Sote-alan palautumislaskuri

1. Arviointiin tarvitaan tiimin esihenkilö ja henkilöstön edustajia (mieluiten useampi). Kehittämistoimista on hyvä sopia yhdessä koko yksikön kanssa.
2. Palautumislaskuri soveltuu nykytilanteen arviointiin ja oman kehittämistyön suunnitteluun yksikössä, jossa on samanlaiset työkäytännöt. Tuloksia voivat hyödyntää myös ylemmät esihenkilöt, työterveyshuolto ja henkilöstöhallinto. Heihin kannattaa olla yhteydessä kehittämistoimien käynnistämisessä ja toteuttamisessa.
3. Sote-alan palautumislaskuria kannattaa hyödyntää osana vuosittaista riskien arviointia ja työterveysyhteistyötä. Se voidaan uusia toteutettujen kehittämistoimien jälkeen niiden onnistumisen arvioimiseksi.

Taustakysymykset

• Työantajasektori
• Yksikön toimiala
• Montako työntekijää organisaatiossanne on yhteensä?
• Montaako työntekijää tämä kysely yksikössänne koskee?

1. Vaikutusmahdollisuudet työaikoihin

   Voivatko työntekijät yleensä säädellä työaikojaan (esim. työvuorojen alkamis- tai loppumisaikoja tai vapaapäivien sijoitusta)?

   Miten usein työ- tai vapaapäivätoiveita voidaan huomioida työvuoroja suunniteltaessa?

2. Työsidonnaisuus

   Onko yksikössänne sovittu, että työ tehdään virallisena työaikana ja tarvittaessa siitä, missä tilanteissa työntekijöiden tulee olla tavoitettavissa vapaa-ajalla?

   Näyttääkö yksikön johto esimerkkiä siitä, että työ pyritään tekemään työaikana?

   Onko yksikössä työntekijöitä, jotka tekevät ajoittain vähintään 48 tunnin työviikkoa?

3. Kehityskeskustelut

   Onko kehityskeskustelut ohjeistettu siten, että niissä käsitellään vuosittain työkuormitukseen ja palautumiseen liittyviä kysymyksiä?

   Päätetäänkö kehityskeskustelujen aikana tarpeen mukaan yksilöllisistä keinoista työkuormituksen hallitsemiseksi ja palautumisen edistämiseksi?

4. Työn yleiset kuormitustekijät

   Onko yksikössänne arvioitu ja tunnistettu työn fyysiset, psykososiaaliset ja kognitiiviset kuormitustekijät?

   Oletteko minimoineet työstä aiheutuvan haitallisen fyysisen kuormituksen? 
   Esimerkiksi turvallisilla työtavoilla, työtila- ja työympäristöratkaisuilla sekä hyödyntämällä työ- ja apuvälineitä.

   Oletteko minimoineet työstä aiheutuvan haitallisen psykososiaalisen kuormituksen? 
   Esimerkiksi vahvistamalla vaikutusmahdollisuuksia työn tekemiseen, määrittelemällä selkeästi työn tavoitteet ja vastuut, kohtuullisella työmäärällä sekä kehittämällä työyhteisön vuorovaikutusta ja yhteistyön toimivuutta.

   Oletteko minimoineet työstä aiheutuvan haitallisen kognitiivisen kuormituksen?
   Esimerkiksi työjärjestelyillä, arvioimalla työmäärän realistisesti ja varmistamalla työrauhan keskittymistä vaativalle työlle minimoimalla keskeytykset ja häiriötekijät.

   Kehitättekö ja ylläpidättekö yksikössänne kyselyn kohderyhmässä riittävästi hyviä käytäntöjä, jotka tukevat yhteisöllisyyttä työyhteisössänne?

5. Eettinen kuormitus

   Eettisesti haastavissa tilanteissa ihmiset joutuvat pohtimaan toimintansa, valintojensa ja päätöstensä oikeellisuutta ja hyvyyttä, eikä niissä ole aina selvää mikä on oikea tapa toimia.

   Kuinka usein omassa yksikössänne joudutte toimimaan sääntöjen ja normien vastaisesti?

