Tue työkykyä!

Työterveysyhteistyön molemmilla osapuolilla on usein oman valmiina kuvaukset työkyvyn tuesta omassa toiminnassa. Yhteistyön tavoitteet saattavat kuitenkin olla epäselviä ja perustua oletuksiin toisen toimijan roolista ja käytännöistä. Se estää työpaikan työkykytilanteen kokonaisuuden hahmottamista ja johtaa työterveysyhteistyössä vastaantulevien ongelmien reaktiiviseen ratkomiseen.

Kun yhteistyön osapuolten välillä on luottamusta, voidaan luoda selkeämpi, ennakoiva yhteinen näkemys ja sopia työterveysyhteistyön rooleista ja käytännöistä yhdessä.

Lähes jokaisella organisaatiolla on varhaisen tuen tai varhaisen välittämisen malli. Joskus malli on luotu organisaatiossa ja toisinaan käytetään työterveyshuollon tarjoamaa mallia. Kumpikaan tapa ei ole parempi tai huonompi. Oleellista on, miten mallia käytetään organisaatiossa. Läheskään aina varhaisen välittämisen tai tuen mallin olemassaolo ei tarkoita, että se olisi esihenkilöiden aktiivisessa käytössä tai yhteistyökäytännöt työterveyshuollon kanssa olisivat selkeitä.

On huolehdittava siitä, että esihenkilöt osaavat hyödyntää sovittua toimintatapaa ja tukea henkilöstön työkykyä. Kun toimintatavat vaikeisiin tai monimutkaisiin tilanteisiin on mietitty valmiiksi, annetaan esihenkilöille paremmat mahdollisuudet onnistua työssään. Erityisesti ennakoivassa toiminnassa tarvitaan selkeitä organisaation ja työterveyshuollon yhteisiä pelisääntöjä.

Kuva. Esimerkki työkyvyn tuen hankalien tilanteiden kuvaamisesta. 

Työkyvyn tuki on työterveysyhteistyön keskiössä. Toisinaan sen merkitys pääsee hukkumaan rutiinien alle. Joskus työkyvyn tuki  työpaikan näkökulmasta saattaa pelkistyä varhaisen tuen käytäntöihin ja työterveyshuollon näkökulmasta työterveysneuvotteluihin. Tarvitaan selkeyttä työkyvyn tuen rooleihin ja vastuisiin sekä selvää yhteyttä myös organisaation talouteen.

Työkyvyttömyyden kustannusten tarkastelu yhdessä tuo esihenkilöille näkyväksi työkyvyttömyyden kustannukset. Kustannukset alleviivaavat ennakoivan toiminnan taloudellista merkitystä. Tämän lisäksi ammatillisen kuntoutuksen mahdollisuuksien ja vaihtoehtojen tarkastelu yhdessä luo mahdollisuuden nähdä toiminnan yhteinen tavoite uudella tavalla. Se synnyttää halun hakea yhdessä laajoja ja ennakoivia ratkaisuja sekä tarjoaa pohjan syvällisemmälle keskustelulle.

Työkyvyn tuen merkityksen, vastuiden ja roolien yhteensovittaminen

Lähtötilanne: Asiakasorganisaatiolla ja työterveysyksiköllä on kummallakin omassa toiminnassaan käytössä malli toimia tilanteissa, joissa tarvitaan työkyvyn tuen toimenpiteitä. Osapuolet eivät kuitenkaan tunne toistensa tapaa toimia.

