuuksiin?

Hyvä esihenkilötyö nousee toistuvasti esiin, kun puhutaan työpaikan voimavaratekijöistä. Se ei synny itsestään ”tämä kuuluu esihenkilölle” tai ”kyllä esihenkilö hoitaa”, vaan rakentamalla esihenkilöille onnistumisen mahdollisuuksia työssään. Esihenkilötyöhön kuuluva vastuu ja työn vaativuus ovat parhaimmillaan esihenkilötyön voimavaratekijöitä ja lisäävät työn mielekkyyttä, mutta voivat myös muuttua esihenkilöä kuormittaviksi tekijöiksi. 

Esihenkilöiden onnistumisen edellytyksiä psykososiaalisten tekijöiden hallinnassa voidaan organisaatioissa vahvistaa monin tavoin. Keskeistä on tunnistaa ne keinot, joilla juuri meidän työpaikallamme voidaan tukea esihenkilöitä heidän työssään. 

Kehitetään esihenkilöiden psykososiaalisiin tekijöihin liittyvää osaamista

• Miten huolehditaan, että esihenkilöillä on riittävästi tietoa psykososiaalisista tekijöistä ja niiden vaikutuksesta työhön ja työkykyyn, jotta he osaavat suunnitella toimenpiteitä kuormituksen poistamiseen ja voimavarojen vahvistamiseen?
• Miten kartoitetaan esihenkilöiden osaamistarpeita ja tuetaan osaamisen jatkuvaa kehittämistä (esimerkiksi mentorointi, koulutukset, valmennukset, kehittämisohjelmat)?

Seurataan esihenkilöiden oman työn hallintaa ja työssä jaksamista 

• Huomioidaanko esihenkilön perehdytyksessä esihenkilötyöhön liittyvät psykososiaaliset tekijät (etenkin uuden esihenkilön kohdalla)?
• Määritetäänkö esihenkilön tehtävänkuva ja työn tavoitteet selkeästi ja palataanko niihin säännöllisesti?
• Onko esihenkilöllä tosiasialliset mahdollisuudet työssä onnistumiseen (esimerkiksi työlle asetetut tavoitteet ja alaisena toimivien työntekijöiden määrää liittyy keskeisesti työkuormituksen hallittavuuteen)?
• Kuka seuraa esihenkilön työn sujuvuutta ja työn määrää, tukee ja auttaa tarvittaessa?

Esihenkilöiden tarjoama vertaistuki toisilleen

• Onko psykososiaalisista tekijöistä keskustelu luontevaa esihenkilöiden välillä? 
• Onko esihenkilöillä säännöllisesti yhteisiä tapaamisia, joissa on mahdollisuus keskusteluun ja ajatustenvaihtoon? 

Muut toimijat tukevat esihenkilöiden onnistumista työssään

• Miten huolehditaan siitä, että esihenkilöt eivät jää yksin ratkaisemaan tilanteita, vaan saavat riittävää tukea työlleen esimerkiksi johdolta, HR:ltä ja työsuojelutoimijoilta?
• Miten varmistetaan, että esihenkilöiden, HR:n ja työsuojelutoimijoiden yhteistyö on sujuvaa esimerkiksi vaarojen arvioinnissa, varhaisen välittämisen ja työkyvyn tuen toimissa ja työn mukauttamisessa yksilöllisten ominaisuuksien perusteella?
• Millaiset yhteiset käytännöt auttavat esihenkilöitä viemään henkilöstöltä nousseet havainnot eteenpäin päätöksiksi ja toimenpiteiksi?
• Onko esihenkilöillä mahdollisuus saada tukea esimerkiksi työterveyshuollosta tai työnohjauksesta?