   Kuinka usein joudutte toimimaan työntekijöiden omien arvojen vastaisesti?

6. Palautumiseen liittyvät käytännöt

   Kuinka yleistä on lakisääteisten taukojen peruuntuminen tai niiden keskeytyminen työn vaatimusten vuoksi?

   Kuinka usein tauot on mahdollista viettää työtovereiden kanssa tai yhdessä?

   Onko työssä mahdollista pitää mikrotaukoja (alle viisi minuuttia kestävät tauot) työn keventämiseksi?

   Onko yksikössänne palautumista edistäviä palaverikäytäntöjä (esim. kokousten määrä, kesto ja ajoitus)?

   Onko yksikössänne käytäntöjä, jotka kannustavat työmatka- ja työpaikkaliikuntaan?

   Onko yksikössänne käytäntöjä, jotka kannustavat kulttuuripalvelujen käyttöön tai muuhun palautumista edistävään toimintaan?

7. Palautuminen vuorotyössä

   Tehdäänkö yksikössänne vuorotyötä? (= vuoro- tai jaksotyötä, tai työtä, jossa on muutakin kuin päivätyötä)

   Onko yksikössänne käytössä yhteisöllinen vuorosuunnittelu? Yhteisöllisessä vuorosuunnittelussa työajat suunnitellaan vuorovaikutteisesti yhteisten pelisääntöjen, toiminnan sujuvuuden ja osaamistarpeiden mukaan. Suunnitteluprosessissa korostuu työntekijöiden neuvotteluvalmius ja vastuunottokyky.

   Hyödynnättekö yksikkönne vuorosuunnittelussa Työterveyslaitoksen laatimaa Työaikojen Liikennevalomallia? Työaikojen liikennevalomallin mukainen vuoroergonomian arviointi on mahdollista toteuttaa useissa Sote-alan vuorosuunnitteluohjelmistoissa ja se löytyy myös Työterveyslaitoksen sivuilta.

   Yksikössämme on tilanteita, jolloin työntekijällä/työntekijöillä on:

   • useampi kuin yksi alle 11 tunnin vuoroväli viikoittain    
   • yövuorojen jälkeen alle 28 tuntia vapaata
   • yövuorojen välissä vain yksi vapaapäivä
   • viikkolepo voi olla alle 35 tuntia
   • yksittäisiä vapaapäiviä viikoittain

8. Työvuoro- ja resurssisuunnittelu

   Mikäli työaikojen suunnittelussa tulee pula henkilöresursseista, miten yleensä yksikössänne toimitaan:

   • pyydetään vakituista henkilökuntaa tekemään ylitöitä tai ylimääräisiä työvuoroja
   • vähennetään suunniteltuja töitä esim. muuttamalla työtehtäviä tai perumalla tulevaa potilas-/asiakastoimintaa
   • käytetään vuokra- tai muuta tilapäistä lisätyövoimaa
   • pyritään tehostamaan työtahtia
   • kehitetään työprosesseja tai karsitaan työtehtäviä pitkällä aikavälillä.

Attendo Repolan palvelukoti Lammilla tarjoaa ympärivuotokautista yhteisöllistä asumista 15 kehitysvammaiselle asukkaalle. Palvelukodin arjesta ja asukkaista huolehtii kolmivuorotyönä 18 hengen työyhteisö.

Repolassa työyhteisön toimintakulttuurin ja työhyvinvoinnin kehittäminen on kulkenut tiiviisti mukana muun muassa viikkopalavereissa ja työnohjauksissa. Viime keväänä ajankohtaiseksi nousi työvuorosuunnittelun kehittäminen.

Työvuorotoiveiden esittämiseen ei ollut sovittua tapaa. Joillakin oli tarkkoja toiveita, toisilla ei lainkaan. Se aiheutti epäselvyyttä ja välillä pettymyksiäkin.

– Hyvä työvuorosuunnittelu tukee työssä jaksamista ja hyvinvointia. Koin, että myös avoimuuden kannalta tarvitsimme yhteiset pelisäännöt, joihin kaikki voisivat sitoutua, palvelukodin johtaja, työsuojelupäällikkö Katja Saarinen kertoo.