1. Tunnista asiakasorganisaation henkilöt, jotka
   • ovat vastuussa varhaisen tuen keskustelujen käymisestä.
   • pohtivat työjärjestelyjä esimerksiksi sairauspoissaolon jälkeen työhön palatessa tai korvaavassa työssa.
   • päättävät organisaation työkyvyn tuen käytännöistä.
2. Tunnista työterveysyksikön henkilöt, joiden panos on keskeinen työkyvyn tuen toiminnalle asiakasorganisaation kanssa.
3. Varaa yhteinen aika työkyvyn tuen mallin läpikäyntiin. Käykää malli yhdessä läpi vaihe vaiheelta ja yhdistäkää työterveyshuollon toiminta organisaation toiminnan, työn sujumisen tai työkyvyttömyysriskin kannalta keskeisiin kohtiin. Esimerkiksi:
   • Käydäänkö varhaisen tuen keskustelut sovitusti.
   • Miten niistä tiedotetaan työterveyshuoltoon.
   • Miten esihenkilöiden ja työterveyshuollon välinen viestintä toimii.
   • Mitkä ovat yhteistyön pullonkaulat tai katveet.
   • Keskustelkaa yhdessä myös työterveyshuollon toimenpiteiden sisällöstä ja tarkoituksesta.
   • Sopikaa konkreettisesti rooleista ja vastuista eri vaiheissa.
4. Käsitelkää yhdessä asiakasorganisaation henkilöstön työkyvyttömyyden pitkittymisen riskejä ja kustannuksia.
   • Taustatietona voidaan käyttää esimerkiksi vakuutusyhtiön tai organisaation omia laskelmia työkyvyttömyyden kustannuksista sekä ammatillisen kuntoutuksen mahdollisuuksia.
5. Pohtikaa, mitä mahdollisuuksia työpaikalla on ennakoivaan työkyvyn tukeen. Rakentakaa ennakointiin yhdessä uusia ratkaisuja.

Työpaikoilla ennakoiva ajatustapa voi olla tuttu koneiden ennakkohuoltosuunnitelmista. Kun koneita huolletaan, ne kestävät pidempään ja se johtaa tuotannon sujuvuuteen sekä tuotteiden laadukkuuteen. Tätä samaa ajattelutapaa voidaan hyödyntää henkilöstön terveyteen ja työkykyyn. Kun  liiketoiminnan hyvä käytäntö mallinnetaan työkyvyn johtamiseen, asia tulee nopeammin organisaation toimintatavaksi ja siihen sitoutuminen on helpompaa.

Näin saat organisaation hyvät ennakoivat mallit käyttöön työterveysyhteistyössä

Koneiden ja laitteiden huoltamisesta tuttujen ennakoivien periaatteiden ottaminen osaksi työterveysyhteistyötä tukee osaltaan henkilöstön työkykyä. 

• Käy läpi työpaikan ennakoivat mallit, esim. koneiden ennakkohuoltosuunnitelma.
• Mallinna hyvät käytännöt työkyvyn johtamiseen. Kiinnitä huomiota ennakoivaan toimintaan, suunnitelmallisuuteen ja seurantaan.
• Tee malli, jolla työterveyttä sekä työ- ja toimintakykyä johdetaan lähihenkilöiden työssä.
• Sovi yhteiset pelisäännöt, prosessi, roolit sekä tavoitteet.
• Ennakoiva toiminta voi työterveysyhteistyössä olla ennakkohuoltopalavereja työterveyshuollon ja työpaikan välillä sekä esihenkilön ja työntekijän välillä.
• Työterveysyhteistyötä voidaan ennakkohuoltaa ja yhteisessä palaverissa sopia yhteisistä toimintatavoista. 

Hyödyt

• Ennakointi mahdollistaa varhaisen puuttumisen ja hankalien asioiden esille ottamisen. 
• Kun asioihin tartutaan jo varhaisessa vaiheessa, päästään nopeasti vaikuttamaan työkykyriskeihin. 
• Ennakoiva toiminta näkyy parempana työilmapiirinä, vähentyneinä sairauspoissaoloina ja pienempinä kustannuksina. 

Korvaavan työn toimintamallin suunnittelu ja käyttöönotto testaa työterveysyhteistyön toimivuutta. Onnistunut käyttöönotto tarvitsee sitoutumista toimintamalliin ja huolellista valmistautumista yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. On sovittava yhteisistä pelisäännöistä työpaikan sisällä ja työterveyshuollon toiminnassa. Varmista ja sovi myös siitä, miten korvaava työ kirjataan sairaspoissaoloja seuraaviin järjestelmiin.

Korvaavan työn käytäntö osana työterveysyhteistyötä

Lähtökohta: Työpaikalla halutaan aktiivisesti tukea työhön paluuta ja rakentaa korvaavan työn käytäntöjä, jotka nopeuttavat työhön paluuta sairauspoissaolon jälkeen.

