3. Kehitetään keskustelu- ja oppimiskulttuuria

Psykososiaalisten tekijöiden hallinta edellyttää työpaikalla sellaisia toiminnan rakenteita ja kulttuuria, joissa työstä, kuormituksesta, epävarmuuksista ja työn sujumisen esteistä voidaan puhua ajoissa. 

Kun asioista puhutaan ajoissa ja työhön kytkeytyen, ne eivät näyttäydy yksittäisen ihmisen ongelmina tai poikkeuksellisina tilanteina. Työn poikkeamia tai ylikuormittumista ei tule selittää vain yksilön ominaisuuksilla.

Keskustelu- ja oppimiskulttuuri tarkoittaa sitä, että vaikeitakaan asioita ei ohiteta tai jätetä ainoastaan esihenkilön ratkaistavaksi. Sen sijaan niitä kannattaa tarkastella osana työn kokonaisuutta: miten työ on järjestetty, millaiset tavoitteet ja resurssit ovat käytössä, miten yhteistyö toimii ja mitä työpaikka voi yhdessä oppia tilanteista.

Organisaation valmius käsitellä psykososiaalisia tekijöitä kasvaa, kun tietoisuus aiheesta lisääntyy, osaaminen vahvistuu ja käyttöön syntyy yhteisiä välineitä. Tarvitaan käsitteitä, joiden avulla asioista voidaan puhua, käytäntöjä, joiden avulla havaintoja käsitellään sekä kokonaismallia, joka yhdistää tiedon, toimijat ja toimenpiteet. Kun nämä rakentuvat osaksi normaalia toimintaa, psykososiaalisten tekijöiden käsittely ei ole irrallinen hanke, vaan osa johtamista, työsuojelua, työterveysyhteistyötä ja työn kehittämistä. 

Psykologinen turvallisuus tarkoittaa työyhteisön ilmapiiriä, jossa ihmiset voivat tuoda esiin havaintoja, kysymyksiä, keskeneräisiä ajatuksia ja huolia ilman pelkoa nolatuksi tulemisesta, syyllistämisestä tai sivuuttamisesta. 

Psykososiaalisten tekijöiden näkökulmasta psykologinen turvallisuus on olennaista, koska monet kuormitusta lisäävät asiat havaitaan ensin arjen pieninä signaaleina. Työmäärä alkaa kasautua, roolit hämärtyvät, muutoksia tulee päällekkäin, tieto ei kulje tai työn tekemisen edellytykset heikkenevät. Jos näistä ei uskalleta puhua, organisaatio menettää mahdollisuuden oppia ja toimia ennakoivasti.

Esihenkilöllä on tärkeä rooli keskustelun avaajana, mutta vastuu oppimiskulttuurista ei ole vain esihenkilöllä. Työpaikan käytännöt, kokousrakenteet, työsuojelun ja HR:n tuki sekä johdon tapa reagoida esiin nostettuihin asioihin ratkaisevat, muuttuuko puhe toiminnaksi. Toimiva ja läsnä oleva johtajuus ovat osa psykososiaalisten tekijöiden hallintaa. Johtajuus luo kulttuuria, jossa myös psykososiaalisista tekijöistä voidaan puhua avoimesti.

Hyvä keskustelu ei ole pelkkää huolten kuulemista, vaan yhteistä tarkastelua ja jäsentämistä: mitä työssä tapahtuu, miksi niin tapahtuu ja mitä voimme tehdä seuraavaksi paremmin.

Oppimista tukeva kulttuuri on oikeudenmukainen. Se ei tarkoita sitä, että vastuuta välteltäisiin, vaan sitä, että tilanteita tarkastellaan reilusti ja rakentavasti. Kun kuormittava tilanne, virhe, epäonnistuminen tai ristiriita tulee näkyväksi, silloin ei ensimmäisenä etsitä syyllisiä vaan pohditaan, mitä tilanteessa tai työssä tapahtui ja miten vastaava voidaan estää jatkossa. Tällainen lähestymistapa vahvistaa luottamusta ja auttaa tunnistamaan, mikä tukee onnistumista ja miten eri toimijat voivat yhdessä vaikuttaa tilanteeseen.

Inhimillisesti kestävässä työssä huomio siirtyy yksittäisistä ongelmatilanteista työn rakenteisiin, prosesseihin ja yhteistyöhön. Samalla vahvistuu ennakoiva ote ja sellaisten toimintatapojen rakentaminen, joiden avulla onnistumisen paikkoja, voimavaroja ja mahdollisia riskejä voidaan havaita ja käsitellä ajoissa. Tämä edellyttää johdon sitoutumista ja esimerkkiä, henkilöstön kuuntelemista sekä arjen pienten signaalien herkkää tunnistamista. 

Psykososiaalisissa tekijöissä oikeudenmukainen kulttuuri on erityisen tärkeää, koska ilmiöt ovat usein monitekijäisiä ja vaikeasti rajattavia. Esimerkiksi kiire ei välttämättä johdu vain yksittäisestä työmäärästä, vaan siihen voivat vaikuttaa tavoitteiden epäselvyys, henkilöstöresurssit, teknologian toimivuus, priorisoinnin puute, keskeytykset, osaamisvajeet tai päätöksenteon hitaus. 