Palvelukodin johtaja Katja Saarinen hyödynsi palautumiskäytäntöjen kehittämiseen tarkoitettua laskuria työpaikan kehittämispäivässä.

Työkalua hyödynnettiin kehittämispäivässä

Saarinen törmäsi Työterveyslaitoksen sivuilla Sote-alan palautumislaskuriin, kun oli suunnittelemassa tiiminvetäjä Janna Äijälän kanssa työyhteisön seuraavaa kehittämispäivää.

– Huomasimme laskurin sisältävän työaikaan ja työvuorosuunnitteluun liittyviä kysymyksiä. Ajattelimme, että se olisi hyvä yhteisen keskustelun aloitus aiheesta, Saarinen sanoo.

He tarttuivat työkaluun mielenkiinnolla – ilman odotuksia lopputuloksesta. Ennen kaikkea toiveena oli muodostaa keskustelun kautta yhteinen kuva vuorotyön haasteista ja työvuorosuunnittelusta.

– Kehittämispäiviin sisältyy tyypillisesti puuduttavaa istumista, joten jalostimme palautumislaskurin käytön toiminnalliseksi aktiviteetiksi. Oman vastauksensa mukaan jokainen osallistuja nousi seisomaan tai istuutui, Äijälä kertoo.

Palautumislaskurin kysymyksiin perehdyttiin yhdessä, ja enemmistön päätöksellä muodostettiin yhteinen vastaus. Keskustelua virisi laajemmin muun muassa työajoista, rytmityksestä ja palautumisesta.

– Mielestäni toteutus oli hauska. Tärkeää asiaa erilaisella twistillä, toteaa kehittämispäivään osallistunut ohjaaja-lähihoitaja Heidi Salminen.  

– Esihenkilön näkökulmasta palautumislaskurin tekeminen yhdessä oli merkityksellistä, koska se toi konkreettisesti näkyviin sen, että ihmiset ajattelevat asioista eri tavoin. Voin hyödyntää esiin tulleita asioita myös kehityskeskusteluissa, Saarinen sanoo.

Yhteiset pelisäännöt selkeyttivät  työvuorosuunnittelua

Kehittämispäivän jälkeen työyhteisössä luotiin yhteiset pelisäännöt työvuorosuunnitteluun. Nyt jokaisella on mahdollisuus esittää tietty määrä toiveita kolmen viikon työvuorolistaa kohden.

– Ihmiset tottuivat uuteen käytäntöön nopeasti. Toiveet menevät paremmin läpi, kun niitä on vähemmän. Samalla tyytymätön puhe listojen julkaisun jälkeen väheni, Heidi Salminen sanoo.

Toiveiden esittäminen ei ole pakollista, mutta linjauksen myötä se on tasapuolisempaa ja läpinäkyvämpää. Lisäksi henkilöstön on helpompi sitoutua pelisääntöihin, kun niihin on itse ollut vaikuttamassa.

Työvuorolistoja laativa Saarinen laskee eduksi myös sen, että työvuorosuunnittelu on aiempaa hallittavampaa ja selkeämpää. Lisäksi pelisäännöt luovat vankan pohjan työvuorosuunnittelun optimoinnille, johon tulevaisuudessa mahdollisesti siirrytään.

– Vuorotyöhön voi liittyä epämukavuutta, emmekä voi vaikuttaa kaikkiin asioihin, mutta oli tärkeää saada kuuluviin erilaisia mieltymyksiä ja tarpeita.

Kaiken kaikkiaan Repolan väki koki palautumislaskurin hyödylliseksi käytännön työkaluksi yhteisen käsityksen luomiseen siitä, missä mennään ja miten ihmiset voivat. Työkalun käyttö ei ollut irrallinen kokeilu vaan nivoutui osaksi työyhteisön muuta kehittämistyötä.

– Tästä työ tietenkin jatkuu – arvioimme työvuorosuunnittelun onnistumista ja pidämme eri työhyvinvoinnin teemoja esillä niin kehityskeskusteluissa ja henkilöstötyytyväisyyskyselyissä kuin arkisemmissa työtilanteissa, Saarinen summaa.