• Korvaava työ suunnitellaan osana työpaikan henkilöstöjohtamista.
• Viestintä suunnataan kaikille osapuolille, joita käytäntö koskee. Esimerkiksi työsuojeluorganisaatio, esihenkilöt, työyhteisö ja työterveysyksiköt. 
• Viestinnän muotoja voivat olla:
  • palautekeskustelu, johon sisältyy myös päätökset ja sopiminen mallin käyttöönottamisesta työpaikalla.
  • työterveysyksikön työyhteisöviestintä, jossa tarkistetaan mistä menettelytavoista pitää sopia sisäisesti ja mitä käytäntöjä korvaava työ koskee.
• Pilotoi mallia ensin yhdessä yksikössä.
  • Työterveysyksikkö tarkistaa ja sopii omat sisäiset käytännöt ja lähtee aktiivisesti suunnittelemaan yhteistyötä pilottiyksikön kanssa.
  • Pilottiyksikössä määritellään yhdessä henkilöstön kanssa työtehtävät, joita järjestely koskee sekä korvaavan työn käytännöt.
  • Pilottiyksikkö viestii sovituista käytännöistä työterveysyksikön vastuutiimille. Epäselvistä kohdista käydään yhdessä keskustelua. 
  • Työterveyshuolto ja pilottiyksikkö sopivat, miten tietoa vaihdetaan ja toimintaa arvioidaan.
  • Toiminnan toteutumista arvioidaan säännöllisesti yhdessä.
  • Pilottiyksikön kokemusten pohjalta työpaikalla sovitaan toiminnan laajentamisesta.

Kun organisaation varhaisen tuen toimintamalli suunnitellaan ja kehitetään yhteistyössä työterveyshuollon kanssa, voidaan toimiva tiedonkulku kirjoittaa sisään yhteistyön tapoihin. Monilla työterveyshuolloilla on olemassa omat mallinsa ja käytäntönsä, mutta ne eivät sellaisenaan välttämättä istu organisaation toimintaan. Yhteisessä työskentelyssä on hyvä ottaa lähtökohdaksi joko organisaation hahmottelema runko tai työterveyshuollon malli.

Mallia ja toimintaa kehitettäessä on hyvä erottaa toisistaan työn ja työnjärjestelyn sekä henkilöstön terveyteen liittyvät asiat. Kummassakin tapauksessa tieto käydystä keskustelusta on hyvä toimittaa työterveyshuollolle sovittavalla tavalla. Tiedonkulkuun luodaan mahdollisimman yksiselitteiset ja sujuvasti esihenkilöiden ja työntekijöiden arjen työhön istuvat käytännöt. Kun mallia kehitettään, on erityisen tärkeää sopia yksityiskohtaisesti toimintatavoista ja vastuista. Esimerkiksi työterveysneuvotteluun valmistautuminen ja neuvottelun kulku tulee sopia tarkasti.

Muutostilanteissa esihenkilötyöhön kohdistuu suuria odotuksia. Esihenkilöt joutuvat kohtaamaan paineita usein kahdelta suunnalta: ylemmästä johdosta ja omalta tiimiltään. Riippuen muutoksen luonteesta paine voi kuormittaa esihenkilöitä paljon.

Kun muutostilanteisiin tarjotaan esihenkilötyön tueksi työnohjauksellista, valmentavaa tai muulla tavalla organisoitua keskustelufoorumia, työterveyshuolto voi ennakoivasti tarjota työkaluja henkisen kuormituksen käsittelemiseen. Muutostilanteiden aikana työterveyshuollon asiantuntijan johdolla käydyt keskustelut ovat tärkeä kanava käsitellä ja purkaa esihenkilötyössä kertynyttä tunnekuormaa. Lisäksi keskustelut omien kollegoiden kanssa luovat yhteistä näkemystä muutosten toteuttamisesta sekä vahvistavat luottamusta esihenkilöiden välillä.

Työterveysyhteistyön tulisi olla niin systemaattista ja tiivistä, että työpaikalla on mahdollisuus arvioida muutokseen liittyviä kuormitustekijöitä, ennakoida muutoksen tuen tarvetta ja suunnitella siihen tarvittavia ratkaisuja jo etukäteen.

Kuva. Esimerkki toimintamallista esihenkilöiden tueksi. 