Oppimiseen liittyvät käytännöt tukevat oikeudenmukaista kulttuuria auttaen tarkastelemaan näitä tekijöitä ilman syyllistämistä ja rakentamaan ratkaisuja yhdessä.

Työpaikoilla on paljon kokouksia, työryhmiä ja projekteja, joiden päätökset vaikuttavat psykososiaaliseen työympäristöön. Psykososiaaliset kuormitus- ja voimavaratekijät eivät synny vain yksilöiden ominaisuuksista tai työyhteisön vuorovaikutuksesta, vaan ennen kaikkea siitä, miten työtä suunnitellaan, organisoidaan ja johdetaan arjessa. 

Kun päätetään esimerkiksi uusista toimintatavoista, järjestelmistä, prosesseista, tavoitteista, resursseista tai työnjaosta, tehdään samalla päätöksiä, jotka voivat vaikuttaa työn kuormittavuuteen, työn sujuvuuteen, osaamisvaatimuksiin, yhteistyöhön, palautumiseen ja työn hallinnan tunteeseen.

Siksi psykososiaalisten tekijöiden huomioiminen kannattaa tuoda osaksi ihan tavallisia kokouksia. Tavoitteena ei ole tehdä jokaisesta kokouksesta työhyvinvointikokousta, vaan pysähtyä hetkeksi pohtimaan, millaisia vaikutuksia suunnitelluilla muutoksilla tai päätöksillä on ihmisten työhön ja arkeen. 

Työpaikalla voidaan sopia, missä foorumeissa psykososiaalisia tekijöitä käsitellään, miten työntekijöiden havainnot otetaan mukaan, miten esihenkilöitä tuetaan keskustelujen käymisessä ja miten opit kirjataan yhteiseen käyttöön. Tavoitteena on, että työpaikka oppii tunnistamaan ja käsittelemään kuormitusta ja voimavaroja tuottavia tekijöitä jo ennen kuin ne näkyvät poissaoloina, ristiriitoina, vaihtuvuutena tai työn häiriöinä.

Pienikin keskustelu voi auttaa tunnistamaan mahdollisia kuormitustekijöitä ennakolta, vahvistamaan työn voimavaroja sekä parantamaan päätösten tai muutosten hyväksyttävyyttä ja onnistumista. Tätä kautta syntyy yhteistä työn kehittämistä. Keskustelu- ja oppimiskulttuurin kehittäminen on käytännössä pienten toistuvien tekojen sarja. 

VOIMA-muistisääntö on yksi käytännöllinen tapa huomioida psykososiaalisten tekijöiden vaikutus päätöksissä ja muutoksissa. 

V = Vaikutukset työmäärään ja aikaan

• Lisääkö tai vähentääkö päätös tai muutos työmäärää?
• Tuleeko uusia tehtäviä vanhojen päälle?
• Onko riittävästi aikaa oppia uutta?
• Muuttuvatko määräajat tai työn rytmi?

O = Osaaminen

• Mitä uutta osaamista päätöksen tai muutoksen vuoksi tarvitaan?
• Mitä pitää opetella tai harjoitella?
• Tarvitaanko perehdytystä, koulutusta tai tukea?
• Onko osaajia riittävästi koko työyhteisössä?

I = Informaatio

• Mitä tietoa ihmiset tarvitsevat päätöksestä tai muutoksesta?
• Onko tavoitteet, roolit ja vastuut selviä?
• Tietävätkö kaikki, mihin päätös perustuu tai miksi muutos tehdään?
• Miten varmistetaan, että muut yksiköt saavat tarvittavan tiedon?

M = Muun elämän yhteensovittaminen

• Vaikuttaako päätös tai muutos työaikoihin, matkustamiseen tai joustoihin?
• Vaikuttaako se työstä palautumiseen?
• Helpottuuko vai vaikeutuuko työn ja muun elämän yhteensovittaminen?

A = Arjen kokemukset

• Lisääkö päätös tai muutos epävarmuutta tai huolta?
• Vaikuttaako se työyhteisön yhteistyöhön?
• Miten ihmiset kokevat vaikutusmahdollisuutensa?
• Mitkä ovat keskeiset psykososiaaliset kuormitus- ja voimavaratekijät?

Pikakysymys kokoukseen: Onko VOIMA käyty läpi?

V: Vaikutukset työmäärään ja aikaan?
O: Osaamistarpeet?
I: Informaatio ja tiedonkulku?
M: Muun elämän yhteensovittaminen?
A: Arjen kokemukset, epävarmuus ja yhteistyö?

Pohdittavaksi

• Mistä psykososiaalisiin tekijöihin liittyvistä asioista teillä on helppo puhua, ja mistä on vaikeampi puhua?
• Miten työpaikallanne reagoidaan, kun joku nostaa esiin huolen, virheen, ristiriidan tai työn tekemisen esteen?
• Miten varmistatte, että esiin nostetuista havainnoista syntyy oppimista eikä vain yksittäisiä korjaavia toimia?
• Mikä olisi pieni seuraava askel kohti avoimempaa ja oppivampaa keskustelukulttuuria?