Uuden yksikön perustaminen tai muu iso organisaatiomuutos myllertää koko työyhteisöä. Perustehtävä voi olla kateissa ja yhteistyön mallit hukassa. Yksittäiset työnkuvat ja vastuut tarvitsevat läpikäyntiä. Työn arkeen pureutuva työtoimintalähtöinen työpaikkaselvitys auttaa sekä työntekijöitä että esihenkilöitä ja johtoa yhdessä löytämään arjen sujumista tukevia ratkaisuja. Työterveyshuolto asettuu prosessissa yhdessä työpaikan kanssa etsimään toteuttamiskelpoisia ratkaisuja, jotka parantavat työn arjen sujumista ja edistävät työyhteisön työhyvinvointia.

Aidosti asiakaslähtöinen toimintatapa kohdentaa työtoimintalähtöisen työpaikkaselvityksen niin, että työpaikan erityiset piirteet ja tarpeet otetaan huomioon. Yksi mahdollisuus tukea työpaikkaa on tarjota työpaikan tueksi välitapaamisia työtoimintalähtöiseen prosessiin kuuluvien tapaamisten lisäksi. Myös kevyemmät, epämuodollisemmat työpaikkakatsaukset tukevat sujuvaa yhteistyötä ja syventävät työpaikkaselvitystä.

Työpaikkakatsaus työtoimintalähtöisen työpaikkaselvityksen jatkona

Työpaikan tilanteen hoitaminen ei päättynyt työtoimintalähtöisen työpaikkaselvityksen päättymiseen, vaan työpaikka ja sen esihenkilöt kokivat tarvitsevansa tukea työterveyshuollosta myös työpaikkaselvityksen jälkeen. Työterveyshuolto koki saaneensa työtoimintalähtöisen menetelmän kautta syvällistä tietoa työstä ja työpaikan tilanteesta, jota se voisi hyödyntää jatkossakin.

Työpaikalle suunniteltiin jatkoon kuukausittain toteutuvat työpaikkakatsaukset. Työterveyshuollon edustajat jalkautuvat tuolloin työpaikalle kuulostelemaan työpaikan tilannetta.

Työpaikkakatsausten tarkoitus:

1. Työterveyshuolto pitää työpaikan psykososiaalisen kuormituksen seurannassaan ja osaa suunnata omia toimiaan tilanteen mukaan.
2. Työtoimintalähtöisessä työpaikkaselvityksessä suunniteltujen kehittämistehtävien toteutuksen tuki ja seuranta.
3. Toisinaan työpaikkakatsaus tarkoittaa työfysioterapeutin käyntiä ergonomisten kuormitustekijöiden havainnoimiseksi ja ratkaisujen etsimiseksi.
4. Työntekijöillä on mahdollisuus tuoda asioita suoraan työterveyshuollon edustajalle.
5. Esihenkilö saa työlleen tukea työpaikalla esiin nousseissa ongelmallisissa tilanteissa ja työpaikan muutoksessa

Työterveysneuvottelut tai kolmikantaneuvottelut ovat kaikille keskusteluun osallistujille haastava ja toisinaan jopa jännittävä tilaisuus. Työntekijä saattaa kokea epävarmuutta siitä, millä tavalla hänen terveydestään tullaan puhumaan, ja mihin ratkaisuihin keskustelu hänen kohdallaan voi johtaa. Esihenkilö saattaa olla ensimmäistä kertaa vastaavassa keskustelussa mukana ja kokea epätietoisuutta siitä, mistä asioista hän voi keskustella ja mistä ei.

Työterveyshuollon rooli ulkopuolisena asiantuntijana keskusteluissa lienee selkein, mutta heille tarjotaan usein suurempaa vastuuta työtä koskevasta päätöksenteosta kuin mikä on mahdollista.

Työterveysneuvotteluihin kannattaa panostaa ja valmistautua. Organisaatioon on hyvä luoda käytäntö, jossa kuvataan koko varhaisen tuen toimintamalli ja työterveysneuvottelu osana toimintamallia. Lisäksi tarjotaan jokaiselle työterveysneuvottelun osallistujalle konkreettiset askeleet, joiden avulla hän voi valmistautua neuvotteluun. Mitä konkreettisemmin työterveysneuvotteluun valmistautumisen askelet kuvataan sitä helpompi niitä on seurata.

Lisätietoa työterveysneuvotteluun valmistautumisesta